Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 45

Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 45
45 bókasafnið 37. árg. 2013 en það var í tengslum við innleiðinguna og virtist því tals- verður skortur á kennslu. Ekki talaði neinn viðmælendanna um að skjalastjórn væri óþörf eða tímaeyðsla. Allir sýndu þeir þó ákveðinn mótþróa gagnvart skjalamálunum, sem einkum kom fram í því að þeir notuðu ekki þau tölvukerfi sem áttu að halda utan um skjölin. Ljósmyndir fóru á einkadrif frekar en sameig- inlegan ljósmyndagrunn, tölvuskeyti lágu í pósthólfum fólks og sumir forðuðust RSSK eins og heitan eldinn. Fyrir þessu lágu ýmsar ástæður en oftast var fólk þó að forðast óþægindi og erfiðar ákvarðanir. Fátt virtist ýta á fólk að skrá skjöl sín en þó var skjalastjórinn nokkrum sinnum nefndur í því sambandi. Umræður Þegar leitast var við finna svör við því hvað hefði helst áhrif á viðhorf starfsfólks til rafræns skjalastjórnunarkerfis komu í ljós þrír þættir sem virtust móta viðhorf þess: 1) þátttaka starfsfólks í mótun verklagsreglna til dæmis og gerð skjalaflokkunarkerf- is, 2) fræðsla og leiðsögn til starfsfólks og 3) áhrif stjórnunar sem reyndust talsverð. Allir þessir þættir teljast mikilvægir við innleiðingu RSSK (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2006b). Þátttaka starfsfólks: Viðmælendum fannst þátttaka almennra starfsmanna í mótun skjalamála stofnunarinnar skipta máli. Einn viðmælandinn óskaði eftir skýrum leiðbein- ingum um skjalavistun en fannst um leið mikilvægt að not- endur hefðu eitthvað um þær að segja og mælti með því að skipulögð umræða um þessi mál yrðu tekin upp innan stofnunarinnar. Þrír þátttakenda töldu nauðsynlegt að hafa notendur með í ráðum við gerð nýs skjalaflokkunarkerfis. Þess eru mörg dæmi að þátttaka notenda hafi afar jákvæð áhrif á viðhorf þeirra til skjalamála. (Gregory, 2005; Jeffrey-Cook, 2005; Morelli, 2005; Connelly, 2007; Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2009). Fræðsla og leiðsögn: Með tilkomu rafrænna kerfa á borð við tölvupóst, sameignardrif og veraldarvefinn berast skjöl til og frá stofnunum og innan stofnana á hraðan og fjölbreyttan máta. Sá möguleiki er varla fyrir hendi lengur að einn starfsmaður sinni öllum skjalamálum stofnunar. Því er nauðsynlegt að allir starfsmenn, sem á annað borð senda eða taka á móti erindum, fái öfluga fræðslu um skjalamál sinnar stofnunar. Megindlega rannsóknin sýndi að fræðsla hafði áhrif á viðhorf starfsfólks til RSSK og þá einkum persónuleg fræðsla. Þátttakendur töldu eina helstu hindrunina við notkun RSSK vera skort á fræðslu og eigið kunnáttuleysi. Fræðsla og aðstoð samstarfsfólks var hins vegar á meðal þess sem helst hjálpaði þeim við notkun RSSK. Þessi rannsókn styður það sem aðrar rannsóknir hafa sýnt; að fræðsla skiptir meginmáli eigi innleiðing á RSSK að heppnast (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2006b, 2007; Bedford og Morelli, 2006). Verklagsreglur eru mikilvægt tæki til að miðla upplýsingum til starfsfólks á samræmdan hátt (Staðlaráð Íslands, 2005; Jo- hnston og Bowen, 2005). Í megindlegu rannsókninni kom fram að stofnun B skar sig úr hvað varðaði verklagsreglur. Þar könn- uðust fæstir við að verklagsreglur um skráningarferli skjala í RSSK hefðu verið innleiddar. Af þeim starfsmönnum stofnunar B sem vissu að verklagsreglur væru til staðar taldi enginn að þær væru frekar eða mjög skýrar og gagnlegar. Þetta bendir til þess að verklagsreglum varðandi skjalamál, eða kynningu á þeim, hafi verið ábótavant innan stofnunar B. Stjórnun: Verklagsreglur og fræðsla tengjast einnig stjórnun sem er veigamikill þáttur þegar kemur að viðhorfi starfsfólks gagnvart skjalamálum skipulagsheilda (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2006b; Bedford og Morelli, 2006; Gregory, 2005). Það er ekki sjálfgefið að starfsfólk fái næga leiðsögn, nái sjálfsöryggi í skjalavistun og skjalaheimt og að skýrar verklagsreglur verði til. Þessu ferli þarf að stjórna. Í megindlegu rannsókninni kom fram að á meðan tæplega 40% starfsmanna stofnunar B nefndu að tímaleysi hindraði þá við að nota RSSK nefndi enginn í stofnun C það. Ef gert er ráð fyrir að vinnuálag sé sambærilegt hjá starfsmönnum þessara tveggja stofnana má spyrja hvort þessi mikli munur kunni að endurspegla ákveðið viðhorf innan stofnunar C. Að notkun skjalastjórnarkerfisins sé þar, fremur en í stofnun B, orðin sjálfsagður hluti af verkefnum hvers starfsmanns en ekki eitthvað sem tekur tíma frá „vinnunni“. Skýr skilaboð frá stjórnendum gætu hjálpað til við að byggja upp slíkt viðhorf gagnvart skjalamálum (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2007; Bedford og Morelli, 2006) en svo virðist sem stjórnendur stofnunar B hafi ekki náð að miðla slíkum skilaboðum til starfsmanna. Í eigindlegu rannsókninni kom fram að fimm af átta viðmælendum töldu sig ekki hafa tíma til að ganga frá skjölum sínum þó þeim öllum þætti þetta vera mikilvægt verkefni. Kannski hefði hvatning stjórnenda og upplýsingagjöf um kröfur til starfsmanna hjálpað fólki að átta sig á því að gefa þyrfti frágangi skjala ákveðinn tíma. Einnig væri gott ef starfslýsingar fólks innihéldu stutta lýsingu á kröfum stofnunarinnar gagnvart starfsfólki um frágang vinnuskjala. Mestu máli skiptir þó að stjórnendur gangi á undan með góðu fordæmi og noti sjálfir RSSK (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2007). Hinir sex eiginleikar skjalaflokkunarkerfis Skjalaflokkunarkerfi er stór hluti af RSSK. Þegar athugað var hvaða þættir hefðu hvetjandi eða hamlandi áhrif á skjalavist- unarferli almennra starfsmanna, reyndust það vera sex eigin- leikar skjalaflokkunarkerfis sem höfðu helst áhrif. Í fyrsta lagi óskuðu flestir viðmælendanna eftir einföldun á skjalaflokkunarkerfi stofnunarinnar. Mælt er með því að hafa skjalaflokkunarkerfi einföld í sniðum ásamt því að halda þeim í hóflegri stærð (Cisco og Jackson, 2005; Jeffrey-Cook, 2005). Í öðru lagi nefndu viðmælendur stærð skjalaflokkunarkerfis- ins. Of lítil kerfi nýta ekki til fulls möguleika stigveldisskipaðra kerfa á þann hátt að hætta getur verið á að of ólík skjöl lendi undir sama skjalanúmeri. Of stór kerfi þykja hins vegar ekki notendavæn því þá á fólk erfitt með að hafa yfirsýn yfir kerfið og tapar þræðinum (Bruno og Richmond, 2003; Jeffrey-Cook, 2005). Þannig má hugsa sér að einföld og aðgengileg skjala- flokkunarkerfi hafi hvetjandi áhrif á skjalavistunarferli starfs- manna. Í þriðja lagi vildi fólk sem minnsta skörun. Margir viðmælendanna áttu í erfiðleikum með að ákvarða skjölum stað við vistun. Stundum fannst fólki að skjölin gætu átt heima á fleiri en einum stað í skjalaflokkunarkerfinu. Í öllu falli er
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64

x

Bókasafnið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.