Bókasafnið - mar. 2020, Blaðsíða 12

12 Bókasafnið
Grein þessi er unnin upp úr meistararitgerð höfundar, Allt frá umsókn til starfsloka, meðferð upplýsinga sem varða mannauð fyrirtækja.
Rannsóknin var unnin undir handleiðslu dr. Jóhönnu
Gunnlaugsdóttur.
Ritgerðin greinir frá niðurstöðum rannsóknar þar sem
skoðað var hvernig skjöl og upplýsingar, sem tengjast
mannauði, voru meðhöndluð innan einkafyrirtækja og
hvernig rafræn kerfi voru nýtt við meðferð og utanumhald
þeirra. Tilgangur rannsóknar var að varpa ljósi á mikilvægi
þess að vera með örugga aðgangsstýringu og viðeigandi
varðveislu persónulegra upplýsinga, gagna og skjala. Í
ljósi þess var rætt um þau atriði sem mannauðsstjórar
og skjalastjórar þurfa að huga að við meðferð skjala
og upplýsinga varðandi starfsmenn fyrirtækis út frá
nýrri persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins og
nýjum lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð
persónuupplýsinga. Auk þess var reynt að fá innsýn í
reynslu og viðhorf mannauðsstjóra, hvað þeim finnst ganga
vel og hvað þeir teldu að mætti betur fara.
Í rannsókninni var stuðst við þríprófun (e. triangulation)
þar sem margar aðferðir er nýttar í sömu rannsókn til þess
að reyna að varpa ljósi á viðfangsefni rannsóknarinnar út frá
ólíkum sjónarhornum ( Jick, 2008; Creswell, 2007). Gögn
rannsóknar voru því byggð á átta viðtölum, framkvæmd
þriggja þátttökuathugana auk þess sem fyrirliggjandi gögn
voru skoðuð og greind.
Við val á þátttakendum var notað tilgangsúrtak (e. purposi-
ve sampling, einnig kallað markmiðsúrtak), þar sem þátt-
takendur eru valdir eftir því hversu vel þeir henta markmiði
rannsóknar (Katrín Blöndal og Sigríður Halldórsdóttir,
2013). Viðmælendur voru valdir á kerfisbundinn hátt út frá
rekstrarfyrirkomulagi fyrirtækis og eiga það sameiginlegt að
starfa sem mannauðsstjórar hjá einkafyrirtækjum á Íslandi,
þar sem starfa að minnsta kosti 400 starfsmenn. Þessi við-
mið voru sett til þess að þrengja efnið. Að auki voru tekin
tvö viðtöl við starfsmenn fyrirtækja sem selja og innleiða
mannauðskerfi á Íslandi.
Í Evrópureglugerðinni er kveðið á um sértækar reglur
varðandi vinnslu og meðhöndlun persónuupplýsinga
sem myndast um starfsmenn
fyrirtækja og stofnanna. Kröfur
hafa aukist verulega varðandi
samþykki starfsmanna, upplýsingaskildu fyrirtækja til
þeirra og aðgengi starfsmanna að upplýsingum hvað þá
varðar. Auk þess sem strangari skilyrði eru fyrir vinnslu
persónuupplýsinga sem tengist m.a. starfi, ráðningum og
framkvæmd ráðningarsamnings (Council of the European
Union, 2016).
Finna má persónuupplýsingar víða innan fyrirtækja og segja
má að þær séu samofnar öllum þáttum þess. Mannauðs-
stjórar þurfa að kortleggja alla vinnslu persónuupplýs-
inga og líta til allra þeirra þátta sem gætu falist í vinnslu
persónulegra upplýsinga og gagna sem varða starfsmenn
fyrirtækis. Skoða þarf hvaða gögn er verið að vinna með,
hvaðan upplýsingarnar koma, á hvaða grundvelli þeim er
safnað og hverjir hafa aðgang að þeim, með tilliti til gagna-
öryggis (Dickie og Yule, 2017).
Mannauðsstjórar þurfa að meðhöndla og varðveita öll skjöl
sem varða starfsmenn fyrirtækis. Fyrir hvern starfsmann
myndast gríðarlegt magn gagna sem þarf að varðveita, allt
frá umsóknum til starfsloka. Mikilvægi þess að að halda
utan um allan lífsferil starfsmanna innan fyrirtækisins er
sífellt að aukast. Sé þetta gert á staðlaðan, öruggan máta er
unnt að halda utan um alla sögu starfsmanns innan fyrir-
tækisins. (Analoui, 2007; Armstrong, 2009).
Helstu niðurstöður rannsóknar höfundar sýndu að skjöl og
aðrar upplýsingar varðandi starfsmenn væru meðhöndlaðar
að mestu leyti í rafrænum kerfum. Með því að nota rafræn
kerfi og losa um pappírsvinnu er unnt að varðveita nákvæm-
ar upplýsingar varðandi starfsmenn á miðlægum, öruggum
stað. Kerfin auðvelda þannig starf mannauðsstjóra varðandi
allt utanumhald skjala (Ford, 2012; Ruël, Bondarouk og
Van der Velde, 2007).
Allir viðmælendur greindu frá að í fyrirtækinu væru
notuð rafræn skjalastýring. Þó var ólíkt hvernig kerfi voru
notuð við meðferð skjala. Í þremur af sex fyrirtækum voru
sérstök mannauðskerfi til staðar í fyrirtækinu auk þess
sem eitt fyrirtæki var í innleiðingarferli á mannauðskerfi.
Í rannsókninni kom fram að þeir viðmælendur sem
Allt frá umsókn til starfsloka,
meðferð upplýsinga sem varða
mannauð fyrirtækja
Ólöf Ösp Guðmundsdóttir Gæða- og skjalastjóri Ríkiseigna og hefur umsjón með
uppbyggingu, rekstri og þróun gæðakerfis. Hefur yfirumsjón með meðferð upplýsinga innan
stofnunarinnar og sér um uppbyggingu og innleiðingu skjalastjórnunarkerfis.