Saga - 2019, Blaðsíða 28

26
þær lagareglur. Í fjórða og síðasta lagi er lögbundin varðveislu skylda
til að tryggja varðveislu þjóðararfsins.3
Lög um opinber skjalasöfn mynda ramma utan um opinbera
skjalavörslu og skjalastjórn, þar með talið um varðveislu skjala hjá
opinberum aðilum. Markmið laga um opinber skjalasöfn er að
„tryggja myndun, vörslu og örugga meðferð opinberra skjala með
réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu ís -
lensku þjóðarinnar að leiðarljósi“ eins og kemur fram í fyrstu grein
laganna.4 Í markmiðinu felst krafa um skilvirkt skjalahald hjá opin-
berum aðilum og er hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands, sem fram-
kvæmdaaðila opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar og opinbers
skjalasafns lögum samkvæmt, að fylgja því eftir með reglusetningu,
leiðbeiningum, ráðgjöf og eftirliti með skjalahaldi.5 Héraðsskjala -
söfn, sem eru 20 talsins, gegna jafnframt mikilvægu hlutverki í þessu
samhengi með leiðbeiningum og eftirliti með skjalahaldi sveitar-
félaga. Skjalasöfn opinberra aðila eru svo afhent til varðveislu til
opin berra skjalasafna, þ.e. Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafna
eftir því sem við á, sem varðveita þau áfram og veita aðgang að
þeim á grundvelli laga.
Persónuupplýsingar í skjalasöfnum
Stór hluti skjala sem eru í skjalasöfnum opinberra aðila innihalda
persónugreinanlegar upplýsingar, oft viðkvæmar persónuupplýs -
ingar, enda mörg verkefni hins opinbera sem snúa að þjónustu við
íbúa, bæði hjá sveitarfélögum og ríkisvaldinu. Þetta á við hvort sem
skjölin eru enn í notkun hjá viðkomandi stofnun, embætti, fyrirtæki
eða sveitarfélagi eða hafa verið afhent til varðveislu á opinbert
skjala safn. Almennt eru upplýsingar um fjárhags- og einkamálefni
einstaklinga háðar aðgangstakmörkunum þar til 80 ár eru liðin frá
tilurð skjalsins.6 Lög vernda því viðkvæmar persónuupplýsingar hjá
sagnfræðingar og persónuvernd
3 Vef. Kristín Benediktsdóttir og Trausti Fannar Valsson, „Varðveisla gagna í
stjórnsýslunni“, Stjórnmál og stjórnsýsla 2:12 (2016), bls. 321–342, sjá bls. 323–324,
www.irpa.is/article/download/a.2016.12.2.7/pdf, 8. ágúst 2019.
4 Vef. Alþingi. Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, 1. gr.
5 Vef. Alþingi. Frumvarp til laga um opinber skjalasöfn, þingskjal 403 — 246. mál,
143. löggjafarþing 2013–2014, https://www.althingi.is/altext/143/s/0403.html,
8. ágúst 2019.
6 Á þessu eru nokkrar undantekningar. Þannig er aðgangur að manntölum og