Frjáls verslun - 01.03.1988, Blaðsíða 63

Hér er James C. Bennet ásamt Stefaníu Júlíusdóttur og Svanhildi Bogadóttur.
að stjórnun á geymslu upplýsinga og
skjala hjá stofnunum og fyrirtækjum.
Margt ættum við þó ólært í þessum
efnum og því hefði Áhugahópurinn
ákveðið að standa fyrir þessu nám-
stefnu. Síðar væri jafnvel fyrirhugað
að stofna félag um skjalastjórnun og
hafa samstarf við hliðstæð félög og
samtök erlendis.
— Hér á landi er kennd skjala-
stjórnun á námskeiðum í bókasafns-
fræði og sagnfræði en sérstök náms-
braut í skjalastjórn er ekki fyrir hendi,
segja þær Stefanía og Svanhildur. —
Til að sérhæfa sig á þessu sviði verða
menn að leita til útlanda og ég stund-
aði til dæmis nám í Bandaríkjunum
eftir að hafa verið í sagnfræði í háskól-
anum hér, segir Svanhildur Boga-
dóttir en hún er skjalfræðingur að
mennt. Segir hún að menn fari oftast í
nám í skjalfræðum eftir að hafa stund-
að nám í sagnfræði, bókasafnsfræði
eða taki það í tengslum við nám í við-
skipta- eða hagfræði. Stefanía Júlíus-
dóttir stundaði einnig framhaldsnám í
Bandaríkjunum í bókasafns- og upp-
lýsingafræði eftir að hafa lokið prófi í
bókasafnsfræði og líffræði hér á landi.
Dr. James C. Bennett er beðinn að
lýsa nánar í hverju skjalastjórnun sé
fólgin:
— Þetta er náttúrlega mjög víð-
tækt svið og spannar alla hluti frá því
að skjal verður til og þar til því er eytt
eða það sett í varanlega geymslu. Hér
er um það að ræða að ákveða hvers
konar skjöl og upplýsingar skal
geyma, hvemig hægt er að geyma
það og hverju má eyða. Með síaukinni
tækni aukast möguleikarnir á
geymsluformum og nú er ekki lengur
eingöngu um það að ræða að geyma
hlutina á pappír. Við höfum filmur,
örfilmur, geisladiska og tölvur og
hvaðeina tengt þeim.
í sambandi við skjalastjórnun og
grisjun er margs að gæta og margar
spurningar sem við þurfum að spyrja.
A að nota skjalið á næstunni? Á að
nota það einhvern tíma? Þarf að
geyma það tímabundið — mánuði, ár,
áratugi — eða má henda því einhvem
tíma? Svörin við þessum spumingum
ráða því hvernig farið er með skjalið
eða upplýsingamar og skjalastjómun
felst í því að ákveða í samráði við
stjórnendur stofnana og fyrirtækja
hvernig best er að haga þessum mál-
um.
Þarna kemur líka fleira inn í ákvarð-
anatöku en aðeins það hvemig fara
má með skjölin — hvaða geymsluað-
ferð er hagkvæmust fyrir viðkomandi
fyrirtæki, ef það hefur nóg pláss þá er
í lagi að geyma pappírinn, ef ekki þá
huga menn að örfilmum og tölvu-
geymslu og þar fram eftir götunum.
Hér þarf líka að gæta trúnaðar og
leyndar. Hverjir eiga að geta haft að-
gang að hinum og þessum upplýsing-
um og ef þær eru tölvugeymdar er þá
hætta á að óvandaðir menn geti kom-
ist í þær og notfært sér þær — þannig
eru nánast óendanlega margir fletir á
þessum málum. Það hefur verið sagt
að árin milli 1960 og 70 hafi verið
framleiðsluáratugurinn, sá næsti ára-
tugur markaðssetningarinnar og nú
lifum við á áratug upplýsinganna og
fleiri hafa nú atvinnu af hvers konar
upplýsingamiðlun en nokkru sinni
áður.
63