Bókasafnið - 01.01.2003, Blaðsíða 31

Ingveldur Tryggvadóttir
Skjalastjórn sveitarfélaga
Inngangur
Á undarförnum árum hafa sveitarfélög á íslandi verið
að taka upp rafræna skjalastjórn í sífellt ríkari mæli.
Kerfisbundin skráning og geymsla á skjölum, í hvaða
formi sem er, verður sífellt mikilvægari sökum laga
og reglna sem gera sveitarfélögum skylt að varðveita
skjöl og koma þeim í varanlega vistun hjá Þjóðskjala-
safni og/eða héraðsskjalasöfnum. Þá er einnig gert
ráð fyrir aukinni upplýsingagjöf til einstaklinga og
stofnana og hafa sveitarfélög verið að mæta þessum
kröfum með kaupum og notkun á skjalavistunar-
kerfum. Einnig hafa verið ráðnir skjalastjórar til
sveitarfélaga til að hafa umsjón með skjölum og
innleiðingu á skjalavistunarkerfum.
Nýtt starfsheiti
Á árunum 1998-1999 voru ekki margir skjalastjórar
starfandi hjá sveitarfélögum og starfsheitið skjala-
stjóri til að mynda ekki til í kjarasamningum bóka-
safns- og upplýsingafræðinga, en því hefur síðan þá
verið bætt inn í nýjustu kjarasamninga. Það má því
segja að fyrstu skjalastjórar sveitarfélaganna séu
brautryðjendur í sínu fagi.
Ekki voru til formlegar starfslýsingar fyrir skjala-
stjórana og eru þess dæmi að þeir hafi útbúið sínar
starfslýsingar sjálfir.
Reikna má með að svipað starfsumhverfi hafi
mætt nýráðnum skjalastjórum um land allt. Óform-
leg könnun meðal skjalastjóranna hefur leitt í ljós að
í fæstum tilfellum hafði verið gerð skjalakönnun eða
frumkönnun á skjölum deilda og sviða áður en ráð-
inn var skjalastjóri og farið var að nota og skrá í
skjalavistunarkerfi. Geymsluáætlanir sem segja til
um hversu lengi skal vista skjöl voru fáar. Eitthvað
var um það að gert hafi verið átak í að skrá gömul
skjöl í geymslum og eru því nokkur sveitarfélög ágæt-
lega stödd í þeim málum. Búið var að vinna skjala-
lykil í tveimur sveitarfélögum en hjá hinum útbjuggu
skjalastjórarnir sjálfir lykla byggða á bókhaldslyklum
sveitarfélaga eða upp úr handbókinni um skjala-
vörslu sveitarfélaga.
Félag skjalastjóra
Þar sem skjalastjórar eru yfirleitt einu sérfræðingarn-
ir á sínu sviði innan sveitarfélags síns þurfa þeir oft
að horfa til annarra sveitarfélaga ef þeir vilja skiptast
á faglegum skoðunum og bera saman bækur sínar,
ekki síst varðandi skjalavistunarkerfi. Níu sveitarfé-
lög nota nú sama kerfið, GoPro Case, sem Hugvit hf.
hannar og selur. Skjalastjórar hafa því stofnað félag
sem hefur fengið heitið LyfeiII — samtök skjalastjóra/-
skjalafulltrúa sem starfa hjá sveitarfélögum og fyrirtœkj-
um þeirra.
Fyrsti fundur nýs félags var haldinn í Reykjanes-
bæ þann 4. nóvember 2002 og mættu þar Guðrún
Kristín Jóhannsdóttir, skjala- og upplýsingafulltrúi
Húsavíkurkaupstaðar, Ingveldur Tryggvadóttir,
skjalastjóri Akureyrarbæjar, Hulda Hauksdóttir,
upplýsingafulltrúi Garðabæjar, Sólveig Magnúsdóttir,
héraðsskjalavörður í Mosfellsbæ, Alma Sigurðar-
dóttir, skjalastjóri Hafnarfjarðarkaupstaðar, María
Frímannsdóttir, skjalavörður umhverfis- og tækni-
sviðs Reykjavíkurborgar, Halla María Árnadóttir, for-
stöðumaður skjalasafns Reykjavíkurborgar, Ása Þórð-
ardóttir, skjalastjóri Seltjarnarnesskaupstaðar, Signý
Harpa Hjartardóttir, skjalastjóri Árborgar og Dagný
Gísladóttir, skjalastjóri Reykjanesbæjar. Skjalastjóri
ísafjarðarbæjar var boðuð á fundinn en komst ekki.
Á dagskrá þessa fyrsta fundar voru ýmis málefni
en þar ber fyrst að nefna lög félagsins sem eru svo-
hljóðandi:
Lög fyrir samtök skjalastjóra/skjalafulltrúa sem
starfa hjá sveitarfélögum og fyrirtækjum þeirra.
1. grein
Félagið heitir Lykill og er samtök skjalastjóra/-
skjalafulltrúa og þeirra sem hafa umsjón með skjala-
vistun sveitarfélaga og/eða fyrirtækja þeirra.
Heimili þess og varnarþing er hjá formanni hverju
sinni.
2. grein
Félagar geta orðið allir þeir sem gegna starfi
skjalastjóra/skjalafulltrúa fyrir sveitarfélög og/eða
fyrirtæki þeirra.
3. grein
Tilgangur félagsins er að auka kynni og stuðla að
samstarfi félagsmanna, styrkja og efla áhrif þeirra
stofnanna er félagar vinna fyrir, vinna að framþróun
og umbótum og standa vörð um hagsmuni.
4. grein
Tilgangi sínum hyggst félagið ná með því að halda
fiÓKASAFNIÐ 27. ÁRG. 2003
29