Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 44

Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 44
44 bókasafnið 37. árg. 2013 Eigin flokkunarkerfi notenda Eðlilegt er að einhver skjöl starfsfólks falli utan rafræns skjala- stjórnarkerfis skipulagsheildar. Samræmt skjalaflokkunarkerfi er hluti af RSSK og þau skjöl sem fara þar inn eru flokkuð sam- kvæmt því. Þannig eru öll skjöl inni í RSSK flokkuð á samræmd- an hátt. En þegar starfsfólk geymir skjöl sín utan RSSK vandast málið. Allir viðmælendurnir í stofnun B höfðu komið sér upp ein- hverskonar skjalaflokkunarkerfi eftir eigin höfði, án samræmis við hið opinbera skjalaflokkunarkerfi stofnunarinnar. Vinsælast virtist að flokka fyrst eftir verkefnum en nota síðan landfræði- lega flokkun eða tímaröð til nánari undirskiptingar. Þeir sem höfðu lagt meiri vinnu í að skipuleggja flokkunarkerfi sín virt- ust ánægðari með þau en þeir sem minna höfðu lagt í skipu- lagninguna. Flestir voru sammála um að erfiðast væri að skipu- leggja tölvupóst og ljósmyndir í tölvunni. Tölvupósturinn var fljótur að safnast upp, ekki síst þegar fólk vissi ekki hvort að tiltekið skeyti ætti heima í RSSK en þorði samt ekki að henda því. Enginn þátttakendanna notaði hinn sameiginlega ljós- myndagrunn stofnunarinnar. Bæði við vistun og leit skjala fannst fjórum viðmælendum af átta óþægilegt hvað hægt var að velja um marga geymslustaði. Ætti skjalið erindi til sam- starfsfélaga rataði það oftast á einhverskonar sameignardrif en annars var það geymt á einkadrifi eða í skjölin mín. Skjöl áttu það til að tvöfaldast, til dæmis þegar skeyti voru afrituð úr tölvupósthólfinu eða þegar bráðabirgðaútgáfa af skjali var vistuð á skjáborð og var það flestum óþægileg upplifun. Öryggisleysi notenda Allir viðmælendur upplifðu öryggisleysi í skjalamálum í mis- miklum mæli. Hér verður greint frá helstu þáttum sem orsök- uðu öryggisleysi þátttakenda. Í flestum viðtölum var talsverður hugtakaruglingur á ferð- inni. Í sex viðtölum af átta kom í ljós að þegar spurt var um skjalaflokkunarkerfið fengust svör um RSSK og virtist tölvukerf- ið vera einskonar samnefnari fyrir allt varðandi skjalastjórn innan stofnunarinnar. Öryggisleysi fólks í skjalamálum tengdist ekki einungis vistun skjala innan RSSK heldur einnig vistun margvíslegra skjala við ýmiskonar aðstæður. Fjöldi mögulegra geymslustaða virtist rugla fólk í ríminu og það áttaði sig ekki alltaf á hvar best væri að setja tiltekið skjal í hvert sinn. Einn viðmælandinn talaði um flöskuhálsana tvo, það er að segja hvort skjalið ætti að vistast í RSSK, og ef svo, undir hvaða skjala- númeri. Í ljós kom að allir viðmælendurnir höfðu annað hvort lent í vandræðum með annan flöskuhálsinn eða báða og áttu því í erfiðleikum með að meta hvort að skjal ætti að fara inn í RSSK og að finna rétt skjalanúmer fyrir það. Allir viðmælend- urnir áttu í einhverjum tilvikum erfitt með að eyða skjölum. Þetta gátu verið pappírsskjöl eða rafræn skjöl. Oftast var minnst á tölvupóstinn og sameignina í því sambandi. Því er ekki skrítið að mörgum þætti magn skjala orðið yfirþyrmandi. Að lokum kom í ljós að allir þátttakendur vildu fá auknar leiðbeiningar og fræðslu um skjalamál. Ekki aðeins varðandi notkun RSSK held- ur einnig varðandi almenna skipulagningu og vistun skjala. Viðhorf gagnvart skjalamálum Viðmælendurnir höfðu margvíslegar og um margt ólíkar skoð- anir á ýmsum þáttum skjalamála stofnunarinnar. Tveir viðmælendanna lýstu jákvæðri reynslu af sameigninni en fimm lýstu fremur neikvæðu viðhorfi til hennar. Þeim fannst erfitt að finna þar skjöl og þótti sameignin stækka of hratt vegna skipulagsleysis. Viðhorfin gagnvart RSSK voru blendin. Meðal neikvæðra þátta var kostnaður og jafnframt að flókin uppsetning kerfisins virkaði hamlandi á notendur. Talað var um að stundum væri erfitt að finna skjöl, að tæknilegir örðugleikar fældu notendur frá, að kerfið væri óþjált í notkun og notendur óöruggir vegna þekkingarleysis. Þegar jákvæðu þættirnir voru skoðaðir kom í ljós að fólki fannst kerfið öruggur geymslu- staður fyrir skjölin auk þess sem því þótti gott að hafa kerfið. Einnig var nefnt að það væri fremur auðvelt að læra á kerfið, að leitin væri auðveld, svo og vistunin. Viðhorf gagnvart skjala- flokkunarkerfi stofnunarinnar voru á nokkra vegu. Þegar minnst var á skjalaflokkunarkerfið fannst flestum það vera stórt og flókið. Galli þótti hversu úrelt það var orðið. Á þeim tíma sem viðtölin fóru fram var verið að vinna í endurskoðun skjalaflokkunarkerfisins. Allir voru sammála um að jákvætt hafi verið að ráðast í að endurskoða skjalaflokkunarkerfið, ekki síst þar sem það var gert í samráði við starfsfólk stofnunarinnar. Viðhorf fólks gagnvart formlegu skipulagi skjalamála stofnun- arinnar voru síðan tvenns konar. Öllum fannst mikilvægt að skrá skjöl stofnunarinnar samkvæmt settum reglum og hafa þau til reiðu. Á fundi yfirstjórnar stofnunarinnar kom hins vegar fram að mörgum stjórnendanna þótti óþarfi að skila skjölun- um til Þjóðskjalasafns Íslands á tilsettum tíma, enda var það ekki gert. Að lokum lýstu þátttakendur mismunandi viðhorfi gagnvart því hversu sjálfsagðan hluta af starfi sínu þeir töldu skjalamálin vera. Tveir viðmælendanna töldu skjalamálin sjálf- sagðan hluta af starfinu og sinntu honum í samræmi við verk- lagsreglur stofnunarinnar. Fjórir viðmælendanna áttuðu sig á mikilvægi miðlægrar, rafrænnar skráningar skjala en tóku ekki virkan þátt í skráningunni. Að lokum má nefna að einn við- mælendanna gerði greinarmun á skjalatiltekt og skjalavistun. Í hans augum var skjalatiltekt hálfgerð tímasóun en skjalavistun sjálfsagður hluti af starfinu. Áhrif stjórnunar Þrátt fyrir að engin spurning á viðtalsrammanum hafi snúið að stjórnun, töluðu þátttakendur talsvert um stjórnun, bæði stjór- nun stofnunarinnar í heild sem og skjalastjórn stofnunarinnar. Fimm viðmælendur af átta störfuðu hjá stofnuninni um tíu árum fyrr þegar innleiðing RSSK og skjalaflokkunarkerfisins fór fram. Misjafnt var hvernig þessir viðmælendur upplifðu inn- leiðinguna en flestir voru sammála um að betur hefði mátt takast til. Greinilegt var að þekkingu á verklagsreglum skorti þegar kom að skráningu og meðferð skjala. Skráning og frá- gangur skjala var hluti af starfi allra þátttakendanna en fæstir gáfu sér tíma til þess að sinna þessum starfsþáttum reglulega. Sumum fannst þeir jafnvel ekki vera að vinna vinnuna sína þegar þeir gengu frá skjölum sínum. Aðeins einn viðmælend- anna minntist á að hafa fengið leiðsögn á borð við námskeið
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64

x

Bókasafnið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.