Bókasafnið - 01.05.2013, Page 43

43
bókasafnið 37. árg. 2013
sem valið var (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2004, 2007). Gerð og
innleiðing nýs skjalaflokkunarkerfis er síðan bæði flókið og
tímafrekt verkefni. Margar skipulagsheildir hafa ekki náð fram
þeirri hagræðingu sem þær stefndu að með rafrænni skjala-
stjórn vegna þess að ekki var lögð nægileg áhersla á þróun
skjalaflokkunarkerfisins (Cisco og Jackson, 2005).
En hversu mikil áhrif hafa aðrar breytur en innleiðingin sjálf
á viðhorf starfsfólks gagnvart RSSK? Og þegar starfsfólk notar
ekki hið rafræna skjalastjórnarkerfi skipulagsheildarinnar er
forvitnilegt að velta því fyrir sér hvar og hvernig það geymir
skjölin sín og hvaða hugsun liggur þar að baki. Þessar vanga-
veltur urðu kveikjan að rannsókn þeirri sem er uppistaðan í
MLIS-ritgerðinni sem þessi grein byggist á og ber heitið „Mað-
ur þarf að sjá tilganginn“: Viðhorf og þarfir ríkisstarfsmanna
gagnvart skjalamálum (Jónella Sigurjónsdóttir, 2010).
Markmið og aðferðir
Rannsóknin var framkvæmd í tvennu lagi. Annars vegar var
aðferðum megindlegra rannsókna beitt og voru þrjár ríkis-
stofnanir sem nota sama RSSK valdar í úrtak. Stofnanirnar
þrjár, sem hlutu auðkennin A, B og C, höfðu ólík verkefni
með höndum. Engin þeirra heyrði undir sama ráðuneytið og
voru þátttakendur innan hverrar stofnunar á bilinu 25 til 54.
Megindlega rannsóknin var unnin í samvinnu við annan MLIS
nemanda, Þórarin Björnsson, sem nú starfar sem dómritari hjá
Héraðsdómi Reykjavíkur.
Hins vegar voru aðferðir eigindlegra rannsókna nýttar til
þess að kafa dýpra ofan í efnið hjá einni af þessum þremur
stofnunum, stofnun B. Eigindlega rannsóknin sem fram-
kvæmd var í stofnun B var tilviksathugun sem fól í sér viðtöl,
þátttökuathugun og greiningu fyrirliggjandi gagna.
Rannsóknartilgátur megindlegu rannsóknarinnar voru
tvær. Í fyrsta lagi: Innleiðingarferli á RSSK hefur áhrif á við-
horf starfsfólks gagnvart þeim. Í öðru lagi: Aðrar breytur, svo
sem aldur, kyn og starfsaldur, hafa áhrif á viðhorf starfsfólks
gagnvart RSSK. Niðurstöður megindlegu rannsóknarinnar eru
ræddar í næsta kafla.
Rannsóknarspurningar eigindlegu rannsóknarinnar snerust
um þrjú atriði og var hið fyrsta náskylt rannsóknartilgátunum.
Í fyrsta lagi: Hvað hafi helst áhrif á viðhorf starfsfólks gagnvart
RSSK og skjalamálum stofnunarinnar. Í öðru lagi: Hvaða eigin-
leikar skjalaflokkunarkerfis gætu virkað hamlandi eða hvetj-
andi á skjalavistunarferli almennra starfsmanna. Í þriðja lagi:
Hvort munur væri annars vegar á þörfum og/eða markmiðum
starfsfólks þegar það flokkaði og héldi utan um skjöl sín og
hins vegar á markmiðum með hinni opinberu skjalastjórn
stofnunarinnar.
Með því að öðlast skilning á þessum atriðum væri mögu-
lega hægt að bæta rafræna skjalastjórn stofnunar B auk þess
að gera skjalaflokkunarkerfi stofnunarinnar aðgengilegra og
nýtilegra hinu almenna starfsfólki við vistun gagna í RSSK.
Haustið 2008 var spurningalisti með 42 spurningum lagður
fyrir 114 starfsmenn stofnana A, B og C. Fyrstu sjö spurning-
arnar voru lýðfræðilegs eðlis þar sem spurt var um kyn, aldur,
starfsaldur, menntun og fleira. Í spurningum átta til 26 var
spurt um ýmislegt sem tengist innleiðingu og notkun raf-
rænnar skjalastjórnar. Í spurningum 27-40 var fólk beðið um
að taka afstöðu til 14 mismunandi fullyrðinga sem lýstu ýmist
jákvæðri eða neikvæðri reynslu af RSSK. Tvær síðustu spurn-
ingarnar voru opnar og gátu þátttakendur nefnt þá þætti sem
helst hindruðu þá eða gögnuðust þeim við notkun á RSSK.
Svarhlutfall var 84,2%. Veturinn 2009-2010 voru tekin átta
opin, hálfstöðluð viðtöl við starfsfólk í stofnun B og ein þátt-
tökuathugun framkvæmd á fundi yfirstjórnar.
Stofnun B er rótgróin ríkisstofnun. Þar hófst skjalaflokkun
samkvæmt skjalaflokkunarkerfi árið 1973, RSSK var innleitt
árið 2001 ásamt nýju flokkunarkerfi og árið 2010 var þriðja
flokkunarkerfið innleitt. Þess ber að geta að höfundur var
starfsmaður í stofnun B þegar rannsóknin fór fram. Slík tengsl
geta haft takmarkandi áhrif á eigindlegu rannsóknina. Ákveð-
in sérþekking rannsakanda á skjalamálum stofnunarinnar
getur þó styrkt rannsóknina, svo og sú staðreynd að fjölþættri
nálgun var beitt. Þannig geta þær aðferðir sem notaðar eru
bætt hvora aðra upp og aukið áreiðanleika rannsóknarinnar
(Huberman og Miles, 1998).
Niðurstöður megindlegu rannsóknarinnar
Í ljós kom að fræðsla hafði marktæk áhrif á viðhorf starfsfólks
til RSSK, einkum persónuleg leiðsögn sem hafði bæði áhrif á
tileinkun og viðhorf. Með aukinni persónulegri leiðsögn var
starfsfólkið fljótara að læra á RSSK, það átti auðveldara með að
vinna í kerfinu, upplifun fólks af kerfinu varð jákvæðari og það
varð jákvæðara gagnvart rafrænni skjalastjórn almennt.
Skilningur og stuðningur æðstu yfirmanna virtist líka hafa
áhrif. Í stofnun A mátu starfsmenn hennar skilning æðstu
stjórnenda á gildi RSSK mun minni en í hinum tveimur
stofnununum. Þegar svör við opnu spurningunum voru
skoðuð kom í ljós að að starfsmenn stofnunar A voru þeir einu
sem nefndu að áhugaleysi æðstu stjórnenda hindraði þá í
notkun RSSK.
Þegar aðrar breytur voru skoðaðar kom fátt markvert í ljós.
Kyn starfsmanna virtist engu máli skipta og heldur ekki
menntun. Helst virtist aldur skipta máli, eftir því sem starfs-
menn voru eldri virtust þeir hafa fengið meiri hópfræðslu,
þeim fannst RSSK frekar íþyngjandi en yngri starfsmönnum
og eins þótti þeim notkun kerfisins síður fela í sér vinnuhag-
ræðingu. Aldur virtist þó ekki hafa úrslitaáhrif enda var meðal-
aldur hæstur í þeirri stofnun þar sem viðhorfið gagnvart
skjalastjórn greindist jákvæðast.
Fyrri rannsóknartilgátan um að innleiðingarferli á RSSK hafi
áhrif á viðhorf starfsfólks var því studd. Aftur á móti var síðari
tilgátan um að aðrar breytur, svo sem aldur, kyn og starfsaldur
hafi áhrif á viðhorf starfsfólks gagnvart RSSK ekki studd.
Helstu niðurstöður eigindlegu rannsóknarinnar
Þegar gögn eigindlegu rannsóknarinnar voru skoðuð komu
fjögur þemu í ljós. Hér á eftir verður greint frá þessum þemum
sem eru: Eigin flokkunarkerfi notenda, öryggisleysi notenda,
viðhorf gagnvart skjalamálum og áhrif stjórnunar.