Morgunblaðið - 15.06.1993, Page 30

MORGUNBLAÐIÐ VIÐSKIPTI/ATVINNULÍF ÞRIÐJUDAGUR 15. JÚNÍ 1993
Sjónarhorn
Verðmæti vöruinnflutnings
fýrstu 4 mánuði ársins var nær 9%
minna á föstu gengi en á síðasta ári.
Hugbúnaður
Aldamótí
hugbúnað-
argerð
BÓKAÚTGÁFAN Aldamót hefur
öðrum þræði snúið sér að hug-
búnaðargerð, en fyrirtækið hef-
ur meðal annars gefið út
tölvubækur. Fyrsta verkefni
Aldamóta í hugbúnaðargerð var
gerð búnaðar sem hefur hlotið
vinnuheitið Aþena. Hugbúnaður-
inn er gerður fyrir Windows og
er unninn með nýjum forritunar-
tækjum Windows umhverfisins.
Fyrsta útgáfa af Aþenu mun
koma á markað í byijun september
nk. og verður seld á sérstöku kynn-
ingarverði fyrst um sinn. í fréttatil-
kynningu frá Aldamótum segir að
ekki verði greint nákvæmlega frá
hlutverki hugbúnaðarins fyrr en
útgáfudagur fer að nálgast. Þó sé
óhætt að segja að Aþena muni
tölvuvæða vissa tegund bóka og
færa lesendum áður óþekkt afl í
hendur.
Fyrirtæki
Stefán Hrafnkelsson
Hópvinnupakkar sem
lausn skjalasijórnunar
eftir Stefán
Hrafnkelsson
Seinni grein
I fyrri grein minni sem bar yfir-
skriftina „Tölvur og skjalastjórn-
un“ í atvinnurekstri var verið að
svara grein Ölfu Kristjánsdóttur,
bókasafnsfræðings, í Morgunblað-
inu 20. maí sl. í greininni kom
fram greinarhöfundur er samm-
mála Ölfu hvað varðar mikilvægi
skjalavörslu í atvinnurekstri en
ósammála þeirri niðurstöðu að
fjárfesting í upplýsingatækni skil-
aði engum arði og forsenda þess
að breyting yrði á væri að sérfræð-
ingar í skjalavörslu ynnu sitt starf
áður en fjárfest yrði í upplýsinga-
tækni. Greinarhöfundar telur sam-
vinnu hlutaðeigandi aðila happa-
drýgri kost. í fyrri grein var einn-
ig úabað um hópvinnupakka.
Skjalaskápur
Eitt af lykilhlutverkum hóp-
vinnupakka er skjalavarsla en áð-
ur en farið er að tala um útfærslu
á skjalavörslu í slíkum kerfum
skulum við líta á þær væntingar
sem eðlilegt er að gera til skjala-
vörslupakka.
* Skjalaskápurinn skal vera að-
gengilegur vinnuhópum
* Fyrirfram tilbúin sniðmát skulu
vera aðgengileg
* Myndun skjala skal aðlagast
verk lagi á hveijum stað
* Áhugaverðum skjölum skal vera
hægt að raða eftir atriðum sem
verklag kallar á.
* Verndunarkerfi skjalaskápsins
skal vera sveigjanlegt og öruggt
— Skriftaraðgangur
— Lestraraðgangur
— Uppfærsluaðgangur
— Hægt að fela ákveðin svæði
í skjali en birta önnur.
* Tiltekt í skjalaskápnum skal
geta verið sjálfvirk.
* Aðgangur að skjölum má ekki
takmarkast við eina landfræði-
lega staðsetningu
* Kerfið skal geta birt öll skjöl sem
innihalda ákveðið orð
* Hægt sé að senda skjöl beint
úr skjalaskápnum til væntan-
legra viðtakenda
— Tölvupóstur
— Fax
— Prentari
Sú lausn sem lýst var í fyrri grein
og byggðist á hefðbundinni skjala-
vörslu og hefðbundinni ritvinnslu
er langt frá því að uppfylla upptald-
ar væntingar.
Lausn á skjalavörslu
Lausnin byggist að mínu mati
á nýrri tegund hugbúnaðar, svo-
kölluðum hópvinnupökkum. Þrátt
fyrir nafngiftina sem bendir til
þess að hægt sé að kaupa lausnina
tilbúna í pakka er slíkt ekki hægt.
í upptalningunni að framan er
mikil áhersla lögð á það að upp-
bygging skjalaskápsins aðlagist
vinnuferli vinnuhóps og því í und-
antekningartilfellum sem full hag-
ræðing næst án aðlögunar pakk-
ans að því vinnuferli sem verið er
að tölvuvæða. Það var á þessum
forsendum sem leitað var til nem-
enda Tölvuháskóla Verzlunarskóla
íslands (TVÍ) um að vera frum-
kvöðlar hér á landi og vinna loka-
verkefni sem byggir á því að að-
laga vinnuferli innan Eimskips að
hópvinnupakka.
Hópvinnupakkar sem
skjalaskápur
Afraksturinn er sölumannakerfi
sem fyrirhugað er að gangsetja í
sumar. Kerfið heldur utan um öll
samskipti við viðskiptavini s.s.
kennistærðir, tengiliði, samninga,
tilboð, fyrirspurnir, hvernig fyrir-
spurnum var svarað og markverð-
ar athugasemdir sem þarfnast
vistunar. Það sem er frábrugðið
skjalavörslu í þessu kerfi miðað
við hefðbundnar skjalavörsluað-
ferðir er að skjalavarslan er inn-
byggð í kerfið. Um leið og skjal
er vistað verða sjálfkrafa til teng-
ingar sem orsaka birtingu þess
undir ýmsum sjónarhornum. Mynd
sýnir öll skjöl sem tengd hafa ver-
ið við ímyndað „Stórfyrirtæki“.
Stjarnan (*) merkir að skjalið sé
ólesið af starfsmanni sem skráður
er inn sem notandi listans. Skáhal-
landi ör fyrir framan skjal bendir
á að gulur miði (athugasemd) sé
festur á skjalið og opin mappa
þýðir að skjalið sé fyrirspurn eða
óafgreitt mál sem þarfnast at-
hygli. Til að einfalda leit í skjala-
safninu getur notandi síðan valið
um tæp tuttugu önnur sjónarhorn
(lista). Sjónarhorn sem sýnir allar
óafgreiddar fyrirspumir í röð á
sölumenn er annað gott dæmi, en
það er fyrst og fremst ætlað fyrir
sölumennina sjálfa svo og yfir-
mann þeirra ef sölumaður forfall-
ast og vísa verður verkefnunum
annað. Til að komast í skjalið þarf
notandi aðeins að tvísmella á við-
komandi línu. Það má taka það
fram að nær óhugsandi er að vinna
slíkt verkefni nema í nánu sam-
ráði við starfsmenn. Breyttar
starfsaðferðir kalla oft á endur-
gerð (re-engineering) vinnuferla.
Mikilvægt er að vera opinn fyrir
breytingum og möguleikum um
hagræðingu samfara aðlögun_
vinnuferla að hópvinnupakka og
reynslan hefur sýnt að hugmynd-
Borgarljós með Nova
Elektro umboðið
imar eiga oftast upptök sín hjá
starfsmönnunum sjálfum. Því er
verksvið tölvumanna og skipu-
leggjenda skjalavörslu fyrst og
fremst að sjá til þess að notendur
skynji möguleika kerfisins og út-
færa síðan þeirra hugmyndir.
Lokaorð
Að lokum vil ég benda á að
gott samstarf og gagnkvæmur
skilningur þeirra manna sem
skipuleggja skjalavörslu og tölvu-
mál fyrirtækja við starfsmennina
sjálfa er örugglega heillavænleg-
ast til árangurs. Vonandi bera
þessir hópar gæfu til að vinna
saman til að gera draumsýn Ölfu
að veruleika þ.e. efla íslensk fyrir-
tæki og stofnanir þannig að þau
séu vel í stakk búin til að takast
á við þá miklu samkeppni sem
þeirra bíður á evrópskum mark-
aði. Markaði þar sem íslensk fyrir-
tæki sem hingað til hafa verið álit-
in stór verða lítil peð og þurfa að
nýta sér allan þann stuðning sem
völ er á til að halda velli, hvort
heldur hann flokkast undir skipu-
lag, tækni, menntaða starfsmenn
eða stuðning þjóðarinnar.
Höfundur er tölvuverkfræðing-
ur og starfar sem dcildarstjóri /yá
EIMSKIP og stundakennari í TVÍ.
rrnm'
Verðmætí sjávar-
afurða eykst um 3%
ykkur kjör og skilmála samkeppnis- og útflutningslána
IÐN LANASJOÐUR
ÁRMÚLA 13 a '10 8 REYKJAVÍK'SÍMI 68 04 00
BORGARSLJÓS hf. hefur tekið
við umboði fyrir Nova Elektro
International sem er sérhæft fyr:
irtæki á sviði heimilistækja. í
vörulínu þess eru m.a. djúpsteik-
ingarpottar, hraðsuðukatlar,
brauðristar, kaffivélar, samlok-
ugrill, hrærivélar, straujárn og
þvottavélar.
Vörur frá Nova Elektro hafa
fengist á íslandi um langt skeið og
voru áður fluttar inn af innflutn-
ingsdeild Sambandsins. Nú stendur
yfir hjá Borgarljósum skipulagning
markaðsmála fyrir Nova vörur, en
þær koma á markaðinn hjá Borgar-
ljósum í lok þessa mánaðar.
í fréttatilkynningu frá Borgar-
ljósum segir að markmið fyrirtækis-
ins með yfirtöku Nova umboðsins
sé að bjóða breitt úrval af vönduð-
um evrópskum heimilistækjum á
betra verði en þekkist á markaðnum
í dag. Auk Nova hefur Borgarljós
umboð fyrir Black & Decker heimil-
istæki.
í APRÍL voru fluttar út vörur
fyrir 7,7 miljjarða króna en til
landsins voru fluttar vörur fyrir
6,7 milljarða og voru vöruskiptin
við útlönd því hagstæð í apríl um
einn milljarð kr. en á sama tíma
í fyrra var vöruskiptajöfnuður-
inn óhagstæður um 150 milljónir
kr. Sjávarafurðir voru 81% alls
útflutnings á fyrstu fjórum mán-
uðum ársins og var verðmæti
þeirra 3% meira en á sama tíma
í fyrra, eða sem nam um 1,5
milljörðum kr. samkvæmt upp-
lýsingum Hagstofunnar.
Fyrstu fjóra mánuði ársins voru
fluttar út vörur fyrir 28,5 milljarða
kr. en inn fyrir 24,2 milljarða. 4,3
milljarða afgangur var því á vöru-
skiptunum við útlönd en á fyrsta
ársþriðjungi í fyrra var vöruskipta-
jöfnuðurinn hagstæður um 1,8
milljarða.
Verðmæti vöruútflutnings á
fyrstu fjórum mánuðum ársins var
1% meira á föstu gengi en á sama
tíma í fyrra. Útflutningur á áli var
um 17% minni en útflutningur kísil-
járns 51% meiri á föstu gengi en
árið áður.
Lotus Notcs ■ VI 8 - TtNGILL - I. Viðskíptavmui
j Eile £dll Sgew Composc Itrxt Tgols Qeslgn Window jjelp
| StórfyrirtcDkíð h/f
- FyrtrtœkjQspjaid
-Yfirfrí- IFR.ARN.RVT Inntfutningur.ÚtflutninguLStórflutningur
Tengilidur GEB! IMP Dovld Oovíðsson
^Tengiíidur IFR/EXP GunnarGunnarsson
08.05.93 GUD/IMP Athugosemd. Kröfuharéurvíðskiptavinur
Leióréttingar
VliE / IMP Sftmkv. reilui/moslir>gu
GSS / EXP Rangurtoxti notaður
03.01.93
l» 07.05.93
Samningor
* 161292
18.0493
Sóluskýrslur
16.12.92
23.12.92
RVT / IMP Heimilísteeki fré HAM
05,04 93 RVT/IMP Athugosemd. Endumýjun
09.02.93 ARN/EXP FreðfiskurlilUSA
VHE / IMP Fotnoður fró Itolíu
RVT / IMP Breytt inkouporferli hjó Stórf/rirtaekinu hfi
GSS / EXP Útskipun fré Hofnaifjorðarhöfn
08 01.93 IFR/ EXF' Simbrét Hðfnörgjbíd i Hofnörlirði
03.03.93 ARN / EXP Stórfyrirtœkið áformar ftð senda skreióarform
Tilboft
07.05.93
Verkefni
VHE/IMP HeimilisteekifréHAM
Er 06.05.93
Taka sftmonviðskiptasöqu
Cterkurog
kJ hagkvæmur
auglýsingamiðill!
TÆLENSKUR MATUR
TÆLENSKT UMHVERFI