Bókasafnið - 01.05.2013, Blaðsíða 47

47
bókasafnið 37. árg. 2013
ekki vera grundvallarmunur á þörfum eða markmiðum
starfsfólks við flokkun og utanumhald skjala og markmiðum
með hinni opinberu skjalastjórn stofnunarinnar. Þó má segja
að fái starfsfólk að fara sínar eigin leiðir við vistun gagna, komi
það að lokum niður á markmiðum stofnunarinnar varðandi
skjalastjórn. Því má ekki vanmeta áhrif þess hvaða leiðir
starfsfólk kýs að fara að markmiðum sínum.
Lokaorð
Þessi grein er byggð á lítilli rannsókn, sem var unnin á tak-
mörkuðu sviði. Vera má að aukinn skilningur á skjalamálum
umræddrar stofnunar hafi náðst. Þar sem spurningakönnunin
náði aðeins til þriggja ríkisstofnana og einungis var rætt við
átta starfsmenn einnar ríkisstofnunar er erfitt að alhæfa út frá
niðurstöðum rannsóknarinnar. Þess má geta að við gerð rann-
sóknarinnar vöknuðu mun fleiri spurningar en unnt reyndist
að svara. Spurningar á borð við: Getur verið að menntun og
tölvufærni skipti litlu máli þegar kemur að viðhorfi starfsfólks
til RSSK? Hvaða þættir stjórna viðhorfum einstaklings til skjala-
mála? Hversu mikil áhrif hefur menntun umsjónaraðila skjala-
mála innan stofnunar á viðhorf starfsfólks?
Abstract
There were two aims of this research. The first was to find out
whether electronic record management systems (ERMS)
implementation process or other variables influence emplo-
yees views on them. The second was to explore whether user
needs and preferences in organising work related information
correlate to the organisation’s record management objectives.
Both quantitive and qualitive methods were used. The quanti-
tive research involved the use of a questionnaire. This was
answered by employees in three government institutions all
of which use the same ERMS. The qualitative research was de-
signed as a case study within one of the three government
institutions. Data was collected by recording and transcribing
eight open interviews and conducting one participant ob-
servation. The results suggest that the implementation pro-
cess influences employees views towards ERMS, especially
user participation in continuing record management develop-
ment projects, training of the users and finally top-manage-
ment. Users objectives seemed to be similar to the organisa-
tion’s record management objectives. However, there were
preferred ways of performing record management activities
that often differed from the organisations procedures.
Heimildir
Bedford, D. og Morelli, J. (2006). Introducing information management
into the workplace: A case study in the implementation of business
classification file plans from the Sector Skills Development Agency.
Records Management Journal, 16(3), 169-175.
Bruno, D. og Richmond, H. (2003). The truth about taxonomies. Inform-
ation Management, 37(2), 44-53. CECA, 2008
CECA (CECA-CEE-CEEA). (2008). MoReq2: Model requirements for the
management of electronic records: Update and extension, 2008: MoReq2
specification. Bruxelles, Luxembourg: CECA.
Cisco, S. L. og Jackson, W. K. (2005). Creating order out of chaos with tax-
onomies. The Information Management Journal, 39(3), 45-50.
Connelly, J. (2007). Eight steps to successful taxonomy design: When users
are not involved in classification system design, their deployments
frequently fail. The Information Management Journal, 41(6), 40-46.
Garrido, B. G. (2008). Organising electronic documents: The user perse-
pective:. A case study at the European Central Bank. Records Manage-
ment Journal, 18(3), 180-193.
Gregory, K. (2005). Implementing an electronic records management sys-
tem: A public sector case study. Records Management Journal, 15(2),
80-85.
Huberman, A. M. og Miles, M. B. (1998). Data management and analysis
methods. Í Denzin, N. K. og Lincoln, Y. S. (ritstjórar.) Collecting and int-
erpreting qualitative materials (179-210). Thousand Oaks: Sage Pu-
blications, Inc.
Jeffrey-Cook, R. (2005). Developing a fileplan for local government. Re-
cords Management Society Bulletin, 125 (apríl), 3-5.
Johnston, G. P. og Bowen, D. V. (2005). The benefits of electronic records
management systems: A general review of published and some
unpublished cases. Records Management Journal, 15(3), 131-140.
Jones, P. (2008). The role of virtual folders in developing an electronic
document and records management system: Meeting user and re-
cords management needs. Records Management Journal, 18(1), 53-60.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2004). Skipulag upplýsinga í rafrænum miðl-
um: Leið til þekkingarstjórnunar á tímum breytinga. Í Úlfar Hauksson
(ritstjóri) Rannsóknir í félagsvísindum V: Félagsvísindadeild (43-65).
Reykjavík: Félagsvísindastofnun Háskóla Íslands.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2006a). Skjöl og skjalastjórn í tíu þúsund ár.
Bókasafnið,30, 45-57.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2006b). The implementation and use of ERMS: A
study in Icelandic organizations. Tampere: University of Tampere.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2007). Svo uppsker sem sáir: Innleiðing og
notkun rafrænna skjalastjórnarkerfa. Stjórnmál og stjórnsýsla, 3(2),
179-209.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2009). Kerfisbundin flokkun skjala: Kortlagn-
ing skráðrar þekkingar. Í Gunnar Þór Jóhannesson og Helga Björns-
dóttir (ritstjórar). Rannsóknir í félagsvísindum X: Félagsvísindadeild (99-
111). Reykjavík: Félagsvísindastofnun Háskóla Íslands.
Jónella Sigurjónsdóttir. (2010). „Maður þarf að sjá tilganginn“: Viðhorf og
þarfir ríkisstarfsmanna gagnvart skjalamálum. Óútgefin meistaraprófs-
ritgerð, Háskóli Íslands, Reykjavík.
Kristjana Kristinsdóttir, Pétur G. Kristjánsson og Njörður Sigurðsson.
(2009). Málalykill: Reglur og leiðbeiningar. Reykjavík: Þjóðskjalasafn Ís-
lands.
Morelli, J. (2005). Business classification schemes: Issues & options. Records
Management Society Bulletin, 124, 16-21.
National Archives of Australia. (2001). The DIRKS Manual: A strategic app-
roach to managing business information. Commonwealth of Australia
(DIRKS).
Robek, M. F., Brown, G. F. og Stephens, D. O. (1995). Information and records
management: Document-based information systems (4. útgáfa). New
York: Clencoe / McGraw-Hill.
Staðlaráð Íslands. (2005). ÍST ISO 15489-2:2001: Upplýsingar og skjalfesting
– skjalastjórn: 2. hluti: Leiðbeiningar. Reykjavík: Staðlaráð Íslands.