Bókasafnið - 01.06.2011, Blaðsíða 46

46
Bókasöfnin og kreppan
Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir
Áhrif kreppunnar í Landsbókasafni Íslands
– Háskólabókasafni
Í Landsbókasafni Íslands – Háskólabókasafni hefur starfs-
fólk þurft að hagræða og skera niður útgjöld eins og aðrir í
þjóðfélaginu. Stefnan hefur verið að skerða grunnþjónustu
eins lítið og unnt er. Þar má nefna afgreiðslutíma, mönnun í
afgreiðslum, aðgang að tölvum og interneti, útlán, millisafna-
lán, prentun, ljósritun o.fl. Þá hefur hækkunum á gjaldskrá
verið stillt mjög í hóf. Mikil áhersla var lögð á að halda Lands-
aðgangi óbreyttum eftir bankahrunið og með samstilltu átaki
allra hagsmunaaðila tókst að tryggja óbreyttar áskriftir út árið
2012. Unnið hefur verið að verkefnum skv. stefnu safnsins
en ljóst er að sum þeirra dragast, bæði vegna kostnaðar en
einnig vegna færri starfsmanna.
Árið 2009 lagði ríkisstjórnin fram áætlun um jöfnuð í ríkis-
fjármálum sem miðaði að því að ná jafnvægi í ríkisfjármálum
og jöfnuði í rekstrarafkomu ríkisins árið 2013. Áætlunin hefur
verið endurskoðuð en safnið eins og aðrar ríkisstofnanir þurfa
að skera verulega niður útgjöldin. Niðurskurðurinn hefur ekki
verið flatur, heldur mismunandi eftir málaflokkum og hjá
safninu var hann um 3% árið 2009, 6,5% árið 2010 og 10% árið
2011. Gert er ráð fyrir áframhaldandi niðurskurði um 5% árin
2012 og 2013.
Þessu hefur verið mætt með ýmsu móti. Ársverkum í safn-
inu hefur fækkað úr 82,55 í árslok 2007 í 76,55 í árslok 2010
eða um sex. Þar sem margir þeirra sem hafa hætt hafa verið í
hlutastarfi þá hefur starfsmönnum fækkað um 11. Ekki hefur
verið ráðið í störf sem hafa losnað nema brýna nauðsyn beri
til. Verkefnum hefur verið skipt á aðra starfsmenn og fundnar
leiðir til að gera hlutina öðru vísi en áður. Nokkrir hafa farið í
lægra starfshlutfall og öll yfirvinna og vaktavinna endurskoð-
uð. Kostnaður vegna ferða og funda hefur verið skorinn mjög
niður og miðast við nauðsynlega fundi vegna þátttöku í sam-
starfsverkefnum. Risna og veitingar á fundum eru í lágmarki,
veitingar við móttökur og opnun sýninga eru mjög hóflegar
og rafræn jólakort hafa verið send síðustu ár.
Nýjar og hagkvæmari leiðir í upplýsingatækni hafa verið
teknar í notkun, til dæmis hafa prentmál verið tekin til gagn-
gerrar endurskoðunar. Áður voru 30-35 starfsmannaprentarar
í húsinu en nú er ein prentmiðstöð á hverri hæð með prent-
ara, ljósritunarvél, faxi og öðrum nauðsynlegum tækjum.
Kostnaður og utanumhald hefur minnkað umtalsvert og
pappírsnotkun minnkað um helming. Símkerfið er í endur-
skoðun og verður meðal annars útvistað til að spara kostnað
og utanumhald og sömuleiðis skjalastjórnarkerfið.
Innkaup á efni hafa verið endurskoðuð, sérstaklega hafa
áskriftir tímarita og ritraða verið grisjaðar verulega og var það
í rauninni þarft verk. Þá hafa verkferlar verið endurskoðaðir til
að koma í veg fyrir skörun í innkaupum.
Þá hafa mjög margir samningar sem safnið hefur við ýmsa
þjónustuaðila verið endurskoðaðir, svo sem ræsting og garð-
yrkja, og dregið hefur verið úr rafmagnsnotkun, meðal annars
með því að slökkva á öllum tölvum í húsinu á nóttunni. Stór
hluti viðgerða- og viðhaldsverkefna, svo sem yfirdekking og
bólstrun á stólum fer fram innanhúss.
Endurnýjun á tölvum hefur verið frestað en venjulega eru
þær endurnýjaðar á 3-4 ára fresti. Hins vegar hafa diskastæður
sem geyma stafræn gögn verið stækkaðar en lítið hefur verið
bætt við af hillum þar sem kerfisbundið hefur verið grisjað í
safninu undanfarin tvö ár.
Á móti niðurskurðinum hefur safninu tekist að afla aukinna
sértekna, meðal annars með þátttöku í ýmsum samstarfs-
verkefnum og stafrænni endurgerð. Flestir starfsmenn eru
mjög meðvitaðir um sparnaðarráð og með augun opin fyrir
leiðum til að spara. Sem dæmi má nefna að borga alla reikn-
inga á réttum tíma til að forðast dráttarvexti, að borga marga
erlenda reikninga saman eða litla reikninga með Visa korti,
leita bestu verða, tilboða og samninga, nýta hlutina betur og
hafa í huga að margt smátt gerir eitt stórt.