Sveitarstjórnarmál - 01.10.2000, Page 30

STJÓRNSÝSLA
Hlutverk hópvinnukerfa í sveitarfélögum
Hörður Olavson, framkvœmdastjóri Hópvinnukerfa ehf.
Hinn 14. apríl sl. var haldin ráðstefna á vegum Tölvumynda og dótturfyrirtœkja Tölvu-
mynda þar sem kynntar voruýmsar hugbúnaðarlausnir fyrir sveitarfélög. Þar á meðal fjallaði
Hörður Olavson, framkvcemdarstjóri Hópvinnukerfa ehf, um hlutverk hópvinnukerfa hjá
sveitarfélögum ogþœr lausnir sem Hópvinnukerfi ehf. hafa á boðstólum til að leysa þau mál
erflest sveitarfélög annast. Greinin er útdráttur úr erindi Harðar.
Markmið með notkun hópvinnu-
kerfa hlýtur alltaf að vera að hag-
ræða, bæta vinnubrögð og starfs-
gæði. Einnig má nefna atriði eins og
auðveldari samskipti milli íbúa og
stofnana og þægilegri leiðir til miðl-
unar upplýsinga til íbúa svæðisins.
Stjórnun skjala og verk-
efna
Með FOCAL-skjalastjórnun má
leysa mörg þeirra mála sem sveitar-
stjórnir fást við á hverjum degi.
Þeim er gert skylt að fara eftir upp-
lýsingalögum, lögum um Þjóð-
skjalasafh o.fl. og er því mikilvægt
að stjómun skjala sé vel skipulögð
og að varðveisla þeirra og flokkun
sé eins og best verður á kosið.
Nauðsynlegt er að þau séu aðgengi-
leg, að leit sé fljótleg og stöðlun
skjala, s.s. bréfa, fundargerða,
símbréfa o.þ.h., sé til staðar. Einnig
er mikilvægt að meðferð innsendra
bréfa sé skipulögð: á að flokka þau
beint í skjalaskáp eða skanna þau
inn og vista á tölvutæku formi með
öllum útsendum skjölum? í
FOCAL-skjalakerfinu má leysa
þessi mál ásamt því að kerfinu fýlg-
ir einnig öflug verkefnastjómun sem
stuðlar að auðveldara vinnulagi við
afgreiðslu ýmissa erinda og annarra
mála sem oft fara eftir sama farvegi
og því mögulegt að vinna þau eftir
fýrirffam ákveðnum vinnuferlum.
Fjármál
Mögulegt er að halda utan um
ýmislegt er við kemur fjármálum í
FOCAL-kerfinu og má þar nefna
skráningu ferðareikninga starfs-
manna og skráningu allra beiðna um
styrki sem kunna að berast. Hægt er
að vera með skráningarform fyrir
þess konar reikninga á heimasíðu á
Intemetinu þannig að styrkbeiðend-
ur eða starfsmenn á ferðalögum geta
fýllt út viðeigandi fonn þegar þeim
hentar og sparar það skráningar-
vinnu á sjálfri skrifstofu sveitarfé-
lagsins.
Einnig má skanna inn reikninga
sem berast og láta þá fara eftir fýrir-
fram ákveðnu samþykktarferli
þannig að ömggt sé að allt fari eftir
réttum leiðum.
Önnur stjórnun
Fjölmörg önnur mál má leysa
með FOCAL-kerfinu og má þar
nefna mál er varða starfsmannahald,
allt frá umsóknareyðublaði á heima-
síðu til skráningar upplýsinga, eins
og um námskeiðahald, starfslýsing-
ar og starfssamninga, sumarleyfi
o.m.fl.
Ýmis skráning getur verið nauð-
synleg og því skiptir iniklu máli að
vera með rétt tól til að halda utan
um hana svo að gögn verði aðgengi-
leg og nýtist eins og til er ætlast.
Þetta geta verið gögn sem halda
utan um tæki, bókakost og annað
efhi sem til er; skráning kvartana og
ábendinga er ákaflega mikilvæg og
eins að skjöl og reglur sem við-
koma gæðastjómun séu aðgengileg.
Með því að nýta sér möguleika hóp-
vinnukerfa má einfalda mikið þessa
skráningu og auka aðgengi. Það
skal þó tekið fram að í FOCAL-
kerfmu er mjög ömgg aðgangsstýr-
ing til að tryggja trúnað við þegnana
og öryggi upplýsinga.
Miðlun upplýsinga
Að lokum er mikilvægt, til að öll
skráning gagna nýtist og þjóni til-
gangi sínum, að aðgengi að þeiin
gögnum sem við eiga hverju sinni
sé sem best. Það má gera t.d. með
því að gefa út á upplýsingavef það
efni er viðkemur íbúum sveitarfé-
lagsins, s.s. tilkynningar, fundar-
gerðir, ýmsar leiðbeiningar o.fl.
Af framangreindu má sjá að með
notkun hópvinnukerfa má leysa
mikið af þeim málum sem sveitar-
stjórnir fást við hverju sinni, ein-
falda vinnulag og um leið spara
tíma.
220