UTBlaðið - 03.03.2007, Blaðsíða 25

5
Reikningana rafrænt – pappírinn burt
Íslenskt samfélag er komið einu skrefi nær því að rafvæða öll viðskipti í landinu með því að skilgreina
form fyrir einfalda rafræna reikninga. Fjársýsla ríkisins mun fyrir hönd hins opinbera taka á móti slíkum
reikningum í vor, með það að markmiði að allar stofnanir ríkisins geti tekið við rafrænum reikningum fyrir
árslok 008.
Undanfarið hafa æ fleiri fyrirtæki reynt að minnka pappírsnotkun og miðla
upplýsingum til neytenda rafrænt. Flugfélögin eru að mestu hætt að gefa
út pappírsfarseðla, en senda þeim tölvupóst sem keypt hafa ferðir sínar á
heimasíðu félaganna. Atlantsolía sendir fólki kvittanir í tölvupósti og fleira
mætti nefna.
Rafræn viðskipti eru ekki nýtt fyrirbæri. Fyrir rúmlega 40 árum hófu menn
tilraunir við að senda pantanir og reikninga á milli fyrirtækja á rafrænu
formi. Árangurinn varð EDI-formið sem varð að alþjóðlegum staðli undir
heitinu EDIFACT. Staðall sá hefur verið í notkun hér á landi sl. 20 ár og
reynst afar vel. Fyrirtæki í vörudreifingu eða flutningum hafa notað hann
til að miðla upplýsingum um vörur og vöruskil sín á milli og einnig á milli
vöruhúsa og verslana. Nú er svo komið að heildsalar geta vart selt stóru
verslunarkeðjunum vöru, nema þeir geti tekið við pöntun á rafrænu formi.
Í aðfangakeðjunni eru upplýsingar um vörurnar, vörulistar, pantanir og
reikningar hluti af vörunni. Upplýsingakerfin eru því að verða hjartað í
starfsemi fyrirtækja. En viðskipti neytenda við verslanir eru miklu einfaldara
ferli, þar sem tíðkast reikningar vegna tilfallandi viðskipta. Viðskipti á
Netinu eru pappírslaus til þess að einfalda fyrirkomulag viðskiptanna.
Hægt er að veita ódýra hagkvæma þjónustu á Netinu, t.d. eins skiptis
aðgang að heimasíðu upp á örfáar krónur eða jafnvel aura. Sama gildir
um megnið af kaupum ríkisins á vöru og þjónustu – reikningarnir eru mjög
einfaldir.
Rafrænt form reikninga
Í febrúar 2005 tóku gildi lög í Danmörku sem skylduðu öll fyrirtæki landsins
til að senda reikninga á rafrænu formi til ríkisins annars fengjust þeir ekki
greiddir. Frægt dæmi er af danska skattinum sem fékk pappírsreikning
frá fyrirtækinu sem vistaði heimasíðu þeirra. Reikningurinn fékkst ekki
greiddur og áður en hann lokst komst í rafrænt form, var síðunni lokað.
Þetta átak Dana hefur nú staðið í tvö ár og er árangurinn mjög góður.
Fljótlega varð ljóst að svipað fyrirkomulag við miðlun reikninganna hentaði
vel á Íslandi og tóku því ICEPRO-samtökin að sér að aðlaga formið fyrir
íslenskar aðstæður. Þá hófst samstarf milli Norðurlandaþjóðanna um
samræmingu rafrænna skjala, þ.á m. pantana og reikninga.
Stuðst er við svokallað XML-form sem er aðferð til að lýsa innihaldi
rafrænna skeyta og senda upplýsingar á milli tölvukerfa. XML er staðall
sem hefur þróast samhliða Netinu og er hugsaður til að senda upplýsingar
milli tölvukerfa. Kosturinn við hann er að hann hentar vel til að miðla
upplýsingum milli tölva sem geta komið sér saman um hvert innihald skeyta
er. Þegar sátt er milli aðila í viðskiptalífinu um form einfaldra reikninga er
auðvelt fyrir hönnuði upplýsingakerfa að nýta sér þetta form, því vitað er
að vaxandi fjöldi kerfa mun geta unnið með það í framtíðinni. Þegar aðilar
eiga í viðskiptum munu tölvukerfi sendanda einfaldlega vísa í þetta form
og ef kerfi móttakanda þekkir það, er einfalt að miðla reikningum milli
aðilanna.

Innleiðing á Íslandi
Hér á landi tíðkast EDI-form reikninga sem hentar vel stærri fyrirtækjum,
en síður smærri fyrirtækjum eða einstaklingum. Íslenska ríkið hefur
undanfarin misseri skipulagt rafræn innkaup með notkun XML-reikninga
í huga. Því féll átak Dana vel að stefnumótun íslenska ríkisins. Til að ná
sátt við atvinnulífið um form reikninga var ákveðið að vísa þessu máli til
ICEPRO, samtaka um rafræn viðskipti, og tóku þau að sér að þróa form
rafræns reiknings fyrir íslenskt atvinnulíf.
Handbók ICEPRO um notkun XML-reikninga var tilbúin í lok árs 2006.
Stuðst er við svokallaðan UBL 2.0-staðal og hefur þessi vinna verið unnin
í samstarfi norrænna þjóða. Því munu íslenskir reikningar og pantanir geta
runnið óbreytt á milli tölvukerfa Íslands og Norðurlandanna.
Þessa dagana er verið að undirbúa innleiðingu rafrænna reikninga hjá
íslenska ríkinu. Unnið er að því að allar stofnanir ríkisins geti tekið við
reikningum á rafrænu formi. Þar mun verða stuðst við handbók ICEPRO
og byggt á því formi. Í framhaldi af því verður þess óskað að þau fyrirtæki
sem geta nýtt sér XML-form, sendi reikninga til ríkisins á því formi. Einnig
er þess vænst að stuðningur við þetta form verði til staðar í bankakerfinu
og flutningsneti símafyrirtækjanna.
Næstu skref
Þess er vænst að vaxandi hluti ýmissa
viðskiptaskjala verði á rafrænu formi
á næstu árum. Sama mun gilda um
pantanir og reikninga. Reikningar
frá þjónustuaðilum og birgjum munu
verða pappírslausir á næstu árum.
Það er spurning hvort farin verði sú leið að lögleiða þetta fyrirkomulag
– þ.e. að allir verði skyldaðir til að senda ríkinu reikninga á rafrænu formi.
Það eru rök bæði með og á móti. Huga þarf að því hvernig litlir aðilar og
einyrkjar gætu nýtt sér þessa tækni, án þess að hún verði þeim byrði sem
kostar meir en hún getur sparað. Á móti þarf líka að huga að því að tryggja
litlum aðilum aðgang að viðskiptanetum stærri fyrirtækja svo þeir verði
ekki útilokaðir frá viðskiptum af tæknilegum ástæðum.
Höfundar: Bergþór Skúlason, Fjársýslu ríkisins, og Örn S. Kaldalóns, framkvæmdastjóri ICEPRO.
· Upplýsingar um fjárhagsstöðu
· Upplýsingar um nám barna
· Rafrænar umsóknir
· Formleg erindi til bæjarins
· Umræður og fyrirspurnir
· Skoðanakannanir
· Samráðsmál
Reykjanesbær
Þinn bær á netinu
Reykjanesbær leggur áherslu á skjóta og vandaða upplýsingagjöf
og hentugt samráðsferli við íbúa.
Mitt Reykjanes er spennandi möguleiki í rafrænni stjórnsýslu en
þar gefst íbúum kostur á að reka erindi sín við stjórnsýslu
bæjarins á rafrænan hátt og fá svör til baka á sama máta.
Þess er vænst að vaxandi hluti ýmissa
viðskiptaskjala verði á rafrænu formi
á næstu árum. Sama mun gilda um
pantanir og reikninga.