UTBlaðið - 03.03.2007, Page 20

0
Til hagsbóta fyrir stjórnendur
og starfsmenn
Á síðustu árum hefur ríkið tekið í notkun nýtt fjárhags- og mannauðskerfi fyrir ríkissjóð, ráðuneyti og
ríkisstofnanir. Er nú svo komið að allir A-hluta aðilar nýta mannauðshluta kerfisins. Kerfið er mjög öflugt og
býr yfir mörgum sérhæfðum skjámyndum og skýrslum sem ætlaðar eru þeim sem annast starfsmannahald
hjá ráðuneytum og ríkisstofnunum.
Kerfið byggist að verulegu leyti á rafrænni afgreiðslu og samþykktarferlum
bæði fyrir launaafgreiðslumenn og aðra starfsmenn. Hver starfsmaður
getur haft sitt svæði í kerfinu þar sem hann getur nálgast upplýsingar
sem um hann eru skráðar þar, skoðað eigin launaseðla, skoðað og breytt
tímaskráningu, sett fram óskir um orlof á tilteknum tíma, skoðað eigin
stöðu á ýmsum réttindum, t.d. orlofi, helgidagafríi, frítökurétti og sé hann
vaktavinnumaður óskað eftir tilteknum vöktum o.s.frv.
Gerð vaktaáætlunar
Fyrir yfirmenn er sjálfsafgreiðsla þar sem þeir geta unnið við ýmislegt, svo
sem farið yfir og samþykkt viðverutíma starfsmanna, óskir um orlof, skipulagt
vaktir o.s.frv. Mikilvægur þáttur í nýju kerfi eru möguleikar á hagnýtingu
þess við gerð vaktaáætlana. Mögulegt er að gefa starfsmönnum kost á
að setja fram óskir um vaktir fram í tímann. Við gerð vaktaáætlunarinnar
setur stofnunin fram mannaflaþörfina á hverri vakt þar sem kemur skýrt
fram hverrar sérfræðikunnáttu er krafist hverju sinni. Að teknu tilliti til fram
kominna óska starfsmanna nýtir kerfið bestunaraðferðir til að setja fram
tillögu að vaktaáætlun. Að því búnu yfirfer „vaktasmiðurinn“ áætlunina og
lýkur gerð hennar. Þegar samþykkt áætlun liggur fyrir geta starfsmenn
nálgast hana í sjálfsafgreiðslu kerfisins þar sem þeir fá upplýsingar um
eigin vaktir á viðkomandi tímabili.
Rafrænir launaseðlar spara 25 milljónir
Rafræn stjórnsýsla og möguleikar sem hún býður upp á verður sífellt
fyrirferðarmeiri í opinberri umræðu. Með nýjum fjárhagskerfum ríkisins
opnast ýmsir möguleikar til að hagnýta slíka ferla sem skila jákvæðum
áhrifum bæði með tilliti til sparnaðar og umhverfissjónarmiða. Undanfarin
ár hefur orðið mikil breyting á meðferð ýmissa upplýsinga og nú þegar
nýtir meirihluti þjóðarinnar sér þjónustu heimabanka og Netið til
upplýsingaöflunar og til að versla.
Frá og með útborgun launa 1. febrúar sl. var ákveðið að senda út rafræna
launaseðla fyrir starfsmenn ráðuneyta og ríkisstofnana. Með því fá
starfsmenn aðgang að launaseðlum sínum í heimabanka og geta prentað
þá út ef þurfa þykir. Þá geta margir starfsmenn skoðað launaseðla sína og
prentað þá út í sjálfsafgreiðsluhluta mannauðskerfisins.
Áætlaður sparnaður ríkisins og um leið skattborgaranna af þessu breytta
fyrirkomulagi er gróft áætlaður um 25 milljónir króna á ári miðað við að
enginn fái sendan launaseðil í pósti.
Nýtt mannauðskerfi hjá ríkinu:
Tímapantanir á Vefnum
Nú er í undirbúningi að fólk í Voga- og Heimahverfi geti pantað tíma í heilsugæslunni gegnum
Netið. Þessi möguleiki verður að veruleika innan skamms og verður fyrirmynd fyrir aðrar stöðvar á
höfuðborgarsvæðinu.
Hjá heilsugæslustöðinni í Glæsibæ, sem þjónar íbúum Voga- og Heimahverfis í Reykjavík, er í
undirbúningi að bjóða viðskiptavinunum upp á nýja tegund rafrænna samskipta. Það er gert í
því augnamiði að bæta aðgengi að þjónustunni og nýta kosti vefsins í heilbrigðisþjónustu. Bæði
verður hægt að panta tíma á Netinu og breyta eða afpanta bókaða tíma. Þeir tímar sem hægt
verður að bóka gegnum Netið eru viðtal eða símtal hjá lækni, mæðravernd, ungbarnavernd eða
heilsuvernd aldraðra. Hver einstaklingur getur einnig bókað fyrir maka og börn að 18 ára aldri.
Einungis verður hægt að bóka einn tíma í einu. Þá verður einnig hægt að óska eftir endurnýjun
lyfja eða vottorða og einnig að leggja fram fyrirspurnir fyrir starfsfólk stöðvarinnar sem mun
senda svör til baka í tölvupósti.
Tilraun sem verður fyrirmynd fyrir aðrar stöðvar
Verkefnið er hugsað sem tilraun til að byrja með og verður ætlað þeim sem eru skráðir á
heilsugæslustöðina. Þeir sem vilja nota rafrænu þjónustuna þurfa að sækja um aðgangsorð á
stöðinni og kvitta fyrir móttöku þess með persónuskilríkjum. Lykilorðið opnar svo aðgang að
rafrænni gátt á vef stöðvarinnar. Þegar verkefnið um rafrænt
Ísland verður að veruleika og almenningur getur fengið rafræn
skilríki mun sá möguleiki væntanlega verða nýttur og rafræn
skilríki þá leysa lykilorð af hólmi. Fólk mun að sjálfsögðu geta
valið um hvort það vill nota rafrænu þjónustuna eða hafa
gamla lagið eða jafnvel hvort tveggja. Heilsugæslustöðin í
Glæsibæ er tilraunastöð fyrir rafræna þróun í heilsugæslu
á höfuðborgarsvæðinu og mun því ríða á vaðið með þessa
þjónustu. Vonast er til að reynslan verði góð og þá verður hægt
að bjóða upp á samskonar þjónustu á öðrum stöðvum.
Reiknað er með að þetta sé upphafið að auknum rafrænum
samskiptum milli almennings og heilsugæslunnar öllum til
hagsbóta. Heilsugæslan vill leggja sitt af mörkum til þess að svo
megi verða í framtíðinni og væntir mikils af þessu fyrsta skrefi.
Höfundur: Valgerður Gunnarsdóttir, forstöðumaður heilbrigðisupplýsinga, Heilsugæslu höfuðborgarsvæðisins.
Tilraunaverkefni hjá heilsugæslustöðinni í Glæsibæ:
Valgerður Gunnarsdóttir.
Höfundar: Lára G. Hansdóttir og Stefán Kjærnested.