Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 30

30
bókasafnið 37. árg. 2013
varanlegrar varðveislu og jafnframt til birtingar á Netinu sem
eitt samhangandi verkefni. Lykillinn að tengingu milli safnanna
og þeirra sem vinna með landupplýsingar er í gegnum
skráningu og síðan rafræna birtingu lýsigagna.
Bætt aðgengi á Netinu
Möguleikar til að hafa aðgengi að upplýsingum um landræn
gögn hafa gjörbreyst með Netinu. Nota má landfræðilegar
vefsíður, landræna lýsigagnavefi, vefsjár og landupplýsinga-
gáttir til að nálgast og miðla upplýsingum. Tæki og tæknilegar
lausnir eru ekki lengur fyrirstaða í að aðgengi geti fengist að
upplýsingum um eldri gögn, heldur er helsta vandamálið að
heildarmarkmið hafa ekki verið sett um aðgengi, skráningu og
varðveislu. Leiðarljósið er ekki til staðar og lykilsöfnin í landinu
virðast ekki tilbúin til að sinna því leiðbeiningahlutverki sem
þau ættu að hafa á þessu sviði, meðal annars þar sem bak-
grunnur starfsmanna þeirra er á öðrum fagsviðum en á sviði
landupplýsinga. Samtök um landupplýsingar á Íslandi – LÍSA,
hafa reynt að beita sér fyrir áðurnefndum málum með ýmsum
hætti, meðal annars með stofnun samráðsnefndar með Lands-
bókasafni Íslands - Háskólabókasafni og Þjóðskjalasafni Ís-
lands. Vandinn er hins vegar ekki lengur skortur á vitund um
vandamálin, heldur að ekki er búið að velja leiðirnar til að tak-
ast á við þau.
Hættur sem steðja að landrænum gögnum
Geymsluaðstæður
Lengi hefur verið þekkt að ýmsir áhrifavaldar í innra umhverfi
stofnana hafa áhrif á varðveislumöguleika gagna (Þorvaldur
Bragason og Guðrún Gísladóttir, 2007). Þar skiptir miklu máli
geymsluaðstaða (hita- og rakastig), öryggiskerfi og eldvarnir,
meðhöndlun frumgagna í daglegri vinnslu, en einnig ræður
efnisgerðin (pappír, filmur, stafrænt) miklu um öryggið. Þar má
nefna að stafræn gögn eru geymd á hinum ólíkustu gagna-
miðlum (segulbönd, kassettur, geisladiskar, flakkarar, harðir
diskar), á ólíkustu skráarformum (t.d. tiff, jpg, pdf ), en víða
hefur hugbúnaður, drif og annar tölvubúnaður til að með-
höndla, vinna með og ná út eldri gögnum, verið tekinn úr
notkun eða hent. Því er oft mjög dýrt og erfitt, jafnvel ómögu-
legt að nýta eða skoða eldri gögn sem þó eru til. Nokkur hluti
þeirra gagna sem við þekkjum í dag mun því verða ónýtan-
legur með öllu á næstu árum. Ólíklegt er að það verði eingöngu
sá hluti sem við teljum að megi grisja.
Stjórnsýslulegar breytingar
Áhrifavaldar úr hinu ytra umhverfi geta einnig verið hættulegir
fyrir varðveisluna. Þar má nefna ýmsar stjórnvaldsaðgerðir eins
og flutninga, samruna og niðurlagningu stofnana, gjaldþrot
fyrirtækja, einkavæðingu og tilfærslu verkefna frá ríkisgeiran-
um til einkamarkaðarins, en einkaaðilum ber engin skylda til
að varðveita landræn gögn og höfuðsöfnunum ber ekki skylda
á Íslandi til að taka við efni frá einkaaðilum. Breytingum á
stofnunum fylgir oft að reynt starfsfólk hættir, nýir aðilar koma
inn sem þekkja ekki fortíðina, húsnæði getur minnkað við til-
færslur á starfsemi þannig að eldri gögnum þarf að koma í
geymslur og niðurstaðan getur orðið að henda gögnum. Þessi
umbreyting stjórnvalda er stöðugt í umræðu og framkvæmd,
en hins vegar hefur ekki verið skipulagt nægjanlega vel hvernig
bregðast eigi við þeim aðstæðum sem gjarnan koma upp
varðandi gögn. Óskipuleg meðferð gagna eykur hættu á
mistökum sem leiða til þess að mikilvægar heimildir fara
forgörðum. Heildaryfirsýn á landsvísu er því nauðsynleg.
Heildstæð varðveislustefna
Varðveislustefna á landsvísu þarf að fela í sér markmið sem
taka á hinum ólíku gerðum, formum og efnisflokkum land-
rænna gagna. Ráðuneyti mennta- og menningarmála ætti að
leiða stefnumótun á þessu sviði sem yfirvald málaflokksins í
landinu. Stefnan þarf að byggja á skýrum markmiðum og hlut-
verk einstakra stofnana, sveitarfélaga og annarra þarf að vera
vel skilgreint í öllum gagnaflokkum. Í tengslum við stefnuna
þarf að semja um og tryggja að gögn í eigu fyrirtækja á mark-
aði geti með samningum ratað sömu leið til varðveislu og
opinber gögn. Jafnframt þarf að huga að því að samkeppnis-
staða fyrirtækjanna raskist ekki með óheftu aðgengi annarra
að þeirra gögnum, þ.e. aðgangur annarra verði lokaður í til-
tekinn tíma samkvæmt sérákvæðum. Verði þetta gert skapast
möguleikar á meiri samvinnu, samnýtingu gagna og þekktra
lausna og samræmt skipulag gæti náðst á landsvísu.
Mikilvæg forgangsverkefni
Til að skýra hvað átt er við með landrænum varðveisluverkefn-
um eru hér nefnd nokkur dæmi um mikilvæg forgangsverkefni
sem fjalla þarf um og koma í framkvæmd sem fyrst.
Loftmyndir
Koma þarf loftfilmusöfnum landsins í örugga miðlæga
geymslu, en geymslur safnanna eru ekki taldar öruggar. Mikil-
vægt er að reyna að semja við einkaaðila um opinbera varð-
veislu filma í þeirra eigu. Þá þarf að fá til landsins loftmynda-
filmur sem geymdar hafa verið erlendis, samræma mynda-
skráningu og bæta aðgengi að upplýsingum um loftmynda-
söfn á Netinu.
Gervitunglagögn
Finna þarf út hvaða gögn eru til af Íslandi, hvar þau eru geymd
í heiminum og hvaða hluti myndgagnanna hefur helst gildi
sem heimildir til langtímavarðveislu hér á landi. Forgangsraða
þarf svæðum, skipuleggja innkaup valins myndefnis og tryggja
aðgengi og frjáls afnot í íslenskum stofnunum. Gervitungla-
gögn eru yfirleitt í eigu fyrirtækja og enginn veit hve lengi þau
verða geymd eða um endingu segulmiðlanna sem þau eru
varðveitt á.
Stafræn landupplýsingagögn
Setja þarf reglur um varðveisluform stafrænna landupplýsinga-
gagna og koma verður gögnum sem geymd eru á ólíku formi og
geymslumiðlum yfir á diska þar sem koma má við reglubund-
inni afritun. Skipuleggja þarf varðveislu og afhendingu staf-
rænna landupplýsinga frá stofnunum til höfuðsafna landsins.