Bókasafnið - mar. 2020, Blaðsíða 13

Bókasafnið 43. árg – 2019-2020 13
notuðu mannauðskerfi virtust almennt ánægðari með
þær lausnir sem notaðar voru varðandi utanumhald
skjala og upplýsinga. Sýnt sig hefur að með notkun
rafrænna mannauðskerfa er hægt að auka gæði verkefna
mannauðsdeilda (Parry, 2011).
Ólíkt var hvernig eyðingu gagna var háttað hjá fyrirtækjun-
um. Flestir viðmælendur voru ósáttir við að þurfa að eyða
upplýsingum og sögðu að þau þyrftu oft að leita að upp-
lýsingum mörg ár aftur í tímann. Samræmdist það því sem
ráðgjafar kerfa sögðu, að viðskiptavinir vildu helst eiga allar
upplýsingar til þess að hafa alla sögu starfsmanns innan
fyrirtækisins og að það væri sérlega mikilvægt ef fyrrverandi
starfsmaður hefði störf aftur hjá fyrirtækinu. Þegar viðmæl-
endur voru spurðir hvað mætti betur fara voru flest svörin
tengd varðveislu og eyðingu gagna. Segja má að ákveðið
flækjustig sé til staðar varðandi eyðingu persónuupplýsinga.
Fram kom í viðtölum að mannauðsstjórar virðast koma sér
upp verklagi út frá því sem þeim finnst eiga við, þar sem
þeir notuðu ólíkar aðferðir við varðveislu og eyðingu gagna.
Aðilar sem sinna utanumhaldi persónulegra upplýsinga
sem varða starfsmenn þurfa að vita nákvæmlega hvað þarf
að varðveita, hvar það er geymt og í hvað langan tíma. Fag-
menntaður sérfræðingur á sviði upplýsinga- og skjalastjórn-
ar býr yfir þeirri færni og þekkingu sem þarf að vera til
staðar til þess að hægt sé að gæta þess að upplýsingar og
skjöl séu traust, rekjanleg, gæðastýrð og að sönnunarbyrði
og gagnsæi sé til staðar (Ragna Kemp Haraldsdóttir og
Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2015; Saffady, 2011). Einungis
var skjalastjóri í þremur af sex fyrirtækjum. Í þeim fyrir-
tækjum virtist utanumhald skjala og upplýsinga almennt í
betri farvegi.
Allir viðmælendur voru þó á sama máli um mikilvægi þess
að skjalamál fyrirtækisins væru í lagi og uppfylltu lög og
reglugerðir varðandi meðferð persónuupplýsinga. Út frá
niðurstöðum rannsóknar þessarar má álykta að mikill vilji
hafi verið fyrir því hjá mannauðsstjórum og skjalastjórum
fyrirtækja að vera vel undirbúin undir breytingar í kjölfar
nýrrar persónuverndarlöggjafar. Í viðtölunum kom fram
að margir þættir væru nú þegar unnir samkvæmt núgild-
andi lögum og reglum um persónuvernd innan fyrirtækja.
Augljóst var þó að hjá sumum þessara fyrirtækja var enn
svigrúm til úrbóta til þess að unnt væri að uppfylla kröfur
um persónuvernd.
Ljóst er að með tilkomu nýrrar Evrópureglugerðar og
nýjum lögum um persónuvernd þarf enn frekar að skoða
hvernig meðferð skjala og upplýsinga varðandi starfsmenn
er háttað auk þess sem standa þarf vel að innleiðingu
breytinga.
Þar sem rannsókn sem þessi hafði ekki verið framkvæmd
áður hér á landi hefur hún mikið vægi til þess fá ákveðna
innsýn í meðferð persónuupplýsinga starfsmanna hjá fyr-
irtækjum á Íslandi. Þó ber að taka niðurstöðurnar með
fyrirvara þar sem um eigindlega rannsóknaraðferð er að
ræða (Sigríður Halldórsdóttir, 2013). Ekki er hægt að al-
hæfa um hvernig meðhöndlun gagna varðandi starfsmenn
er innan fyrirtækja almennt. Í stað þess veita niðurstöður
rannsóknarinnar nákvæmar upplýsingar um stöðu einstakra
fyrirtækja sem jafnframt geta gefið mikilvægar vísbendingar
um meðferð skjala sem mannauðsstjórar nokkurra fyrirtækja
hafa undir höndum.
Heimildaskrá
Analoui, F. (2007). Stategic human resource management. London:
Thomson.
Armstrong, M. (2009). Armstrong‘s handbook of human resource
management practice (11. útgáfa). London: Kogan Page.
Council of the European Union. (2016). Regulation (eu) 2016/679
of the european parliament and of the council of 27 April 2016 on
the protection of natural persons with regard to the processing of
personal data and on the free movement of such data, and repealing
Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation). Sótt
af: http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5419-2016-
INIT/en/pdf
Creswell, J.W. (2007). Qualitative inquire and research design: Choosing
among five approaches. Thousand Oaks: Sage Publication.
Dickie, N. og Yule, A. (2017). Privacy by design prevents data hea-
daches later. Strategic HR Review, 16(2), 100-101.
Ford, G. (2012). Addressing today’s HR challenges with document
management. Credit Control, 33(7/8), 51-55.
Jick, T. D. (2008). Mixing qualitative and quantitative methods:
Triangulation in action. Í V. L. P. Clark og J. W. Creswell (ritstj.),
The mixed methods reader (bls. 107-118). Thousand Oaks: Sage
publications.
Katrín Blöndal og Sigríður Halldórsdóttir. (2013). Úrtök og úrtaks-
aðferðir í eigindlegum rannsóknum. Í Sigríður Halldórsdóttir (rit-
stj.), Handbók í aðferðafræði rannsókna (bls. 129-137). Akureyri:
Ásprent Stíll ehf.
Lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 90/2018.
Parry, E. (2011). An examination of e-HRM as a means to increase the
value of the HR function. The International Journal of Human Reso-
urce Management, 22(5), 1146-1162.
Ragna Kemp Haraldsdóttir og Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2015).
Upplýsinga- og skjalastjórn: krafa samtímans. Viðskiptablaðið.
Sótt af http://vb.is/skodun/upplysinga-og-skjalastjorn-krafa-
-samtimans/123142/
Ruël, H., Bondarouk, T. og Van der Velde, M. (2007). The contribution
of e-HRM to HRM effectiveness. Employee Relations, 29(3), 280-
291.
Saffady, W. (2011). Records and information management: Fundamentals
of professional practice (2. útgáfa). Kansas: Arma International.
Sigríður Halldórsdóttir. (2013). Yfirlit yfir eigindlegar rannsóknarað-
ferðir. Í Sigríður Halldórsdóttir (ritstj.), Handbók í aðferðafræði rann-
sókna (bls. 239-251). Akureyri: Ásprent Stíll ehf.