Saga - 2019, Page 27

25
njörður sigurðsson
Réttur samfélagsins til að muna
Um persónuvernd og varðveislu opinberra skjala
Skjalasöfn og varðveisla upplýsinga
Opinberir aðilar mynda skjöl í starfsemi sinni vegna þeirra lög-
bundnu verkefna sem þeir sinna.1 Þessi skjöl eru til dæmis bréf,
tölvupóstar, færslur í rafrænum gagnagrunnum, bókhaldsgögn,
skýrslur og svo framvegis. Skjöl í skjalasöfnum opinberra aðila eru
heimildir um starfsemi þessara aðila og úrlausn þeirra verkefna sem
þeir hafa með höndum, þau eru sönnunargögn um tiltekna atburða -
rás, viðfangsefni eða úrlausnarefni sem hafa verið til meðferðar hjá
þeim. Um skyldu opinberra aðila til að varðveita skjöl gilda lög nr.
77/2014 um opinber skjalasöfn. Þar er meðal annars kveðið á um að
ekki megi eyða neinu skjali úr skjalasöfnum opinberra aðila nema
með heimild þjóðskjalavarðar, samkvæmt reglum sem settar eru á
grundvelli laganna eða samkvæmt sérstöku lagaákvæði.2 Varð veislu-
skylda opinberra aðila hvílir einkum á fjórum sjónarmiðum. Í fyrsta
lagi að opinber aðili geti sýnt fram á að hann hafi framkvæmt lögin
sem um hann gilda. Þessu tengist svo réttur einstaklinga til aðgangs
að upplýsingum um þá sjálfa sem almennt telst vera þáttur í réttar-
öryggi þeirra. Í öðru lagi að skjöl séu varðveitt til að tryggja samfellu
og samræmi í stjórnarframkvæmd svo að mál séu afgreidd á skil-
virkan hátt og jafnræðis sé gætt í málsmeðferð. Í þriðja lagi ber
stjórn völdum að afhenda upplýsingar og gögn, til dæmis til einstak-
linga og fjölmiðla, samkvæmt þeim lögum sem um það gilda en
augljóst er að ef skjöl eru ekki fyrirliggjandi er ekki hægt að uppfylla
álitamál
1 Opinberir aðilar eru m.a. ráðuneyti, ríkisstofnanir, opinberar nefndir, sveitar -
félög og stofnanir þeirra og fyrirtæki í eigu ríkis og sveitarfélaga sbr. 14. gr. laga
nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þessir aðilar eru afhendingarskyldir með
skjalasöfn sín til varðveislu á opinber skjalasöfn sem eru Þjóðskjalasafn og
héraðsskjalasöfn. Sjá: Vef. Alþingi. Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, 14.
gr. https://www.althingi.is/lagas/nuna/2014077.html, 8. ágúst 2019.
2 Vef. Alþingi. Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, 24. gr.
Njörður Sigurðsson, njordur@skjalasafn.is