Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 45

45
bókasafnið 37. árg. 2013
en það var í tengslum við innleiðinguna og virtist því tals-
verður skortur á kennslu. Ekki talaði neinn viðmælendanna um
að skjalastjórn væri óþörf eða tímaeyðsla. Allir sýndu þeir þó
ákveðinn mótþróa gagnvart skjalamálunum, sem einkum kom
fram í því að þeir notuðu ekki þau tölvukerfi sem áttu að halda
utan um skjölin. Ljósmyndir fóru á einkadrif frekar en sameig-
inlegan ljósmyndagrunn, tölvuskeyti lágu í pósthólfum fólks
og sumir forðuðust RSSK eins og heitan eldinn. Fyrir þessu
lágu ýmsar ástæður en oftast var fólk þó að forðast óþægindi
og erfiðar ákvarðanir. Fátt virtist ýta á fólk að skrá skjöl sín en
þó var skjalastjórinn nokkrum sinnum nefndur í því sambandi.
Umræður
Þegar leitast var við finna svör við því hvað hefði helst áhrif á
viðhorf starfsfólks til rafræns skjalastjórnunarkerfis komu í ljós
þrír þættir sem virtust móta viðhorf þess: 1) þátttaka starfsfólks
í mótun verklagsreglna til dæmis og gerð skjalaflokkunarkerf-
is, 2) fræðsla og leiðsögn til starfsfólks og 3) áhrif stjórnunar
sem reyndust talsverð. Allir þessir þættir teljast mikilvægir við
innleiðingu RSSK (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2006b).
Þátttaka starfsfólks: Viðmælendum fannst þátttaka
almennra starfsmanna í mótun skjalamála stofnunarinnar
skipta máli. Einn viðmælandinn óskaði eftir skýrum leiðbein-
ingum um skjalavistun en fannst um leið mikilvægt að not-
endur hefðu eitthvað um þær að segja og mælti með því
að skipulögð umræða um þessi mál yrðu tekin upp innan
stofnunarinnar. Þrír þátttakenda töldu nauðsynlegt að hafa
notendur með í ráðum við gerð nýs skjalaflokkunarkerfis. Þess
eru mörg dæmi að þátttaka notenda hafi afar jákvæð áhrif
á viðhorf þeirra til skjalamála. (Gregory, 2005; Jeffrey-Cook,
2005; Morelli, 2005; Connelly, 2007; Jóhanna Gunnlaugsdóttir,
2009).
Fræðsla og leiðsögn: Með tilkomu rafrænna kerfa á
borð við tölvupóst, sameignardrif og veraldarvefinn berast
skjöl til og frá stofnunum og innan stofnana á hraðan og
fjölbreyttan máta. Sá möguleiki er varla fyrir hendi lengur að
einn starfsmaður sinni öllum skjalamálum stofnunar. Því er
nauðsynlegt að allir starfsmenn, sem á annað borð senda eða
taka á móti erindum, fái öfluga fræðslu um skjalamál sinnar
stofnunar. Megindlega rannsóknin sýndi að fræðsla hafði
áhrif á viðhorf starfsfólks til RSSK og þá einkum persónuleg
fræðsla. Þátttakendur töldu eina helstu hindrunina við notkun
RSSK vera skort á fræðslu og eigið kunnáttuleysi. Fræðsla og
aðstoð samstarfsfólks var hins vegar á meðal þess sem helst
hjálpaði þeim við notkun RSSK. Þessi rannsókn styður það
sem aðrar rannsóknir hafa sýnt; að fræðsla skiptir meginmáli
eigi innleiðing á RSSK að heppnast (Jóhanna Gunnlaugsdóttir,
2006b, 2007; Bedford og Morelli, 2006).
Verklagsreglur eru mikilvægt tæki til að miðla upplýsingum
til starfsfólks á samræmdan hátt (Staðlaráð Íslands, 2005; Jo-
hnston og Bowen, 2005). Í megindlegu rannsókninni kom fram
að stofnun B skar sig úr hvað varðaði verklagsreglur. Þar könn-
uðust fæstir við að verklagsreglur um skráningarferli skjala í
RSSK hefðu verið innleiddar. Af þeim starfsmönnum stofnunar
B sem vissu að verklagsreglur væru til staðar taldi enginn að
þær væru frekar eða mjög skýrar og gagnlegar. Þetta bendir
til þess að verklagsreglum varðandi skjalamál, eða kynningu á
þeim, hafi verið ábótavant innan stofnunar B.
Stjórnun: Verklagsreglur og fræðsla tengjast einnig
stjórnun sem er veigamikill þáttur þegar kemur að viðhorfi
starfsfólks gagnvart skjalamálum skipulagsheilda (Jóhanna
Gunnlaugsdóttir, 2006b; Bedford og Morelli, 2006; Gregory,
2005). Það er ekki sjálfgefið að starfsfólk fái næga leiðsögn,
nái sjálfsöryggi í skjalavistun og skjalaheimt og að skýrar
verklagsreglur verði til. Þessu ferli þarf að stjórna. Í megindlegu
rannsókninni kom fram að á meðan tæplega 40% starfsmanna
stofnunar B nefndu að tímaleysi hindraði þá við að nota RSSK
nefndi enginn í stofnun C það. Ef gert er ráð fyrir að vinnuálag sé
sambærilegt hjá starfsmönnum þessara tveggja stofnana má
spyrja hvort þessi mikli munur kunni að endurspegla ákveðið
viðhorf innan stofnunar C. Að notkun skjalastjórnarkerfisins sé
þar, fremur en í stofnun B, orðin sjálfsagður hluti af verkefnum
hvers starfsmanns en ekki eitthvað sem tekur tíma frá
„vinnunni“. Skýr skilaboð frá stjórnendum gætu hjálpað til við
að byggja upp slíkt viðhorf gagnvart skjalamálum (Jóhanna
Gunnlaugsdóttir, 2007; Bedford og Morelli, 2006) en svo
virðist sem stjórnendur stofnunar B hafi ekki náð að miðla
slíkum skilaboðum til starfsmanna. Í eigindlegu rannsókninni
kom fram að fimm af átta viðmælendum töldu sig ekki hafa
tíma til að ganga frá skjölum sínum þó þeim öllum þætti þetta
vera mikilvægt verkefni. Kannski hefði hvatning stjórnenda og
upplýsingagjöf um kröfur til starfsmanna hjálpað fólki að átta
sig á því að gefa þyrfti frágangi skjala ákveðinn tíma. Einnig væri
gott ef starfslýsingar fólks innihéldu stutta lýsingu á kröfum
stofnunarinnar gagnvart starfsfólki um frágang vinnuskjala.
Mestu máli skiptir þó að stjórnendur gangi á undan með góðu
fordæmi og noti sjálfir RSSK (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2007).
Hinir sex eiginleikar skjalaflokkunarkerfis
Skjalaflokkunarkerfi er stór hluti af RSSK. Þegar athugað var
hvaða þættir hefðu hvetjandi eða hamlandi áhrif á skjalavist-
unarferli almennra starfsmanna, reyndust það vera sex eigin-
leikar skjalaflokkunarkerfis sem höfðu helst áhrif.
Í fyrsta lagi óskuðu flestir viðmælendanna eftir einföldun á
skjalaflokkunarkerfi stofnunarinnar. Mælt er með því að hafa
skjalaflokkunarkerfi einföld í sniðum ásamt því að halda þeim
í hóflegri stærð (Cisco og Jackson, 2005; Jeffrey-Cook, 2005).
Í öðru lagi nefndu viðmælendur stærð skjalaflokkunarkerfis-
ins. Of lítil kerfi nýta ekki til fulls möguleika stigveldisskipaðra
kerfa á þann hátt að hætta getur verið á að of ólík skjöl lendi
undir sama skjalanúmeri. Of stór kerfi þykja hins vegar ekki
notendavæn því þá á fólk erfitt með að hafa yfirsýn yfir kerfið
og tapar þræðinum (Bruno og Richmond, 2003; Jeffrey-Cook,
2005). Þannig má hugsa sér að einföld og aðgengileg skjala-
flokkunarkerfi hafi hvetjandi áhrif á skjalavistunarferli starfs-
manna.
Í þriðja lagi vildi fólk sem minnsta skörun. Margir
viðmælendanna áttu í erfiðleikum með að ákvarða skjölum
stað við vistun. Stundum fannst fólki að skjölin gætu átt heima
á fleiri en einum stað í skjalaflokkunarkerfinu. Í öllu falli er