UTBlaðið - 03.03.2007, Blaðsíða 38

38
grundvöll fyrir rafrænum viðskiptum. Rafræn innkaup krefjast agaðra
vinnubragða, þar sem kaupendur jafnt sem seljendur þurfa að leggja sig
fram um að koma innkaupum í fastmótað ferli. Stöðlun og sveigjanleiki í
miðlun viðskiptaskjala eru þar lykilatriði. Önnur mikilvæg forsenda þess að
sýnilegur árangur náist er sú, að unnt sé að gera miðlun viðskiptaupplýsinga,
frá pöntun til miðlunar reiknings, alfarið með rafrænum hætti. Þróuð rafræn
innkaupakerfi draga ekki aðeins úr viðskiptakostnaði og auka skilvirkni
heldur gera þau litlum og meðalstórum
fyrirtækjum einnig hægara um vik að
bjóða vörur og þjónustu hérlendis og
á evrópskum markaði. M.a. í því ljósi
hefur ríkið sett sér stefnu sem kynnt
verður á UT-deginum 8. mars nk.
Markaðstorgið mikilvægt
innkaupatæki
Velta rafræns markaðstorgs árið 2006
var um 340 m.kr. Þar vega innkaup
Landspítala-háskólasjúkrahúss hvað
þyngst. Eftirtektarvert er að hlutfallsleg
innkaup á rekstrarvörum og lyfjum
smærri heilbrigðisstofnana á borð við
Heilsugæslu höfuðborgarsvæðisins,
Heilbrigðisstofnunar Austurlands og
Sjúkrahúss Akraness, svo dæmi séu
tekin, fara að verulegu leyti fram í
gegnum markaðstorgið. Hjá þessum
stofnunum hefur bæði skapast mikið
hagræði og orðið sparnaður við innkaup.
Það stafar ekki hvað síst af skýrri sýn þessara stofnana á gagnsemi þessa
innkaupamáta og ríkum vilja til að breyta verklagi við innkaup. Þessi dæmi
eru til eftirbreytni fyrir aðrar opinberar stofnanir.
Stefnumótun ríkisins um opinber innkaup
Að frumkvæði fjármálaráðuneytisins hefur starfshópur skipaður fulltrúum
frá ráðuneytinu, Fjársýslu ríkisins og Ríkiskaupum, unnið að stefnumótun
um rafræn opinber innkaup. Tekur stefnan m.a. mið af yfirlýsingu sem
ráðherrar Evrópusambandsins og EES-ríkjanna gáfu út í nóvember 2005
þar sem sett eru fram markmið sem ætlað er að gera Evrópu leiðandi í
notkun upplýsingatækni í heiminum ef þau ná fram að ganga. Þar eru
sérstaklega sett fram markmið um að allar opinberar stofnanir í Evrópu
geti látið öll innkaup fara fram með rafrænum hætti, ef það er á annað
borð heimilt samkvæmt lögum. Einnig er miðað við að 50% af innkaupum
innan Evrópusambandsins yfir ákveðnu lágmarki verði rafræn árið 2010.
Hvað Ísland varðar, gera drög að stefnu Íslands á þessu sviði ráð fyrir að
öll ráðuneyti og stofnanir geti stundað innkaup sín fyllilega með rafrænum
hætti fyrir árslok 2009. Það þýðir m.ö.o. að pantanir á grunni samræmdra
vörulista, gerð breytinga á pöntunum og loks gerð og sending reiknings,
fari fram án þess að grípa þurfi inn í ferlið með handvirkum hætti.
Kynnt á ráðstefnu UT-dagsins
Það að ríkið geti almennt tekið við rafrænum reikningum frá veitendum vöru
og þjónustu á markaði, vegur þar þyngst. Í starfi stefnumótunarhópsins er
lögð rík áhersla á að ríki, sveitarfélög og atvinnulíf taki höndum saman um
þetta sameiginlega hagsmunamál.
Á UT-deginum 8. mars nk. verður stefna
ríkisins í rafrænum innkaupum kynnt.
Standa vonir fjármálaráðuneytisins til þess
að stefnan verði opinberum stofnunum
á vegum ríkis og sveitarfélaga hvatning
til frekari sóknar og upptöku nýrra
vinnubragða við innkaup. Undirstöðurnar
þurfa að vera styrkar en ávinningurinn er
ljóslega til staðar.
Minni kostnaður og aukið hagræði
Ríkið hefur undanfarin ár einkum staðið fyrir þremur verkefnum í tengslum við rafræn innkaup. Þau varða
þróun og innleiðingu rafræns innkaupakorts, rafræns markaðstorgs (RM) og loks þróun og innleiðingu á
vöru- og birgðastýringarkerfi fjárhags- og mannauðskerfa ríkisins (Oracle).
Sjö ár eru frá því innkaupakortið var tekið í notkun. Kortið gerir stofnunum
kleift að lágmarka umsýslukostnað sinn vegna smáinnkaupa, fækka
reikningum og veita stofnunum greinargóðar upplýsingar um innkaup á
rafrænu formi. Fyrstu árin gekk hægt að innleiða kortið hjá stofnunum,
nokkuð bar á því að þessum innkaupamáta væri vantreyst og tæknilegir
erfiðleikar spiluðu þar þátt, auk þess sem notkun og bókun þessara
viðskipta krafðist nýs vinnulags. Þegar líða tók á árið 2004 virtist hins
vegar sem flestir þessir þættir hefðu verið yfirunnir. Aukning í notkun
kortsins hefur farið hraðvaxandi og nam velta kortsins árið 2006 um
einum milljarði króna samanborið við 740 m.kr. árið áður. Áætlaður
sparnaður ríkisins á ári vegna umsýslu er um 100 m.kr. Segja má að
verkefnið hafi því tekist með farsælum hætti þótt árangur hafi látið á sér
standa framan af. Í samanburðarkönnun, sem gerð var árið 2005 á vegum
Evrópusambandsins á meðal aðildarþjóða og EES-landanna, var verkefnið
tekið til sérstakrar kynningar um árangur.
Rafrænt markaðstorg (RM)
Hinn 15. mars nk. eru liðin fimm ár frá því ritað var undir samning milli
fjármálaráðuneytisins og ANZA hf. um þróun og rekstur Rafræns
markaðstorgs (RM). Var íslenska ríkið meðal fyrstu þjóða í Evrópu til að
bjóða stofnunum hins opinbera upp á þann möguleika að panta vörur
á miðlægu markaðstorgi á vefnum, auk þess sem birgjar gátu sent inn
upplýsingar um vörur með reglubundnum
hætti til birtingar á markaðstorgi RM.
Markmið samningsins var að auka
sveigjanleika og draga úr kostnaði við
innkaup á vörum og þjónustu hjá opinberum
aðilum þar sem rammasamningar
Ríkiskaupa eru notaðir. Nýlega var birgjum
og stofnunum tilkynnt að samningur þessi
yrði ekki framlengdur. Um þessar mundir er
fjármálaráðuneytið í samvinnu við Ríkiskaup
að leita leiða til að tryggja áframhaldandi
rekstur innkaupatorgs fyrir ríkisstofnanir, sem starfa mun út yfirstandandi
ár, en ráðgert er að nýtt innkaupatorg muni verða boðið út fyrir árslok.
Væntingar til torgsins voru miklar í byrjun, m.a. kemur fram í innkaupastefnu
ríkisins árið 2002, að ætlunin sé að hagræðing í innkaupum með notkun
rammasamninga og rafrænna viðskipta geti numið um 1.100 m.kr. Gert
var ráð fyrir að innkaup ríkisins í almennum rekstrar- og sérvörum yrði
með rafrænum hætti fyrir lok ársins 2004. Viðurkenna verður að þetta
metnaðarfulla markmið hefur enn ekki náð fram að ganga. Sömu sögu
er að segja af frændþjóðum okkar, Noregi og Danmörku, en fyrirmynd
rafræna markaðstorgsins er m.a. sótt þangað.
Nokkrar af þeim ástæðum sem nefndar hafa verið fyrir því að markmiðið
náðist ekki, er að skort hefur á nægjanlega útfærða heildarsýn og
Höfundur: Stefán Jón Friðriksson sérfræðingur, fjármálaráðuneyti.
Rafræn innkaup ríkisins með innkaupakorti og markaðstorgi:
Stefán Jón Friðriksson.
Stefna Íslands á þessu sviði
gerir ráð fyrir að öll ráðuneyti og
stofnanir geti stundað innkaup
sín fyllilega með rafrænum hætti
fyrir árslok 009.
Rafræna innkaupastefnan tekur til alls innkaupa-
ferlisins, frá upprunakaupum til greiðslu reikninga.