Bókasafnið - 01.01.2003, Page 26

fólk. Opinberar stofnanir þurfa oft aö breyta starf-
semi sinni við verkefnatilfærslur og taka upp nýja
starfshætti eða veita nýja þjónustu með litlum
fyrirvara og það þarf að gerast innan þess þrönga
fjárhagslega ramma sem þeim er settur.
Opinberar stofnanir þurfa einnig að vera í góðum
tengslum við viðskiptavini sína og samstarfsaðila.
Sífellt koma fram meiri kröfur um aukna og betri
þjónustu hins opinbera og aukið lýðræði. Þessum
kröfum er reynt að svara með betri aðgangi almenn-
ings að opinberum upplýsingum sem birtist m.a. í
aukinni útgáfu bæði á pappír og á vef. íslensku ráðu-
neytin hafa aukið rafræna upplýsingamiðlun og
rafræna útgáfu á undanförnum misserum og má í því
sambandi bæði nefna einstaka vefi ráðuneytanna og
Stjórnarráðsvefinn (http://www.raduneyti.is og
http://www.stjr.is).
Kröfur um skilvirkni og samræmi hafa einnig
komið fram, t.d. að staðið sé við afgreiðslutíma, að
erindi, kvartanir og kærur gangi rétta boðleið og að
samræmi sé í afgreiðslum á erindum til hins opin-
bera. Má í þessu sambandi nefna sem dæmi beiðnir
um niðurfellingu tolla, bensíngjalds og erfðafjár-
skatts, umsóknir um viðurkenningu skóla o.s.frv.
Einnig er gerð krafa um endurnýtingu upplýsinga, að
ekki sé alltaf verið að skrá inn sömu upplýsingar.
Dæmi um þetta eru auknar fyrirfram skráðar upplýs-
ingar á skattskýrslum og upplýsingar sem færast úr
innri kerfum stofnana beint á vefinn t.d. lög, reglu-
gerðir, nefndir, upplýsingar um starfsfólk o.fl. Annað
dæmi um samnýtingu upplýsinga er nýr vefur,
Menntagátt, sem hefur að geyma menntatengt efni
og námskrár og er ætlað að þjóna þörfum nemenda,
kennara, skóla, foreldra og annarra sem tengjast
menntun (http://www.menntagatt.is).
Þekkingarverðmæti
Til þekkingarverðmæta stofnana teljast uppsöfnuð
gögn og upplýsingar að viðbættri kunnáttu, reynslu
og hæfni starfsfólksins. Þekkingarverðmætum er oft
skipt í tvo þætti, annars vegar mannauð (starfsfólk)
og hins vegar skipulagsauð (kerfi og ferla) en innan
stjórnsýslunnar er áhugi fyrir að þróa þetta enn
frekar og bæta við þriðja þættinum, samskiptaauði
(umhverfi).
Mannauðurinn er sá hluti þekkingarverðmæt-
anna sem býr í starfsfólkinu sjálfu og yfirgefur stofn-
unina þegar það fer að loknum vinnudegi eða hættir
störfum. Þessi þekking er oft nefnd leynd þekking.
Skipulagsauðurinn er sá hluti þekkingarverðmæt-
anna sem býr í upplýsingum í hinum ýmsu birtingar-
myndum, innra skipulagi, ferlum og kerfum stofnun-
arinnar. Þau verðmæti eru áfram til staðar að loknum
vinnudegi og mæta starfsfólki, jafnt gömlu sem nýju,
í byrjun næsta dags. Þessi verðmæti eru einnig nefnd
ljós þekking.
Atriði eins og markaðshlutdeild, viðskiptavild og
ímynd fyrirtækja hafa einnig verið flokkuð með
skipulagsauði. Hjá faghópi um þekkingarmat, á vegu-
m Stjórnvísi — félags um framsœkna stjórnun er við-
skiptaauður talinn þriðji þáttur þekkingarverðmæta.
Faghópurinn hefur sett upp staðlaðan lista með
helstu kennistærðum þekkingarmats fýrir fyrirtæki
til þess að nota við gerð árlegrar þekkingarskýrslu
eða þekkingarbókhalds. Væntanlega verður listinn
birtur í bæklingi sem gefinn verður út á þessu ári í
samvinnu nokkurra aðila, þar á meðal iðnaðar- og
viðskiptaráðuneyta.3
Danir hafa gert tilraunir með að þróa þetta módel
áfram fyrir opinberar stofnanir og greina frekari
skiptingu þekkingarverðmæta. í riti frá danska fjár-
málaráðuneytinu er þeim skipt í þrennt, samstarfs-
menn (medarbejdere), kerfi og ferla (systemer og
processer) og umhverfi (omgivelser). Undir þriðja
þáttinn falla samskipti stofnunar við umhverfið,
almenning, fyrirtæki, stofnanir og hagsmunaaðila.
Þar eru einnig atriði eins og miðlun upplýsinga frá
hinu opinbera, bæði upplýsingar sem sóst er eftir og
einnig þær sem hið opinbera vill koma á framfæri.
1. tafla.
Tillögur fjármálaráðuneytis um þekkingarstjórnun.6
Almennt
1. Innleiðing þekkingarstjórnunar
2. Unnið verði í anda árangursstjórnunar
Mannauður
3. Starfsmannasamtöl - starfslokaviðtal
4. Stefnumótuð endurmenntunaráætlun
5. Nýliðanámskeið / þjálfun
6. Forveri fylgi eftirmanni - mentor kerfi
7. Fundir og þekkingaruppákomur
8. Skipulag húsnæðis út frá forsendum þekkingar-
stjórnunar
9. Gerð verkefnayfirlita og starfslýsinga fyrir hverja
skrifstofu
10. Endurskoðun á starfsmannabrunni
Skipulagsauður
11. Innri vefur og aukin upplýsingagjöf um almennt
starf í fjr
12. Rafræn meðferð mála í ákveðnum málaflokkum
13. Endurskipulagning á drifum - almennar reglur
14. Skjalastjórnaráætlun
15. Aukin bókasafns- og upplýsingaþjónusta
16. Skráning og birting verkferla
17. Markviss gerð verkefnaáætlana fyrir hverja skrif-
stofu
18. Samræmt útlit skjala
Samskiptaauður
19. Aukin gagnvirkni á vef
20. Stjórnsýslunet
21. Innri vefur Stjórnarráðsins
22. Rafræn skil á gögnum til Þjóðskjalasafns
24
BÓKASAFNIÐ 27. ÁRG. 2003