Bókasafnið - 01.01.2003, Page 27

stjórnunarsvið Mannauður - þekking Skipulagsauður - upplýsingar Samskiptaauður - tengsl
árangursþœttir Gott starfsumhverfi og aukin menntun til framdráttar fyrir ráðuneytið og starfsmenn. Markviss skráning, geymsla og miðlun upplýsingaeignar ráðuneytisins. Gott samband og aukin tengsl við þá aðila sem ráðuneytið á samskipti við hverju sinni
- Að innleiða árangursstjórnun innan fjármálaráðuneytisins og milli ráðuneytisins og stofnana þess
markmið - Að bæta formleg samskipti á vinnustað - Að byggja upp markvissa endurmenntun og nýliðaþjálfun - Að skrá kerfisbundið þekkingu starfsmanna - Að auka þekkingarmiðlun - Að skrá og bæta vinnuferla - Að tryggja varðveislu upplýsinga - Að auka miðlun upplýsinga innan ráðuneytisins - Að nýta kosti rafrænnar stjórnsýslu - Auðvelda aðgengi að upplýsingum ráðuneytisins - Að tryggja jafnræði í afgreiðslu mála.
Einnig er fjallað um hvernig ráðuneytið getur nýtt sér
upplýsingar og þekkingu frá öðrum til að nota í starfi
sínu.4 Þessi þáttur er hér kallaður samskiptaauður.
Innleiðing þekkingarstjórnunar
í Qármálaráðuneyti og
menntamálaráðuneyti
Á árinu 2002 var unnið að undirbúningi á innleiðingu
þekkingarstjórnunar í fjármálaráðuneyti og mennta-
málaráðuneyti. Ráðuneytin tvö fóru ólíkar leiðir við
vinnu sína en meginmarkmiðin voru þau sömu, að
bæta upplýsingamiðlun og gæta þess að þekking fari
ekki forgörðum.
Fj ármálaráðuneyti
í fjármálaráðuneytinu var settur á fót vinnuhópur um
þekkingarstjórnun í október 2001 og skilaði hann
skýrslu í desember 2002. í hópnum voru fulltrúar frá
öllum skrifstofum og sett var verkefnaáætlun þar sem
hverjum meðlimi hópsins var gert að skoða ákveðin
atriði á sinni skrifstofu fyrir hvern fund, safna gögn-
um og skrifa stutta skýrslu. Gögnin voru síðan notuð í
greiningarvinnu ogtil að kortleggja upplýsingaeign og
þekkingarverðmæti ráðuneytisins og setja fram til-
lögur um hvernig megi nýta þau betur. Þá var gerð til-
laga að þekkingarstefnu fyrir ráðuneytið og unnin
drög að skrám um forrit, tölvukerfi og gagnagrunna,
um skráða verkferla sem til eru o.fl.
Hópurinn lét einnig gera tölvupóstkönnun um ýmis
atriði varðandi þekkingarstjómun meðal starfsmanna
ráðuneytisins. Vefkönnunarfyrirtækið Outcome hafði
umsjón með framkvæmd hennar. Svarhlutfall var
rúmlega 80% og niðurstöðurnar vom notaðar í skýrslu
hópsins. Meðal þess sem lesa má úr könnuninni er að
meirihluti starfsmanna virðist telja að þekking þeirra
og hæfileikar nýtist vel í starfi og að yfirmenn séu með-
vitaðir um reynslu þeirra, menntun og bakgmnn. Hins
vegar vilja flestir auka miðlun þekkingar og fá tækifæri
til að sérhæfa sig enn frekar en nú er.5
í skýrslunni er fjallað um þekkingarverðmæti fjár-
málaráðuneytisins. Þeim er skipt í þrjá þætti eins og
áður er lýst og farið var ofan í saumana á ýmsum
þáttum í starfsemi ráðuneytisins. í lokaskýrslu voru
lagðar fram 22 tillögur sem sjá má í 1. töflu og hafa
sex þeirra verið settar í forgang og á vinnu við þær að
ljúka í byrjun sumars m.a. gerð innri vefs. Aðrar til-
lögur eru í undirbúningi.
Tillaga að þekkingarstefnu fýrir ráðuneytið var
samþykkt og er hún birt á vef ráðuneytisins.7 Þar segir:
Fjármálaráðuneytið stefnir að því að viðhalda og
tryggja þekkingu til framtíðar á þeim sviðum sem
undir ráðuneytið heyra. Jafnframt stefnir ráðuneytið
að markvissri miðlun, nýtingu og aðgengi að þekk-
ingu og upplýsingum innan ráðuneytisins. Þannig
verði stuðlað að góðu starfsumhverfi þar sem hæfi-
leikar starfsfólks eru nýttir ráðuneytinu til hagsbóta
og það viðurkennt fyrir góða og virka stjórnsýslu.
Menntamálaráðuneyti
í menntamálaráðuneytinu voru í janúar 2002 skipaðir
þrír hópar til að koma með tillögur að breyttu starfs-
umhverfi. Hóparnir fjölluðu um rafrænt umhverfi,
upplýsinga- og þekkingarmiðlun og gæðastjórnun. í
hópunum voru 1-2 fulltrúar frá hverri skrifstofu eða
sviði ráðuneytisins og því tók um þriðjungur starfs-
fólksins þátt í þessari vinnu. Einnig var stofnaður
stýrihópur með formönnum vinnuhópanna og skrif-
stofustjóra almenns sviðs. Stýrihópurinn samræmdi
vinnu hópanna og lagði fram tillögur.
Hver vinnuhópur hafði afmarkað verksvið og fór
fram mikil gagnasöfnun og greiningarvinna. Skoðuð
voru tengsl ráðuneytisins við utanaðkomandi aðila
með því að kanna fjölda erinda og hvaða helstu
málaflokkum þau tilheyrðu. Greint var á milli bréf-
legra erinda, heimsókna á vef, heimsókna í ráðuneyt-
BÓKASAFNIÐ 27. ÁRG. 2003
25