Bókasafnið - 01.01.2003, Blaðsíða 32

árlega fund með félagsmönnum, kynna sjónarmið
þeirra og koma þeim á framfæri við ráðamenn sveit-
arfélaga og/eða fyrirtækja eða annarra er málin
varða.
5. grein
Félagsfundur skal haldinn einu sinni á ári að
hausti, til skiptis hjá félagsmönnum. Heimilt er að
boða til aukafunda ef sérstök ástæða þykir til.
6. grein
Á fundi skulu fara fram aðalfundarstörf.
Aðalfundur er boðaður bréflega með minnst
tveggja vikna fyrirvara og er hann löglegur sé löglega
til hans boðað.
Dagskrá aðalfundar skal vera sem hér segir:
1. Fundarsetning.
3. Kosning fundarstjóra og fundarritara.
4. Skýrsla stjórnar.
5. Verkefni komandi starfsárs rædd.
6. Afgreiðsla tillagna um lagabreytingar.
7. Kosning stjórnar og varamanns í stjórn.
8. Önnur mál.
7. grein
Stjórn skal kosin til eins árs. Hana skipa þrír
menn, formaður sem kosinn skal sérstaklega og tveir
meðstjórnendur.
Kjósa skal einn varamann í stjórn.
8. grein
Lögum þessum verður einungis breytt á aðalfundi
og þurfa 2/3 fundarmanna að samþykkja breyting-
una.
Kosið var í nýja stjórn félagsins og er hún sem hér
segir: Guðrún Kristín Jóhannsdóttir formaður, Halla
María Árnadóttir varamaður, Dagný Gísladóttir með-
stjórnandi og Ingveldur Tryggvadóttir meðstjórnandi.
Fleira var rætt á fundinum, svo sem um reglur um
tölvupóst, tölvutengingu skjalavistunarkerfa við Hag-
stofu (íbúaskrá), fyrirkomulag námskeiða fyrir starfs-
fólk, frágang mála í skjalavistunarkerfum, sérlausnir
fyrir sveitarfélög, nafngiftir mála, launamál og starfs-
lýsingar.
Starfssvið skjalastjóra
Eins og fram hefur komið eru starfslýsingar af skorn-
um skammti. Af þeim félagsmönnum sem tóku þátt í
stofnun Lykils eru fjórir með starfslýsingu af ein-
hverju tagi. Hér er samantekt sem gefur hugmynd
um starfssvið skjalastjóra:
• móttaka og skráning erinda
• frágangur á skjalasafn og útlán þaðan
• innleiðing skjalavistunarkerfis
• gerð skjalalykils
• gerð og viðhald geymsluáætlana
• gerð og viðhald geymsluskrár
• flokkun, grisjun og skráning gamalla skjala
• umsjón námskeiða fýrir starfsmenn um notkun
skjalavistunarkerfis
• hönnun og þróun fundargerðarkerfis í GoPro
• skipulagning og uppsetning skjalageymslna
• stefnumótun í skjalamálum sveitarfélagsins
• umsjón með gerð verklagsreglna
• upplýsingagjöf til almennings, fyrirtækja og
stofnana á grundvelli upplýsingalaga
• útgáfa og öflun fræðsluefnis fyrir starfsmenn á
sviði skjalamála
Það hefur sýnt sig á þessum árum sem skjalastjórar
hafa verið að þróa starf sitt innan sveitarfélaga, að
umfang starfsins er meira en starfsmaður í einu
stöðugildi kemst yfir. Aðspurðir segja skjalastjórar að
það sem hefur komið þeim mest á óvart varðandi
starfið, er hversu mikill tími fer í innleiðingu og um-
sjón með skjalavistunarkerfi. Gömlu skjölin, gerð
geymsluáætlana og geymsluskráa hafa í mörgum
tilfellum setið á hakanum á meðan
mest allur tími skjalastjórans fer í
aðstoð við notendur skjalavistuna-
rkerfisins, skráningu í kerfið,
námskeiðshald og ekki síst vöktun á
því að kerfið sé notað eins og til er
ætlast.
Reyndin er nefnilega sú, að fólk á
oft mjög erfitt með að tileinka sér ný
vinnubrögð. Skjalavistunarkerfin
eru hópvinnukerfi, sem þýðir að
skjölin eru opin og aðgengileg
öðrum notendum kerfisins og það
reynist mörgum erfitt að sætta sig
við. Einnig er starfsfólk búið að
koma sér upp „sínu kerfi" og það er
oft ekki tilbúið að gefa það eftir. Það
er því mikilvægt að í upphafi
innleiðingar séu til verklagsreglur
Hér er suo sannarlega þörf á skjalastjóm.
30
BÓKASAFNIÐ 27. ÁRG. 2003