Sagnir - 01.06.2000, Page 107

Hugleiðingar um heimildargildi tölvupósts
Á HVERN HÁTT ER TÖLVUPÓSTUR ÓLÍKUR ÖÐRUM HEIMILDUM?
Er HÆGT AÐ META HEIMILDARGILDI TÖLVUPÓSTS Á ANNAN
HÁTT EN ANNARRA RITAÐRA HEIMILDA? Er RÉTT AÐ HAFA
tölvupost skilaskyldan líkt og gert er ráð fyrir með
OPINBER GÖGN í LÖGUM í DAG?
Til að leita svara við þessum spurningum var leitað til
fjögurra valinkunnra einstaklinga, þeirra Ólafs Ásgeirssonar,
Þjóðskjalavarðar, Helga Þorbergssonar, dósents við Tölvunar-
fræðiskor Háskóla íslands, Gísla Tryggvasonar, lögfræðings
og Björgvins Sigurðssonar, sagnfræðings á Upplýsingadeild
Hagstofu íslands.
Skrifleg samskipti endurvakin
með aðstoð tölvu og nets
Tölvubréf endurvöktu á skömmum tíma bréfaskriftir sem logn-
uðust útaf með tilkomu símans. Reyndar átti faxvélin þátt í upp-
hafi þessarar breytingar. Símbréf, oft handskrifuð, voru endur-
nýjun bréfaskrifta fyrri tíðar og gáfu samskiptum manna í við-
skiptum og stjórnsýslu persónulegan tón.
Tölvupóstur er texti ritaður og varðveittur með rafrænum
hætti. Bréfið sjálft, textinn, hefur ekki breyst í eðli sínu, þó að
miðillinn sé rafrænn. Sami texti gæti fullteins verið á blaði eða
skinnblaði. Breytingin er fólgin í því að menn hafa endurvakið
samskipti með skriflegum hætti með aðstoð tölvu og nets.
Tölvubéf er því í eðli sínu eins og aðrar ritaðar heimildir.
Hvort tölva, ritvél eða fjöður hafi verið notuð
breytir litlu um heimildamat
Ekki er hægt að meta heimildargildi tölvupósts á annan hátt en
annarra ritaðra heimilda. Spyrja má á sama hátt hvort meta
þurfi heimildargildi vélritaðra bréfa á annan hátt en handskrif-
aðra. Heimildargildi bréfa sem rituð eru með rafrænum hætti
verður að meta með sömu heimildarýni og annað ritmál. Tækni-
legar athuganir þarf vafalaust að gera í ákveðnum tilvikum, ef
ástæða er til að ætla að texta hafi verið breytt. Þetta má jafnt
kanna í rafrænum gögnum, vélrituðum og handrituðum. Tækn-
in sem beita þarf í hverju tilviki er auðvitað mismunandi. Hér
Ólafur Ásgeirsson
Þjóðskjalavörður
hafa þeir sem spyrja látið tæknina blekkja sig. Það,
hvort tölvu, ritvél eða fjöður, er beitt til að draga upp
stafi breytir ekki miklu um heimildamat, nema til
þess að tilgreina að heimild hafi t.a.m. orðið til fyrir
eða eftir að ritvélin var fundin upp. Beita þarf sams
konar heimildarýni og áður til þess til dæmis að
kanna tengsl heimilda, eða hvort um sé að ræða
frumheimild eða eftirheimild.
Öll gögn sem til verða í opinberri
embættisfærslu eru skilaskyld
Allur tölvupóstur sem sendur er á milli stofnana og
embættismanna ríkis og sveitarfélaga er skilaskyldur.
Tölvubréf þessi eru opinber skjöl og falla undir nú-
gildandi lög um Þjóðskjalasafn íslands. Lögin kveða
á um að öll gögn sem til verða í opinberri embættis-
færslu séu skilaskyld. Gildir einu á hvaða formi
gögnin eru. Allstrangar reglur eru um eyðingu opin-
berra skjala sakir þess að nauðsynlegt er talið að rekja
megi ákvarðanir í stjórnsýslunni. Fortakslaust ber að
varðveita opinber gögn á rafrænu formi þar með tal-
inn tölvupóst eins og öll þau skjöl sem rituð eru með
öðrum hætti.
105