Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 44

44
bókasafnið 37. árg. 2013
Eigin flokkunarkerfi notenda
Eðlilegt er að einhver skjöl starfsfólks falli utan rafræns skjala-
stjórnarkerfis skipulagsheildar. Samræmt skjalaflokkunarkerfi
er hluti af RSSK og þau skjöl sem fara þar inn eru flokkuð sam-
kvæmt því. Þannig eru öll skjöl inni í RSSK flokkuð á samræmd-
an hátt. En þegar starfsfólk geymir skjöl sín utan RSSK vandast
málið.
Allir viðmælendurnir í stofnun B höfðu komið sér upp ein-
hverskonar skjalaflokkunarkerfi eftir eigin höfði, án samræmis
við hið opinbera skjalaflokkunarkerfi stofnunarinnar. Vinsælast
virtist að flokka fyrst eftir verkefnum en nota síðan landfræði-
lega flokkun eða tímaröð til nánari undirskiptingar. Þeir sem
höfðu lagt meiri vinnu í að skipuleggja flokkunarkerfi sín virt-
ust ánægðari með þau en þeir sem minna höfðu lagt í skipu-
lagninguna. Flestir voru sammála um að erfiðast væri að skipu-
leggja tölvupóst og ljósmyndir í tölvunni. Tölvupósturinn var
fljótur að safnast upp, ekki síst þegar fólk vissi ekki hvort að
tiltekið skeyti ætti heima í RSSK en þorði samt ekki að henda
því. Enginn þátttakendanna notaði hinn sameiginlega ljós-
myndagrunn stofnunarinnar. Bæði við vistun og leit skjala
fannst fjórum viðmælendum af átta óþægilegt hvað hægt var
að velja um marga geymslustaði. Ætti skjalið erindi til sam-
starfsfélaga rataði það oftast á einhverskonar sameignardrif en
annars var það geymt á einkadrifi eða í skjölin mín. Skjöl áttu
það til að tvöfaldast, til dæmis þegar skeyti voru afrituð úr
tölvupósthólfinu eða þegar bráðabirgðaútgáfa af skjali var
vistuð á skjáborð og var það flestum óþægileg upplifun.
Öryggisleysi notenda
Allir viðmælendur upplifðu öryggisleysi í skjalamálum í mis-
miklum mæli. Hér verður greint frá helstu þáttum sem orsök-
uðu öryggisleysi þátttakenda.
Í flestum viðtölum var talsverður hugtakaruglingur á ferð-
inni. Í sex viðtölum af átta kom í ljós að þegar spurt var um
skjalaflokkunarkerfið fengust svör um RSSK og virtist tölvukerf-
ið vera einskonar samnefnari fyrir allt varðandi skjalastjórn
innan stofnunarinnar. Öryggisleysi fólks í skjalamálum tengdist
ekki einungis vistun skjala innan RSSK heldur einnig vistun
margvíslegra skjala við ýmiskonar aðstæður. Fjöldi mögulegra
geymslustaða virtist rugla fólk í ríminu og það áttaði sig ekki
alltaf á hvar best væri að setja tiltekið skjal í hvert sinn. Einn
viðmælandinn talaði um flöskuhálsana tvo, það er að segja
hvort skjalið ætti að vistast í RSSK, og ef svo, undir hvaða skjala-
númeri. Í ljós kom að allir viðmælendurnir höfðu annað hvort
lent í vandræðum með annan flöskuhálsinn eða báða og áttu
því í erfiðleikum með að meta hvort að skjal ætti að fara inn í
RSSK og að finna rétt skjalanúmer fyrir það. Allir viðmælend-
urnir áttu í einhverjum tilvikum erfitt með að eyða skjölum.
Þetta gátu verið pappírsskjöl eða rafræn skjöl. Oftast var minnst
á tölvupóstinn og sameignina í því sambandi. Því er ekki skrítið
að mörgum þætti magn skjala orðið yfirþyrmandi. Að lokum
kom í ljós að allir þátttakendur vildu fá auknar leiðbeiningar og
fræðslu um skjalamál. Ekki aðeins varðandi notkun RSSK held-
ur einnig varðandi almenna skipulagningu og vistun skjala.
Viðhorf gagnvart skjalamálum
Viðmælendurnir höfðu margvíslegar og um margt ólíkar skoð-
anir á ýmsum þáttum skjalamála stofnunarinnar.
Tveir viðmælendanna lýstu jákvæðri reynslu af sameigninni
en fimm lýstu fremur neikvæðu viðhorfi til hennar. Þeim fannst
erfitt að finna þar skjöl og þótti sameignin stækka of hratt
vegna skipulagsleysis. Viðhorfin gagnvart RSSK voru blendin.
Meðal neikvæðra þátta var kostnaður og jafnframt að flókin
uppsetning kerfisins virkaði hamlandi á notendur. Talað var um
að stundum væri erfitt að finna skjöl, að tæknilegir örðugleikar
fældu notendur frá, að kerfið væri óþjált í notkun og notendur
óöruggir vegna þekkingarleysis. Þegar jákvæðu þættirnir voru
skoðaðir kom í ljós að fólki fannst kerfið öruggur geymslu-
staður fyrir skjölin auk þess sem því þótti gott að hafa kerfið.
Einnig var nefnt að það væri fremur auðvelt að læra á kerfið, að
leitin væri auðveld, svo og vistunin. Viðhorf gagnvart skjala-
flokkunarkerfi stofnunarinnar voru á nokkra vegu. Þegar
minnst var á skjalaflokkunarkerfið fannst flestum það vera
stórt og flókið. Galli þótti hversu úrelt það var orðið. Á þeim
tíma sem viðtölin fóru fram var verið að vinna í endurskoðun
skjalaflokkunarkerfisins. Allir voru sammála um að jákvætt hafi
verið að ráðast í að endurskoða skjalaflokkunarkerfið, ekki síst
þar sem það var gert í samráði við starfsfólk stofnunarinnar.
Viðhorf fólks gagnvart formlegu skipulagi skjalamála stofnun-
arinnar voru síðan tvenns konar. Öllum fannst mikilvægt að
skrá skjöl stofnunarinnar samkvæmt settum reglum og hafa
þau til reiðu. Á fundi yfirstjórnar stofnunarinnar kom hins vegar
fram að mörgum stjórnendanna þótti óþarfi að skila skjölun-
um til Þjóðskjalasafns Íslands á tilsettum tíma, enda var það
ekki gert. Að lokum lýstu þátttakendur mismunandi viðhorfi
gagnvart því hversu sjálfsagðan hluta af starfi sínu þeir töldu
skjalamálin vera. Tveir viðmælendanna töldu skjalamálin sjálf-
sagðan hluta af starfinu og sinntu honum í samræmi við verk-
lagsreglur stofnunarinnar. Fjórir viðmælendanna áttuðu sig á
mikilvægi miðlægrar, rafrænnar skráningar skjala en tóku ekki
virkan þátt í skráningunni. Að lokum má nefna að einn við-
mælendanna gerði greinarmun á skjalatiltekt og skjalavistun. Í
hans augum var skjalatiltekt hálfgerð tímasóun en skjalavistun
sjálfsagður hluti af starfinu.
Áhrif stjórnunar
Þrátt fyrir að engin spurning á viðtalsrammanum hafi snúið að
stjórnun, töluðu þátttakendur talsvert um stjórnun, bæði stjór-
nun stofnunarinnar í heild sem og skjalastjórn stofnunarinnar.
Fimm viðmælendur af átta störfuðu hjá stofnuninni um tíu
árum fyrr þegar innleiðing RSSK og skjalaflokkunarkerfisins fór
fram. Misjafnt var hvernig þessir viðmælendur upplifðu inn-
leiðinguna en flestir voru sammála um að betur hefði mátt
takast til. Greinilegt var að þekkingu á verklagsreglum skorti
þegar kom að skráningu og meðferð skjala. Skráning og frá-
gangur skjala var hluti af starfi allra þátttakendanna en fæstir
gáfu sér tíma til þess að sinna þessum starfsþáttum reglulega.
Sumum fannst þeir jafnvel ekki vera að vinna vinnuna sína
þegar þeir gengu frá skjölum sínum. Aðeins einn viðmælend-
anna minntist á að hafa fengið leiðsögn á borð við námskeið