Frjáls verslun - 01.08.2011, Blaðsíða 39

FRJÁLS VERSLUN 8.- 9. TBL. 2011 39
„Það er ekki nóg að
fá réttu svörin ef það
eru ekki réttu spurn­
ingarnar sem við
spyrjum.“
jafnvel þótt athygli ein og sér
hafi­oftast­jákvæð­áhrif.­Fleira­
þarf að koma til.
Hvað er verið að mæla?
Ef frá eru taldir þeir þættir
sem stjórnendum er skylt að
mæla, samkvæmt lögum eða
fyrirmælum frá stjórnvöldum
eða­stjórn,­hafa­þeir­í­flestum­
tilfellum nokkuð mikið frelsi og
svigrúm til að ákvarða hvað
skal mæla, með hvaða hætti
og­hversu­oft.­Tækifærin­eru­
mörg­og­því­getur­það­vafist­
fyrir mönnum hvar skal bera
niður og hvað það er sem
skiptir mestu máli að mæla.
Sýnt hefur verið fram á það
með rannsóknum að stjórnend­
ur hafa tilhneigingu til að velja
þætti og búa til mælikvarða úr
gögnum sem eru aðgengileg
innan fyrirtækisins fremur en
úr­gögnum­sem­erfiðara­er­að­
safna. Oft verða því fyrir valinu
gögn um magn, tíma, tíðni og
annað sem auðvelt er að festa
á töluleg gildi. Þetta eru gjarn­
an gögn úr fjár hagsbókhaldi,
sölukerfum, fram leiðslukerfum,
birgðahaldi eða um þjónustu.
Upplýsingar um þætti sem
ekki eru jafnáþreifanlegir eins
og­viðhorf,­líðan­og­tilfinningar­
starfsmanna, viðskiptavina,
birgja eða annarra hagsmuna­
aðila eða önnur gögn sem ekki
liggja fyrir innan fyrirtækis ins
er­oft­erfiðara­að­nálgast­og­
meiri fyrirhöfn að mæla. Þessir
þætt ir mæta því oft afgangi
eða eru sjaldan mældir.
Margir stjórnendur hafa til­
hneigingu til að velja fremur
að mæla þætti sem þeir vita
að þeir eiga auðvelt með að
ná árangri með, sem láta þá
líta vel út í augum annarra
og líklegt er að þeim verði
hrósað fyrir. Stundum er líka
dýrmætum tíma eytt í að
afla­upplýsinga­eftir­flóknum­
leiðum sem orðið er löngu of
seint að bregðast við loksins
þegar niðurstöður liggja fyrir.
Ef árangursmælingar eiga að
hafa raunveruleg og jákvæð
áhrif á rekstrarniðurstöðu er
nauðsynlegt að velja mæli­
kvarð ana af kostgæfni.
Hvað er mikilvægast að
mæla?
Auðvelda leiðin er að mæla
það sem er aðgengilegast
og allir hinir eru að mæla en
árangursríka leiðin er að mæla
það sem skiptir raunverulega
mestu máli varðandi árangur
í­rekstrinum.­Rannsóknir­á­
árangri fyrirtækja snúast mun
oftar um þætti sem styðja við
og stuðla að árangri í rekstri
en þætti sem hindra árangur.
Fyrirtæki sem hafa náð
fram úrskarandi árangri eru
frekar rannsóknarefni en þau
sem vegnar illa og verða
gjald þrota. Þetta er augljóst
ef skoðað er framboð af alls
kyns fræðibókum og greinum
um árangur. Hundruð titla er
að­finna­sem­gefa­til­kynna­
hvernig þú getur náð að skara
fram úr á ákveðnum sviðum
en aðeins örfáir, ef einhverjir,
fjalla um það sem hindrar eða
stendur í vegi fyrir árangri.
Þrátt fyrir mikið framboð upp­
lýsinga um hvernig fyrirtæki
geta skarað fram úr og náð
afburðaárangri eru það ekki
nema­10­30%­fyrirtækja­sem­
ná þeim árangri sem þau
stefna að. Það leiðir hugann
að­því­hvort­veita­þurfi­meiri­
athygli þáttum sem standa í
vegi fyrir árangri og mæla það
sem snýr að veikleikum og
ógnunum, ekki síður en það
sem snýr að styrkleikum og
tækifærum.
Hvað þarf marga mæli-
kvarða?
Í dag eru nánast óteljandi
þeir þættir sem mögulegt
er að mæla í rekstri. Nútíma
upp­lýsingakerfi­og­gagnaveit­
ur gera það kleift að kalla
fram og bera saman alls kyns
gögn og búa til margvíslegar
upplýsingar og skýrslur með
litlum fyrirvara og án mikillar
fyrirhafnar. Fyrr en varir eru
menn komnir með aragrúa
mælinga­sem­erfitt­er­að­
henda­reiður­á,­hafa­yfirsýn­
yfir­og­finna­tilganginn­með.­
Vegna­umfangsins­fer­oft­
meiri tími í að útbúa og kynna
sér gögnin en að bregðast við
þeim og oft gefst lítill tími til að
ígrunda áreiðanleika gagnanna.
Áskorunin sem stjórnendur
standa frammi fyrir felst í
því að greina og mæla þá
lykil þætti sem heildarárangur
fyrirtækisins byggist á og
tryggja að gögnin sem standa
að baki þeim mælingum séu
áreiðanleg.
Hver stjórnandi ætti ekki að
hafa of marga mælikvarða
til að hugsa um en leggja
áherslu á réttu mælikvarðana.
Helst eiga allir að geta lagt
þá á minnið. Mælikvarðar
þurfa því að vera einfaldir,
hafa augljósan tilgang og bein
tengsl við stefnu og heildar ­
ár angur fyrirtækisins.
Aðeins þannig geta stjórn­
end ur náð að halda athygli
sinni á aðalatriðunum, miðlað
og safnað upplýsingum mark ­
visst til síns fólks og brugð ist
við niðurstöðum með við eig ­
andi hætti. Fáir, áreiðan legir
og upplýsandi mæli kvarðar
sem hafa hvetjandi áhrif á
starfsfólk, sem stjórnendur
sam mælast um og hafa svig ­
rúm til að bregðast við, er það
sem mestu máli skiptir.
Hvað gerum við með
niðurstöðurnar?
Þegar öllu er á botninn hvolft
er grundvallartilgangur
árangursmælinga í raun ekki
að safna gögnum, greina þau
og bera saman. Mælingar og
mælikvarðar einir og sér hafa
engan tilgang nema brugðist
sé við þeim upplýsingum
sem verða til og þekkingin og
lærdómurinn sem af þeim má
draga séu nýtt til framþróunar.
Öllu skiptir hvað við gerum
við þær niðurstöður sem
mælingarnar leiða í ljós. Að
bregðast tímanlega og rétt við
atvikum og nýta þau tækifæri
sem skapast er það sem skilur
á milli þeirra sem ná árangri
og þeirra sem gera það ekki.
Upplýsa þarf eigendur og
samstarfsfólk um niðurstöður,
safna upplýsingum um hvern­
ig best er að bregðast við,
taka ákvarðanir og gera áætl­
anir um aðgerðir. Í kjölfarið
getur þurft að gera breytingar
á mælikvörðum þar sem
niður stöður úr mælingum geta
beint athygli okkar að nýjum
þáttum sem eru mikilvægir
til að ná árangri í rekstri.
Stjórnendur þurfa því að vera
óhræddir við að endurskoða
val á mælikvörðum í takt við
breytingar og í takt við það að
ný tækifæri opnast eða nýjar
ógnanir sýna sig.
stjórnun
1. tilgangur mælinga er að tryggja
að við getum brugðist tímanlega við
atvikum eða breytingum sem hafa
áhrif á árangur fyrirtækisins.
2. Mælingar á árangri hafa þann
tilgang að færa okkur staðfestingu
á því sem við höf um tilfinningu
fyrir eða hugboð um og/eða nýjar
upplýsing ar, þekkingu og lærdóm.
3. Mælikvarðar eiga að vera fáir og
stjórnendur og starfsfólk þurfa að
hafa yfirsýn, skiln ing og áhuga til að
halda athygli á mikilvægum málum.
4. Mælikvarðar þurfa að hafa
tengsl við stefnu og framtíðar sýn og
mikilvæga árangurs þætti í rekstri,
hvort sem auð velt eða erfitt er að
nálgast gögn og/eða framkvæma
mæl ingar.
5. Mælingar eiga að hafa áhrif á
hegðun stjórnenda og starfsfólks og
hvetja til þess að fólk leggi sig fram
og nái meiri árangri en ella.
6. Mikilvægt er að tryggja að gögn
sem byggt er á séu bæði áreiðanleg
og viðeigandi.
7. niðurstöður mælinga ber að líta
á sem mikilvægar vís bendingar sem
fela í sér nýja þekkingu og lærdóm
sem er grundvöllur og hvatning til
framþróunar.
Ef markmiðið er framúrskar andi
árangur er ekki nóg að halda
eitthvað, við þurfum að vita. Það
er jafnvel ekki nóg að vita, það
þarf að framkvæma og til þess
þarf að hvetja alla í liðinu og fá
þá til að langa til að vera með og
framkvæma. Það er ekki nóg að fá
réttu svörin ef það eru ekki réttu
spurningarnar sem við spyrjum.
Í STuTTu máli:
„Það að mælikvarðar
séu skilgreindir og
reglubundnar mæl­
ingar framkvæmdar
er þó engin trygging
fyrir árangri.“