Morgunblaðið - 02.03.2008, Síða 12

12 SUNNUDAGUR 2. MARS 2008 MORGUNBLAÐIÐ
ingu á því sem við varðveitum, sem ég
tel felast í góðri sagnfræðikunnáttu
að ógleymdri þekkingu á lögum.
Skjöl eru varðveitt vegna þess að í
þeim felast réttindi og skyldur á bein-
an eða óbeinan hátt.“
– En eru skjölin ekki svona heimur
til þess að gleyma sér í?
„Margt er heillandi í skjalaheim-
inum. En skjalavörðurinn má ekki
verða þátttakandi eða hluti af því sem
í skjölunum er.
Skjalaverðir eru hættulegir ef þeir
rjúfa trúnað með hnýsni eða hlutast
til um það sem í skjölunum er; fara út
fyrir sín valdmörk og fara að stjórna.
Forstöðumenn á hverjum stað eru
ábyrgðarmenn skjalavörzlunnar. Þeir
geta sett fulltrúa til verka fyrir sína
hönd, en bera alltaf ábyrgðina; þeir
stjórna. Skjalaverðir eru þjónar
stjórnsýslunnar, ekki stjórnendur. Sá
sem hefur ekki til að bera auðmýkt og
háttvísi til að skilja það ætti að taka
sér eitthvað annað en skjalavörzlu
fyrir hendur.“
– Hvernig stendur skráning
skjala hjá okkur.
„Af á annað þús-
Júgóslavíu, hafa gerendur reynt að
eyða öllum vitnisburði sem þeir hafa
komið höndum yfir um fórnarlömbin,
bæði sem einstaklinga og hóp, menn-
ingu þeirra og sögu. Þá hefur skjala-
söfnum verið eytt. Þetta eru grodda-
leg dæmi en lýsandi.
Skilningur á gildi skjalasafna birtist
í umbúnaði og öryggisráðstöfunum í
kringum þau, bæði á jákvæðan og nei-
kvæðan hátt. Sums staðar vilja stjórn-
völd beinlínis að skjöl hverfi, það er
merki um spillingu og í þeim ríkjum
hverfur fólk líka sporlaust. Þessa eru
dæmi í S-Ameríku. Staða skjalavörzlu
er alvörumál og sýnir menningarstig
þjóðfélags, en hefur sjaldan kjör-
þokka eða auglýsingagildi. Það er svo-
lítið sorglegt fyrir Íslendinga.“
– Hvers konar starf er að vera
skjalavörður?
„Margir halda að við séum grúsk-
arar með nefið ofan í öllu. En það er
ekki svo. Sumt af því sem við fáum til
varðveizlu höfum við ekki heimilan að-
gang að, ekki frekar en aðrir. Við
höldum utan um skjalasöfnin og verð-
um að hafa yfirsýn og staðgóða þekk-
„Ónei. Ég skrifa mína skattskýrslu á
pappír og undirrita hana.
Satt að segja finnst mér umhugs-
unarefni, hvers virði skattskýrsla er,
þegar framteljandinn skrifar ekki
undir hana. Það eru mörg slík álita-
efni uppi, en meðan ekkert reynir á
þau eru hlutirnir í óvissu.
Það eru takmarkanir á því að
geyma rafræn gögn til langframa,
ekki bara tæknilegar heldur líka fjár-
hagslegar. Hingað kom skjalavörður
frá Ríkisskjalasafni Dana, Kirsten
Villadsen Kristmarr, fyrir röskum
tveimur árum og í hennar máli kom
fram að rafræn skjalavarzla reyndist
miklu dýrari en sú hefðbundna.“
– Að kostnaðurinn taki fram fyrir
hendurnar á okkur með rafrænu
skjölin?
„Já. Og ég get varla beðið eftir því!
Skjalasöfn eru ekki ruslahaugar, þau
eiga að varðveita áreiðanleg skjöl sem
mark er á takandi.
Ég bendi til dæmis á skjöl sem eru
sönnun fyrir afsali eða framsali rétt-
inda eða vottfestan vitnisburð. Þetta
er hvorki varðveitanlegt í rafrænu
formi né munnlegu.“
– En þar sem við notum rafræn
gögn: er nokkuð að gera nema afrita
þau með reglulegu millibili?
„Tækjadellan er stórhættuleg og
menn tala í Þýzkalandi um stafræna
minnisglapasýki, „digitaler Alzheim-
er“, samfélagsins. Þar í landi eru
menn fremur að velta fyrir sér sam-
þættingu míkrófilmutækni og tölvu-
tækni, en hægt er að varpa miklu á
milli þessara miðla á stuttum tíma.
Filman varðveitir í um 100 ár, tölvan
er hentug til aðgengis. Það er líklega
skásta vandræðalausnin.
Það gengur ekki bara að afrita í sí-
bylju.
Skjal hefur ákveðið útlit og þegar
því er varpað milli miðla yfir á annað
form þá breytist það; tapar einhverju
af sínum útlitseinkennum og uppruna-
leika, kópían verður einhvers konar
staðgengill frumrits og þannig koll af
kolli. Það hefur ekki reynt á sjálfstætt
sönnunargildi slíkrar rafrænnar kópíu
svo ég viti til.
Hitt er aftur að kerfisbundin afrit-
un mikilvægustu skjala í vörzlu hins
opinbera á míkrófilmur er lögskipuð á
Íslandi, en er dauður lagabókstafur.
Einu míkrófilmurnar sem hér eru að
ráði létu mormónar taka af kirkjubók-
um og fleiri ættfræðilegum heim-
ildum. En að við höfum tekið til hend-
inni sjálfir er af og frá!
Það er skelfileg tilhugsun hvað það
yrði auðvelt að afnema talsvert af
borgaralegum réttindum á Íslandi
með einföldum hryðjuverkum gegn
skjalasöfnum.“
– Hvernig þá?
„Vandalisma þarf ekki að kenna eða
lýsa frekar en annarri villimennsku.
Að eyða eða ræna opinberu skjali,
hvort sem það er gert með hávaða og
ofbeldi eða þegjandi og hljóðalaust
með leynd, er vandalismi. Refsingar
eru lagðar á opinbera starfsmenn í
Bandaríkjunum og Evrópu fyrir ólög-
lega eyðingu skjala, þar er borin virð-
ing fyrir skjölum. Öryggisafritun
skjala á míkrófilmur er eðlilegur þátt-
ur í starfsemi skjalasafna í Evrópu.
Nýleg dæmi um vandalisma má nefna,
en ég veit ekki hvort öryggisafrit hafa
verið fyrir hendi: Þegar turnunum
tveimur í New York var rústað 2001
eyddust mikilvæg skjöl. Þjóð-
skjalasafn Íraka var rænt og brennt í
apríl 2003, þar hefur ekki orðið lítið
tjón. Í þjóðernisútrýmingum, til
dæmis í fyrrverandi
und mannhæðarháum skjalabrettum
í Þjóðskjalasafni Íslands er minnsti
hlutinn fullnægjandi skráður. Í hér-
aðsskjalasöfnum er ástandið líkt –
sama upp á teningnum svo ekki sé
minnzt á það sem er óskráð í ýmsum
stofnunum.
Þegar ég var skjalavörður við Þjóð-
skjalasafnið skráði ég skjöl á nokkr-
um tugum vörubretta. Innan um
þetta var eitt bókhaldsfylgiskjal,
gömul kvittun, sem hægt var að finna
vegna skráningarinnar og nýttist rík-
inu við að sanna eignarrétt á landi.
Það sparaði víst ríkinu millj-
ónakostnað. Svo eru fylgiskjöl bók-
halds kölluð „eyðingarskjöl“ í kennslu
í upplýsingafræði við Háskólann, það
er undarleg hugmynd! Svoleiðis hug-
myndir kunna að reynast dýrar með
tímanum. Fylgiskjöl bókhalds eru
auðvitað málsskjöl hjá því opinbera
samkvæmt upplýsingalögum. Þetta
staðfestir líka að óskráð skjöl eru
týnd skjöl. Týnd skjöl eru tifandi
tímasprengja á Íslandi.“
Flugeldasala
undir skjalasafninu
„Það er of mikil lausung í kringum
skjalavörzlu á Íslandi. Þess eru dæmi
að skjöl sem ekki eiga að liggja á
glámbekk hafi orðið fræg fyrir hið
gagnstæða í fjölmiðlum. Ábyrgð-
armenn þeirra skjala hafa aldrei verið
dregnir til ábyrgðar öfugt við það sem
gerðist nýlega í Englandi. For-
stöðumenn skilaskyldra stofnana
bera ábyrgð á skjalavörzlu stofnana
sinna. En menn líta framhjá hlut-
unum í skjóli þess að skjalasöfnin búa
við fjársvelti og starfsmannaskort.“
– Hvað með öryggismálin?
„Nú um áramótin fékk ég
óskemmtilegan vágest hér í safn-
húsið. Lögreglan á höfuðborgarsvæð-
inu hafði veitt leyfi fyrir flugeldasölu í
húsinu! Hugsaðu þér! Flug-
eldasölu undir héraðs-
skjalasafninu! Menn
mega þó eiga það
að þeir brugðust vel við umkvörtun
minni og flugeldasölunni var lokað.
En þetta sýnir hvað skjalasöfnin eru í
raun óvarin, ekkert formlegt sam-
starf er milli lögreglu og skjalasafna,
varnirnar eru í höndum einstakra
skjalavarða og kaup á öryggisþjón-
ustu verða að vera við einkafyrirtæki.
Eini ríkisráðni öryggisvörður við
vörzlu skjala á Íslandi er næt-
urvörður Árnastofnunar; líklega í
minningu brunans í Kaupmannahöfn
1728.“
– Ef þú mættir ráða, hvað fyrst?
„Ég tel það forgangsmál að koma
Þjóðskjalasafninu frá mennta-
málaráðuneytinu og undir Alþingi
sem eftirlitsstofnun á borð við Rík-
isendurskoðun. Menntamálaráðu-
neytið hefur reynzt ófært um að sjá
til þess að Þjóðskjalasafnið geti sinnt
eftirlitshlutverki sínu. Fyrirmælum
safnsins er ekki hlítt í opinberri
stjórnsýslu og þar eru lögbrot á
hverju strái af því að margar opinber-
ar stofnanir hafa ekki borið skjala-
vörzlukerfi sín undir Þjóðskjalasafn-
ið. Og í Háskóla Íslands fer kennsla í
upplýsingafræði á svig við fyrirmæli
Þjóðskjalasafns. Endurteknum at-
hugsasemdum Þjóðskjalasafnsins
virðist ekki sinnt!
Frægt er að í skýrslu nefndar um
varðveizlu tölvugagna í stjórnsýsl-
unni 1998 segir að of kostnaðarsamt
hafi verið að taka saman opinbert
gagnamagn í vörzlu SKÝRR hf. og
voru þó fulltrúar Þjóðskjalasafnsins í
nefndinni sem spurði. Á þessum tíma
voru SKÝRR einkavæddar og op-
inber gögn, óvíst hve mikið, fylgdu
með. Maður veltir fyrir sér, hvar
þessi gögn eru niðurkomin og hvað
það kosti að kalla þau nú fram.
Lögin um Þjóðskjalasafnið eru eins
og stagbætt flík. Þau voru fram-
úrstefnuleg 1985, en barn síns tíma
og nú ætti að mínu mati að endur-
skoða þau og þá meðal annars styrkja
eftirlitsþátt safnsins.“
– Það gerist ekki allt hjá því op-
inbera. Hvað með einkasöfnin?
„Það er tómt mál að tala um að
skjalavörzlustofnanir geti sinnt
einkaskjalasöfnum á viðunandi hátt
meðan höfuðskyldunni er ekki betur
sinnt en raun ber vitni. En auðvitað
taka þær á móti þeim til varðveizlu
eftir beztu getu.
Það er partur af þeim umbótum
sem ég sé fyrir mér að komið verði á
fót sérstöku safni í einkarekstr-
arformi fyrir skjöl einkafyrirtækja.
Finnar hafa komið sér upp slíkum
söfnum; ríkið greiðir 80% kostnaðar-
ins og fyrirtækin 20%. Þetta gengur
vel hjá Finnum og ég held að það ætti
það líka að gera hjá okkur. Það þarf
bara að tryggja að þar ráði vandaðir
sagnfræðingar ferðinni svo fyr-
irtækið verði ekki sorpflokkunarstöð
fremur en skjalasafn. Slíkt safn
myndi að minnsta kosti létta
mjög á opinberu skjala-
söfnunum.“
Morgunblaðið/Ómar
Fyrirmyndargangur Hér er allt flokkað, skráð og á sínum stað í Þjóðskjalasafninu.
Til Alþingis Hrafn segir það yrði hans fyrsta verk að færa
Þjóðskjalasafnið frá menntamálaráðuneytinu og undir Alþingi.
» Tölvur eru afbragðs vinnutæki, en það á ekki aðnota þær til að geyma skjöl, enda eru þær ekki
hannaðar sem geymslutæki.
Týnd Óskráð skjöl á brettum í Þjóðskjalasafninu. Þau eru týnd skjöl.
GÖGN Í ÓREIÐU