Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 46

46
bókasafnið 37. árg. 2013
talið mikilvægt að hanna skjalaflokkunarkerfi þannig að sem
minnst hætta sé á að skjal geti flokkast á fleiri en einn stað
(Robek o.fl., 1995; CECA, 2008).
Í fjórða lagi voru allir viðmælendurnir nema einn, sem ekki
hafði skoðun á málinu, sammála um að endurskoða þyrfti
skjalaflokkunarkerfið enda hefði það úrelst í áranna rás. Einn
viðmælendanna hafði til dæmis orð á því að flokkarnir al-
mennt efni og ýmislegt væru of mikið notaðir. Því virðist sem
úrelt skjalaflokkunarkerfi hafi haft hamlandi áhrif á skjala-
vistunarferli starfsmanna stofnunar B. Regluleg endurskoðun
skjalaflokkunarkerfa er einmitt nauðsynleg og telst mikilvæg-
ur þáttur í innleiðingarferli skjalastjórnar- og skjalaflokkunar-
kerfa. Má þar nefna verklagsreglur á borð við Málalykil Þjóð-
skjalasafns Íslands (Kristjana Kristinsdóttir o.fl., 2009), ýmsa
staðla og staðalígildi á borð við ÍST ISO 15489:2001, MoReq2 og
DIRKS (Staðlaráð Íslands, 2005; CECA, 2008; National Archives
of Australia, 2001) ásamt fjölda rannsókna og fræðilegra yfir-
litsgreina (Cisco og Jackson, 2005; Bruno og Richmond, 2003;
Bedford og Morelli, 2006; Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2006b).
Í fimmta lagi skipti máli að starfsfólk væri haft með í ráðum
við hönnun skjalaflokkunarkerfisins. Þrír þátttakenda minnt-
ust á að samvinna við notendur væri nauðsynleg við breyt-
ingarnar og í þátttökuathuguninni var rætt um hversu jákvætt
væri að starfsfólk hefði fengið að vera með í ráðum. Svo virðist
sem virk þátttaka starfsfólks stofnunar B við endurhönnun
skjalaflokkunarkerfis stofnunarinnar hafi haft hvetjandi áhrif á
starfsfólk og aukið áhuga þess á skjalaflokkun og vistun skjala.
Þátttaka notenda við þróun skjalaflokkunarkerfa er almennt
talin mjög til bóta og hjálpa til við að gera kerfin notendavæn
(Gregory, 2005; Jeffrey-Cook, 2005; Morelli, 2005; Jóhanna
Gunnlaugsdóttir, 2009).
Í sjötta lagi hafði það hvetjandi áhrif ef tekið var tillit til
þarfa starfsfólks varðandi skipulagningu, vistun og leit. Gar-
rido (2008) telur að skjalavistunarvenjur fólks verði að skoða
og taka með í reikninginn þegar nýtt skjalaflokkunarkerfi er
hannað. Ef starfsfólki finnst t.d. þægilegt að flokka ákveðin
skjöl eftir landssvæðum ætti að aðlaga flokkunarkerfið að
því. Jones (2008) tekur í svipaðan streng þegar hann segir að
koma þurfi til móts við þarfir starfsfólks. Þyki því til að mynda
þægilegt að vinna með skjöl í möppum, sem eru algengur raf-
rænn vistunarmáti, eigi kerfið að endurspegla það gagnvart
notendum. Ef hönnuðir skjalaflokkunarkerfa koma til móts við
notendur ætti það að hafa hvetjandi áhrif á skjalavistunarferli
fólks (Garrido, 2008).
Þarfir starfsfólks, markmið stofnunar
Þegar skoðað var hvort munur væri annars vegar á þörfum og/
eða markmiðum starfsfólks þegar það flokkaði og héldi utan
um skjöl sín og hins vegar á markmiðum með hinni opinberu
skjalastjórn stofnunarinnar kom ákveðið misræmi í ljós. Allir
viðmælendur geymdu skjöl utan RSSK og var enginn þeirrar
skoðunar að öll skjöl ættu heima í einum gagnagrunni. Þetta
kom einnig fram í rannsókn Garrido (2008) á skjalaskipulagi
bankastarfsmanna. Sú hugsun að RSSK sé sameiginlegur
geymslustaður fyrir nánast öll skjöl skipulagsheildarinnar virð-
ist því yfirleitt fjarri starfsfólki. Inn í RSSK vildi fólk setja lokaút-
gáfur af skjölum; móttekin og send bréf, skýrslur auk skjala
sem greindu frá ákvarðanatöku starfsmanna. Skjöl utan RSSK
voru til dæmis drög, ýmis afrit og langflest tölvuskeyti. Þetta
samræmist rannsókn Garrido (2008), þar sem langfæst tölvu-
skeyti virtust rata inn í RSSK og aðeins lokaútgáfur skjala þóttu
þess verðar að fara þar inn. Svo virðist sem viðmælendum hafi
verið umhugað um að setja ekki hvað sem er inn í RSSK og að
skjal þyrfti að hafa ákveðið gildi eða gæði til þess að eiga þar
sess. Ýmislegt getur haft áhrif á þessa skoðun fólks, til dæmis
þær kröfur Þjóðskjalasafns Íslands að öllum skjölum RSSK skuli
einnig skilað á prentuðu formi eða að öll skjölin inni í RSSK
verði geymd um ókomna tíð. Einnig getur verið að fólk óttist
að ef öll skjöl verði sett inn í RSSK yfirfyllist það og endi eins og
tölvupósthólfið eða sameignin; troðfullur geymslustaður sem
erfitt er að leita í. Athygli vekur að til þess að halda utan um
skjölin sem ekki fóru inn í RSSK höfðu allir viðmælendur útbúið
sér flokkunarkerfi af einhverju tagi. Þessi kerfi reyndust nokk-
uð misjöfn hvað varðar skipulagningu og útfærslu en byggð-
ust þó öll upp á möppum. Sum kerfin voru vandlega útfærð og
ljóst að mikil vinna og reynsla lá þar að baki. Önnur kerfi voru
aðeins lauslega sett upp og þegar skipulaginu sleppti voru
notaðar möppur sem báru óljós nöfn á borð við „ýmislegt“ eða
„annað“. Jones (2008) bendir á að allir reyni að skipuleggja
skjölin sín. Þeir finna sér kerfi sem oftast inniheldur að minnsta
kosti eina „ýmislegt“ möppu og getur það orsakað óljóst
skipulag. Í rannsókn Garrido (2008) kemur ennfremur í ljós að
þrátt fyrir að fólk útbyggi sér kerfi til að skipuleggja skjölin
væri það oftast gert í flýti, jafnóðum og þörfin myndaðist.
Endurskoðun væri sjaldnast viðhöfð og smám saman úreltist
hluti kerfisins. Þegar margir starfsmenn vista á þennan hátt í
sameiginlegu kerfi, til dæmis á sameign, margfaldast vandinn
við að finna skjölin í frumskógi mappa sem margar bera óljós
heiti og enn aðrar eru úreltar. Jones (2008) telur að ákveðið bil
sé á milli þarfa skipulagsheildar og þarfa starfsmanna gagn-
vart skjalamálum. Á meðan skipulagsheildin hallast að sam-
ræmingu, samkvæmni og kerfisbundinni stjórn, forðast ein-
stakir starfsmenn stífar reglur og verkferla og styðja sam-
kvæmni einungis þegar þeim hentar. Skjöl þeirra lenda í lok-
uðum hólfum á borð við einkadrif og deildardrif. Slíkt fyrir-
komulag getur hindrað þekkingarstjórnun skipulagsheildar-
innar og unnið á móti kerfisbundinni skjalastjórn. Þrátt fyrir að
þetta geti mjög vel verið raunin má færa rök fyrir því að hér sé
aðeins um að ræða ólíkar leiðir starfsfólks og stofnunar. Spurn-
ingin er þá að hvaða markmiði leiðirnar liggja. Þrátt fyrir að
flokkunarkerfi viðmælendanna væru að mörgu leyti ólík var
aðalmarkmið fólks ætíð það að geta fundið skjölin aftur þegar
á þyrfti að halda og á sem skemmstum tíma. Markmiðin með
hinni opinberu skjalastjórn stofnunarinnar eru mun fleiri, svo
sem að þær upplýsingar sem finnast í skjölunum hagnýtist
stofnuninni, að tryggja öryggi skjalanna, að varðveita sögu
stofnunarinnar og sjá til þess með geymslu- og grisjunaráætl-
un að líftíma skjala verði stjórnað og skjöl safnist ekki upp. En
segja má að höfuðmarkmiðið hljóti að vera að geta fundið
skjölin aftur innan ásættanlegra tímamarka. Þannig reyndist