UTBlaðið - 03.03.2007, Blaðsíða 33

33
auðveldar einstaklingum að fá aðstoð og upplýsingar á fljótlegan og
auðveldan hátt með beinni tengingu við starfsmenn borgarinnar. Verkefnið
fór fyrst af stað í símaveri borgarinnar en innan tíðar verður sama tækni
tekin í notkun víðar í borgarkerfinu.
Þessa dagana er unnið hörðum höndum að því að innleiða sjálfvirkt kerfi
til að taka á móti fyrirspurnum og ábendingum af vef borgarinnar. Íbúar
munu geta sent inn ábendingar til borgarinnar og fylgst með afgreiðslu
þeirra frá upphafi til enda á vefnum. Borgarstarfsmenn munu geta nýtt
kerfið til að halda utan um fyrirspurnir og ábendingar og fylgja þeim eftir
á markvissan hátt.
Nú er vinna hafin við innleiðingu póstlista, sem íbúar munu geta notað
til að gerast áskrifendur að upplýsingum um framkvæmdir, skipulag,
menningarviðburði og ýmsa þjónustu. Einnig er verið að kanna þann
möguleika að bjóða íbúum upp á að láta skoðanir sínar í ljós í gegnum
skoðanakannanir á vef.
Fyrirtækjaaðgangur opnaður fljótlega
Bráðlega verður opnað fyrir fyrirtækja-
aðgang í Rafrænni Reykjavík. Þá geta
fyrirtæki átt í ýmsum samskiptum við
borgina, sótt um þjónustu, greitt reikninga
og fylgst með afgreiðslu sinna mála.
Þau verkefni sem hér hafa verið nefnd munu
efla Rafræna Reykjavík og vef borgarinnar
talsvert og opna nýja möguleika hvað
varðar rafræna þjónustu Reykjavíkurborgar
og þátttöku íbúa í borgarlífinu. Með einum
smelli geta íbúar fengið aðgang að þjónustu
Reykjavíkurborgar hvar sem er, hvenær
sem er og um leið eykst hagkvæmni
í borgarrekstrinum. Allir hagnast því á
sjálfsafgreiðslu á vef.
Reykjavík í einum smelli
Rafræn Reykjavík er einkasvæði íbúa á vef Reykjavíkurborgar (www.reykjavik.is) þar sem hægt er að sækja
um þjónustu borgarinnar og möguleiki er á gagnvirkum samskiptum milli íbúa og borgaryfirvalda. Rafræn
Reykjavík er í fararbroddi varðandi rafræna stjórnsýslu hér á landi en sérstaða hennar felst í umfangi
þjónustunnar og áherslu á sjálfvirkni og sjálfsafgreiðslu.
Rafrænar umsóknir á vegum Reykja-
víkurborgar eru átján talsins. Hægt er að
sækja um byggingarleyfi, leikskólapláss,
ferðastyrk í gegnum Reykjavík Loftbrú og
eignaskiptayfirlýsingu í Rafrænu Reykjavík,
svo nokkrar umsóknir séu nefndar. Fjórar
umsóknanna eru það sem við köllum
algagnvirkar. Það eru umsóknir um
grunnskóla, tónlistarskóla, frístundaheimili
og sumarstörf hjá Vinnumiðlun ungs
fólks. Íbúar geta skráð sig inn í Rafrænni
Reykjavík, fyllt út umsókn rafrænt og fylgst
með afgreiðslu hennar. Með því að fara inn
á „mínar síður“ er hægt að sjá stöðu mála og
fylgjast með skilaboðum sem eru send út
þegar staða umsóknar breytist.
Á síðasta ári, 2006, voru um 8.000
gagnvirkar umsóknir um grunnskóla,
frístundaheimili og tónlistarskóla sendar
í gegnum Rafræna Reykjavík. Í dag hafa
rúmlega 10.000 einstaklingar aðgang að
„mínum síðum“. Umfangið er því mikið og fer
ört vaxandi.
Reynsla af sjálfsafgreiðslu
Könnun sem gerð var í sumar á viðhorfi
íbúa sem nýttu sér þjónustu Rafrænnar
Reykjavíkur kom mjög vel út. Fólki fannst
auðvelt að nota þjónustugáttina, það var
ánægt með sjálfsafgreiðsluna og vildi
meiri vefþjónustu. Þessi niðurstaða er mikil
hvatning fyrir borgina til að halda áfram að
efla og bæta rafræna þjónustu.
Áður en boðið er upp á nýja þjónustu þarf hinsvegar að greiða úr flækjum af
ýmsum toga. Reynsla Reykjavíkurborgar hefur sýnt að undirbúningsvinna
skilar sér margfalt til baka í færri vandamálum og kostnaðarsömum
breytingum eftir á. Þarfagreining, vönduð greining á verkferlum og
allsherjarinnanhússtiltekt ásamt því að kynna sér lausnir í boði eru
grundvöllur að góðri vegferð. Mikil vinna hefur farið fram við að safna saman
gögnum um þjónustuþætti Reykjavíkurborgar og byggja gagnagrunn um
þjónustu borgarinnar sem nýtist bæði almenningi sem sækir upplýsingar
á vefinn og starfsmönnum borgarinnar. Þjónustulýsingarnar gera það að
verkum að allar upplýsingar um þjónustu og starfsemi borgarinnar eru
aðgengilegar.
Flókin vandamál til úrlausnar
Við uppbyggingu rafrænnar þjónustu hefur Reykjavíkurborg þurft að
takast á við flókin vandamál, s.s. tengingar við mörg og ólík bakendakerfi,
tengingar og samstarf við stofnanir og fyrirtæki af ýmsum toga, lagalegar
hindranir og flóknar kröfur um fylgiskjöl eða gögn sem erfitt getur verið að
uppfylla. Nokkrar hindranir sem enn eru óleystar eru til dæmis tenging við
sýslumannsembættið í Reykjavík, tenging við ríkisskattstjóra og aðgangur
að rafrænum skólavottorðum. Einnig er unnið að því að finna farsæla leið
til að fá rafrænar undirskriftir frá fleiri en einum aðila. Þar sem sjálfvirkni
á vef er ný af nálinni þarf enn að ryðja ýmsum tæknilegum og lagalegum
hindrunum úr vegi. Eins tekur það suma borgara nokkurn tíma að venjast
og tileinka sér þessa nýju samskiptamöguleika og þjónustu.
Aukin þjónusta og þátttaka íbúa
Þjónustugátt Rafrænnar Reykjavíkur býður upp á mikla möguleika
hvað sjálfsafgreiðslu íbúa Reykjavíkurborgar varðar. Mikill vilji er innan
borgarinnar fyrir því að efla rafræna þjónustu við íbúa enn frekar og verður
það gert markvisst.
Mörg spennandi verkefni eru í gangi eða að fara af stað á næstunni.
Nýlega var svokallað netspjall við starfsmenn borgarinnar tekið í notkun.
Samskiptakerfið heitir Svarbox og er framleitt af Modernus. Netspjallið
Höfundur: Regína Ásvaldsdóttir, sviðsstjóri þjónustu- og rekstrarsviðs.
Sjálfsafgreiðsla á www.reykjavik.is:
Regína Ásvaldsdóttir.