Bókasafnið - 01.01.2003, Page 34

því að nota skjalavistunarkerfi verður allt utanum-
hald skjala öruggara og aðgengilegra. Kerfið heldur
utan um aðsend og útsend erindiog hægt er að tengja
alla samskiptasögu erinda og mála sveitarfélagsins
við viðskiptavini og þá starfsmenn sem bera ábyrgð á
afgreiðslu þeirra.
Hönnun skjalastjórnarkerfis og innleiðing skjala-
stjórnarkerfis byggir að miklu leyti á fyrri vinnu við liði
A-E. Hönnun skjalastjórnarkerfis gæti falið í sér að út-
búa flæðirit fyrir ferli skjala frá því að þau eru mynd-
uð í skjalavistunarkerfinu og þar til líftíma þeirra
lýkur með eyðingu eða varanlegri vistun. Hér er
einnig lagður grunnurinn að verklagsreglum handa
starfsfólki sem kemur til með að nota skjalavistun-
arkerfið og ákveðið er hvaða skjalaflokka skuliskrá í
skjalavistunarkerfið og hvaða skjalaflokka skuli skrá
í önnur kerfi, s.s. bókhaldskerfi, starfsmannakerfi og
ýmis sérhæfð kerfi.
Innleiðing skjalastjórnarkerfis er svo sá hluti
ferlisins alls þar sem skjalavistunarkerfið er tekið í
notkun. Notendur kerfisins fá kennslu í notkun þess
og verklagsreglur til að vinna eftir, þ.e. skýrar reglur
um það hvað skuli skrá í kerfið og hvernig.
Að lokum fer fram endurmat á innleiðingunni sem
mælir það hvernig kerfið reynist í notkun og gerir
mögulegt að breyta og bæta kerfið ef það er ekki að
reynast eins og upphaflega var ætlast til.
Með fyrirspurnum hefur greinarhöfundur komist
að raun um að hjá mörgum sveitarfélögum hefur ekki
verið gerð frumkönnun, það er ekki til geymslu-
áætlun og geymsluskrá og skjalalykillinn nær ekki
fyllilega yfir alla starfsemi sveitarfélagsins. Innleið-
ingin sjálf heppnast þá ekki sem skyldi. Skjalastjórar
sveitarfélaga eru almennt sammála um að innleiðing
skjalastjórnar tók lengri tíma en upphaflega var gert
ráð fyrir og það er líklegt að skortur á undirbúnings-
vinnu eigi þar stóran þátt.
Lokaorð
Skjalastjórnun er vaxandi starfsgrein og á komandi
mánuðum og árum má gera ráð fyrir auknum fjölda
sveitarfélaga sem innleiða skjalastjórn. Með tilurð
nýrra samtaka skjalastjóra og skjalafulltrúa sveitar-
félaga með alþjóðlegan staðal í skjalastjórn við hend-
ina má reikna með efldu samstarfi og samvinnu fé-
lagsmanna sem sameinaðir standa vörð um hags-
muni sína og þeirra stofnana sem þeir vinna fyrir.
Heimildir
ISO 15489-1:2001(E) lnformation and documentation — Records
management— Part l:General
ISO 15489-1:2001(E) In/ormation and documentation — Records
management — Part l.'Guidelines
Jóhanna Gunnlaugsdóttir (2002), Glærur frá fyrirlestri
um alþjóðlegan staðal í skjalastjóm ISO 15489 dags. 26.
apríl 2002 á vegum Símenntunar - Rannsóknarstofnunar
Háskólans á Akureyri.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir (2002), Tímamót í skjalastjórn :
alþjóðlegur staðall um skjalastjórn tekur gildi. Bókasafnið,
26, bls. 39-46
Summary
Municipal Records Management
The municipalities in Iceland have been implementing
records management systems in the past few years. In this
article, the implementation is reviewed in accordance to the
new ISO 15489-1 International standard. It also describes
the role of records managers in the implementation, as well
as in their daily activities in municipality offices.
Furthermore, it introduces the founding of a new
association of records managers who work in municipality
offices.
STÖNDUM VÖRÐ UM ÍSLENSKA TUNGU
Bókasafn Vestmannaeyja, Safnhúsinu v/
Ráöhúströð, Vestmannaeyjum
Bókasafn Þórshafnarhrepps, Hálsvegi 7,
Þórshöfn
Bókasafnið Húsavík, Stóragarði 17, Húsavík
Bókaútgáfan Björk, Birkivöllum 30, Selfossi
Bæjar- og héraðsbókasafnið ísafirði,
Gamlasjúkrahúsinu, ísafirði
Bæjar- og héraðsbókasafnið Selfossi,
Austurvegi 2, Selfossi
Bæjarbókasafn Dalvíkur, Ráðhúsinu,
Dalvík,
Bæjarbókasafn Eskifjarðar,
Lambeyrarbraut 16, Eskifirði
Fjölbrautarskóli Vesturlands, Vogabraut 5,
Akranesi
Framhaldsskólinn á Húsavík, Stóragarði
10, Húsavík
Framhaldsskólinn á Laugum
Framhaldsskólinn í Vestmannaeyjum,
Dalavegi 2, Vestmannaeyjum
Garðabær
32
BÓKASAFNIÐ 27. ÁRG. 2003