Frjáls verslun - 01.04.2015, Side 35

FRJÁLS VERSLUN 4 tbl. 2015 35
M
argir verja miklum
tíma í að lesa og
svara miklu magni
af tölvupósti,“
segir Ingrid Kuhlman, sem er
með nokkur ráð fyrir stjórnendur
svo að tölvupósturinn verði ekki
þeim mun meiri tímaþjófur.
Í fyrsta lagi er gott að taka frá
fastan tíma til að svara tölvu­
pósti, sem er mjög góð leið til
að auka framleiðni. Þannig nær
maður meiri einbeitingu og það
tekur líka styttri tíma að svara
erindun um í einu lagi.
Í öðru lagi er forgangsröðun­
in alltaf jafnmikilvæg, t.d. að
skipta tölvupóstinum í „verð að
svara“, „ætti að svara“ og „gæti
svarað“. Hugsanlega væri hægt
að láta síðasta liðinn mæta
afgangi.
Í þriðja lagi er gott að láta
starfs menn vita að stjórnandinn
svari á vissum tímum dagsins
þannig að þeir séu ekki að bíða
eftir svari eða fari að hringja og
trufla hann.
Í fjórða lagi er mikilvægt að
svara stutt og hnitmiðað og
koma sér fljótlega að efninu
því fólk nennir ekkert að lesa
langlokur sem eyða dýrmætum
tíma.
Í fimmta lagi er gott að núm era
spurningar eða fyrirspurn ir ef
þær eru fleiri en ein en þá eru
meiri líkur á að fá svör við þeim
öllum.
Í sjötta lagi er gott að nota
inn boxið aðeins til að taka á móti
tölvupósti. Um leið og búið er
að afgreiða málið fer pósturinn í
einhverja ákveðna möppu, eða
þá að viðkomandi eyðir honum,
þannig að í innboxinu eru bara
mál sem á eftir að ljúka við.
Í sjöunda lagi er lykilatriði að
vera nákvæmur, skýr og kurteis
í tölvupóstssamskiptum.
Tölvupósturinn er frábært tæki
sem auðveldar líf okkar og starf
en þetta er líka einn helsti tíma­
þjófur nútímans. Tölvupósturinn
sem slíkur er þó ekki vanda­
málið heldur það hvernig við
stjórnum honum. Þetta er án efa
nokkuð sem stjórnendur þurfa
að leggja áherslu á.“
að ná tökum
á tölvupóstinum
HOLLRÁÐ Í
STJÓRNUN ingriD Kuhlman
framkvæmda stjóri Þekkingarmiðlunar
„Gott er að láta starfs ­
menn vita að stjórnand­
inn svari á vissum tímum
dagsins þannig að þeir
séu ekki að bíða eftir
svari eða fari að hringja
og trufla hann.“
Endurskoðun • Skattur • Ráðgjöf
www.grantthornton.is
Grant Thornton endurskoðun ehf. er íslenskt aðildarfélag Grant Thornton International Ltd., sem er eitt af fremstu alþjóðlegu samtökum sjálfstæðra endurskoðunar og ráðgjafarfyrirtækja. Grant
Thornton endurskoðun ehf. sérhæfir sig í að aðstoða rekstraraðila við að nýta tækifæri til vaxtar og bættrar afkomu með skilvirkri ráðgjöf. Framsýnn hópur starfsmanna, undir stjórn eigenda, sem
ávallt eru aðgengilegir viðskiptavinum, nýta þekkingu og reynslu sína til að greina flókin málefni og finna lausnir fyrir viðskiptavini sína, hvort sem það eru einkarekin, skráð félög eða opinberar
stofnanir. Yfir 35.000 starfsmenn Grant Thornton fyrirtækja í meira en 100 þjóðlöndum, leggja metnað sinn í að vinna að hag viðskiptavina, samstarfsmanna og samfélagsins sem þeir starfa í.
Álitsgjafar