Frjáls verslun - 01.01.2000, Blaðsíða 50

RflÐSTEFNUR
Smáatriðin ráða vel
Kynning og markaður (KOM) er
hefðbundið almannatengslafyrir-
tæki og hluti af rekstri þess er skipu-
lag og framkvæmd alls kyns mannamóta.
Jón Hákon Magnússon er framkvæmda-
stjóri KOM. „Fyrirtækið er 14 ára og
starfsemi þess hefur farið vaxandi í gegn-
um árin. Drjúgur hluti hennar felst í að sjá
um alls kyns fjölmiðlauppákomur. Auk
þess sjáum við um til dæmis afmæli stór-
fyrirtækja eða samtaka," segir Jón Hákon.
KOM hefur í vaxandi mæli séð um aðalfundi fyrirtækja og
margs konar uppákomur hjá fyrirtækjum. „Það eru ekki mörg
ár síðan flest fyrirtæki reyndu sjálf að sjá um þetta af því að
menn halda oft að það sé ódýrari kostur en þar fara þeir villur
vegar. Það hefur reynst betur að fá til þessa fagfólk sem hefur
nauðsynlega reynslu og þekkingu á flóknu skipulagi sem á að
takast vel. Fjölmörg fyrirtæki landsins leita orðið til okkar um
að halda fyrir þau og skipuleggja árlega aðalfundi. Meðal
þeirra eru ýmis stórfyrirtæki, bankar og tjármálafyrirtæki.
Þjónusta KOM er umfangsmikil og hefur fyrirtækið tekið
að sér umsjón fúnda og alþjóðlegra ráðstefna, bæði hér heima
og erlendis, til dæmis eina stóra sjávarútvegsráðstefnu í Evr-
ópu árlega, en hún heitir Groundfish Forum, og smærri fundi
fyrir sömu aðila í Boston. Ætli við höfum ekki sett upp ráð-
stefnur í einum 6-7 löndum utan Islands á síðustu 8 árum.
Næst verðum við í Madrid. Hádegisfundir og morgunverðar-
fundir færast einnig í vöxt hér, en þótt þeir séu stuttir þarf ekk-
ert síður að vanda allan undirbúning. Slíkir fundir þurfa að
ganga mjög hratt og snurðulaust fyrir sig, maturinn þarf að
koma á réttum tíma, enda hafa flestir knappan tíma og þurfa að
mæta til vinnu að fundi loknum. Þá er yfirleitt borðað fyrst og
fundað á eftir. Það er erfitt að borða og hlusta á fyrirlestur um
leið, því glasaglamur og annar hávaði af borðbúnaði, sem fylg-
ir borðhaldi, gerir fundahald nánast óframkvæmanlegt."
Stöndumst samanburð Jón Hákon heldur því fram að íslend-
ingar gefi útlendingum ekkert eftir á þessum vettvangi og geri
í mörgum tilfellum miklu betur. „Samt sem áður er hægt að
halda því fram að við eigum talsvert í land ef við ætlum að miða
við það besta á evrópskan mælikvarða en við erum á réttri leið.
Mikilli tækni er beitt á ráðstefnum og ákveðnar grunnforsend-
ur þurfa að vera til staðar við ráðstefnuhald. Ef ekki er hægt að
koma til móts við þessar tæknikröfur
eru menn að missa frá sér ráðstefnur.
Það er ekki sama hvernig staðið er
að framkvæmd á fundum eða ráðstefn-
um. Það þarf að vanda vel til verka og
það tekur tíma. Það eru smáatriðin
sem ráða velgengninni.
Við ætlum okkur til dæmis heilt ár í
undirbúning fyrir hverja sjávarútvegs-
sýningu sem við stöndum fyrir í Evr-
ópu. Algengt er að panta þurfi fundar-
stað jafnvel með nokkurra ára fyrirvara."
Að áliti Jóns Hákonar er tækjabúnaður
á íslandi til ráðstefnuhalds í lagi en mætti
vera betri. „Leggja mætti meiri áherslu á
að ráðstefnusalir væru byggðir með
tæknina í huga. Það gengur ekki að vera
með fjölhliða sal sem notaður er ýmist tíl
dansleikja eða ráðstefnuhalds. Góður
fundarsalur þarf að vera mjór, langur og í
ákveðnum hlutföllum svo að fundargestir
sjái allt sem fram fer og auk þess þarf að vera hátt til lofts. Fund-
arsalur þar sem lágt er tíl lofts getur t.d. ekki með góðu mótí
sinnt 150 manna ráðstefnu því hiti og loftleysi mundu sækja á.
Ég held að þessi mál séu öll á réttri leið á íslandi. Nú eru
uppi áform um byggingu góðrar ráðstefnuhallar, en fram-
kvæmdir hafa dregist úr hófi sem hefur kostað okkur fjiilmörg
tækifæri og miklar tekjur. Við eyðum allt of miklum tíma í að
tala en minni í framkvæmdir.“
Leiga er hagstæðari kostur „Við hjá KOM erum ekki eigendur
þeirra tækja sem við notum við funda- og ráðstefnuhald, við leigj-
um allan tækjakost. Hér á Islandi reyna mörg hótel að eiga það
sem til þarf en þannig er málum yfirleitt ekki varið erlendis.
Okkur finnst með ólíkindum þegar við komum inn á fjögurra
eða fimm stjörnu hótel í Evrópu hve tækjabúnaður þeirra er af
skornum skammtí. Erlend hótel hafa aftur á mótí upp á mjög öfl-
ug tækja- og tæknifyrirtæki að bjóða sem leysa þessa hlið ráð-
stefnuhaldsins. Nokkuð er farið að bera á þeirri þróun hérlend-
is að hótelin leigi tækin af slíkum aðilum. Það er að minu vití það
eina rétta, því það er dýrt að halda útí eigin tækjabúnaði."
Það felast miklir möguleikar í því fyrir Islendinga að geta boð-
ið upp á ráðstefnur með öðrum blæ en tíðkast í öðrum löndum
Evrópu. Jón Hákon telur að mikil þreyta sé komin í ráðstefnu- og
fundahald víða í Evrópu hvað þetta varðar. „Þeir sem sækja fundi
og ráðstefnur hafa verið nokkrum sinnum í sömu borgunum,
t.d. Genf, London, París, Amsterdam, Brussel, Osló, Kaup-
mannahöfn, Helsinki eða einhverrí annarri ráðstefnuborg. Aug-
ljóslega hafa menn lítinn áhuga á því að fara alltaf á sama stað-
inn. Það er takmarkað hvað þessar borgir hafa upp á að bjóða og
margt keimlíkt með þeim. Skoðunarferðir í kastala, vínsmökkun
eða eitthvað í þeim dúr getur verið leiðigjarnt tíl lengdar.
Ráðstefnuhaldarar eru oft að leita að nýjum stöðum tíl að
auka Ijölbreytni. ísland hefur mikla sér-
stöðu og getur boðið upp á margt sem
enginn annar getur. Þar má nefna ýmis-
legt ,eins og hestaferðir, jöklaferðir á
torfærujeppum eða vélsleðum, bátasigl-
ingar, hvalaskoðun, sjóstangaveiði,
bestu sundlaugar í heimi og margt
fleira. Hér hafa verið haldnir fundir og
ráðstefnur þaðan sem gestir hafa farið
nánast tárvotír heim af hrifningu.
Jón Hákon Magnússon, fram-
kvæmdastjóri KOM, segir mikla
möguleika felast i því fyrir Is-
lendinga ad geta bodið upp á
ráðstefnur með öðrum blæ en
tíðkast í öðrum löndum.
Eftír Isak Örn Sigurðsson
„íslendingar eru góðir skipuleggjendur og þeir
njóta trausts. Á íslandi er mikil tækniþekking
til staðar; símakerfið er í góðu lagi, Netið
sömuleiðis og annað eftir því. Ráðstefnuhald-
arar leggja t.d. mikið upp úr því að sjúkrakerf-
ið sá aðgengilegt og gott. Við stöndum því
augljóslega vel að vígi í samkeppni við flestar
aðrarþjóðir V-Evrópu.“
50