Bókasafnið - 01.01.2003, Blaðsíða 28

iö, fyrirspurna í tölvupósti og símhringinga. Lögð var
tölvupóstkönnun fyrir starfsfólk ráðuneytisins þar
sem spurt var um upplýsingamiðlun, upplýsinga-
streymi og endurmenntun. Svarhlutfall var 60% og
voru niðurstöður notaðar til að meta upplýsinga-
streymi og þörf fyrir endurmenntun. Verkferlum,
gátlistum og stöðluðum textum var safnað saman og
gert var stöðumat á gæðamálum ráðuneytisins og
styrkleikar og veikleikar greindir.
Lokaskýrslu var skilað í ágúst 2002 og hefur hún
verið samþykkt af yfirstjórn ráðuneytisins. í skýrsl-
unni komu fram 29 tillögur og er þær að finna í 2.
töflu. Margar tillagnanna eru þegar komnar í fram-
kvæmd og aðrar í undirbúningi.
2. tafla. Tillögur menntamálaráöuneytis
um breytt starfsumhverfi.8
Mannauður
1. Könnun á þekkingu starfsfólks
2. Reglulegir fræðslu- og kynningarfundir yfir vetrar-
tímann
3. Stutt námskeið í notkun Málaskrár (GoPro)
4. Starfsmannasamtöl á öllum skrifstofum/sviðum
5. Starfslokasamtal
6. Starfslýsingar á öllum skrifstofum/sviðum
7. Fóstrakerfi innleitt við móttöku og þjálfun nýs
starfsfólks
8. Teymisvinna milli skrifstofa/sviða
9. Þjálfun í notkun fjarfundabúnaðar
10. Gera endurmenntunarstefnu og innleiða símennt-
unaráætlun
11. Greina þekkingu starfsfólks á tölvubúnaði sem er í
notkun og bjóða endurmenntun í samræmi við
greininguna
Skipulagsauður
12. Rafræn meðferð mála
13. Innri vefur þróaður áfram
14. Gagnagrunnar verði aðgengilegir með samhæfðu
viðmóti
15. Aukið upplýsingastreymi, fundargerðir vistaðar mið-
lægt
16. Frásagnir af fundum og ráðstefnum fari á innri vef
17. Verkefnaáætlanir unnar á stöðluð form og fari á
innri vef
18. Úttekt á tölvubúnaði og hann uppfærður miðlægt
19. Gæðastefna mótuð til að stuðla að markvissum og
samræmdum vinnubrögðum
20. Starfsmannahandbók verði gæða- og starfsmanna-
handbók
21. Nýir verkferlar og gátlistar fari á innri vef
22. Útbúa fleiri stöðluð svarbréf og eyðublöð
Samskiptaauður
23. Innra net Stjórnarráðsins til samskipta milli ráðu-
neyta og við undirstofnanir
24. Innri vefur Stjórnarráðsins
25. Netsamfélög fyrir samskipti við undirstofnanir
26. Gagnvirkni á vef aukin
27. Bæta viðmót á vef
28. Bæta útlit vefrits
29. Undirbúa innleiðingu á nýju fjárhags- og mann-
auðskerfi ríkisins
Mikil áhersla hefur verið lögð á þróun innri vefjar
í menntamálaráðuneytinu og var ráðuneytið fyrst
innan Stjórnarráðsins til að taka í notkun innri vef. í
janúar á þessu ári var allt starfsfólk ráðuneytisins
komið með aðgang að innri vef. Þar er m.a. að finna
allar starfs- og verklagsreglur, ferla, gátlista og leið-
beiningar, yfirlit yfir þá þjónustu sem starfsfólki
stendur til boða, eyðublöð og fundargerðir frá fund-
um ráðherra og ráðuneytisstjóra með skrifstofustjór-
um. Þar getur starfsfólk einnig sett inn frásagnir af
áhugaverðum ráðstefnum og málþingum sem það
sækir og jafnframt sett inn tímaritsgreinar eftir sig og
erindi sem það heldur á ráðstefnum. Á innri vefnum
er jafnframt leitast við að gera alla gagnagrunna að-
gengilega með eins samhæfðu viðmóti og kostur er.
Könnun OECD um þekkingarstjórnun
hjá opinberum aðilum
Um mitt ár 2001 gerði stjórnsýslunefnd OECD, PUMA,
könnun á innleiðingu þekkingarstjórnunar í opin-
berri stjórnsýslu aðildarlandanna. Tilgangurinn var
að greina stöðu ráðuneyta með tilliti til þekkingar-
stjórnunar og fá yfirlit og samanburð milli ólíkra
sviða stjórnsýslunnar og milli landa. Ráðuneyti sem
skilgreind voru með almenna starfsemi (central
ministries) tóku þátt og á íslandi voru það forsætis-
ráðuneyti, félagsmálaráðuneyti, fjármálaráðuneyti,
heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneyti, iðnaðar- og
viðskiptaráðuneyti, menntamálaráðuneyti og utan-
ríkisráðuneyti. Rúmlega 140 ráðuneyti og stofnanir
frá 20 löndum tóku þátt en aðildarlönd OECD eru 30.
Nýlega voru birtar niðurstöður könnunarinnar en
hún skiptist í nokkra kafla
1. Skipulag þekkingar- og upplýsingamiðlunar.
2. Stjórnun stofnunar sem leggur áherslu á notkun
þekkingar og upplýsinga.
3. Almenn stefnumótun og áætlanir varðandi upp-
lýsinga- og þekkingarstjórnun.
4. Upplýsinga- og samskiptatækni og rafræn stjórn-
sýsla.
5. Ráðstöfunarfé til að þróa upplýsinga- og þekking-
arstjórnun.
6. Hvaða lærdóma má draga af innleiðingu upplýs-
inga- og þekkingarstjórnunar?
Niðurstöðurnar sýna að stofnanirnar sem tóku þátt
eru afar misjafnlega á veg komnar. Þekkingarstjórn-
un er þó notuð sem stjórnunaraðferð hjá miklum
meirihluta ráðuneyta í OECD löndunum sem tóku
þátt og að mörg ráðuneyti sem ekki hafa tekið hana
upp áætla að fara inn á þá braut í náinni framtíð.
Mikil viðleitni er í þá átt að bæta og auka þekkingar-
stjórnun í þeim ráðuneytum sem þegar hafa tekið
hana upp, t.d. með þróun upplýsingatækni, með
samvinnu við utanað komandi aðila og markvissri
26
BÓKASAFNIÐ 27. ARG. 2003