Frjáls verslun - 01.06.1977, Blaðsíða 57

Skrifstofuhald
Skipulagt skjalahald
Pappírsflóðið hefur þegar drekkt of mörgum
í áraraðir hefur skjölum verið raðað eftir öllum kúnstnarinnar
reglum í mismunandi stóra skjalaskápa. Allt er tekið', merkt
og komið fyrir á ákveðnum stað í því skyni að það sé handbært
ef einhvern tíman hyrfti á því að halda. Þótt kerfið hafi verið
framför í byrjun, er þó jafn sennilegt að það sé hinn mesti drag-
bitur á því herrans ári 1977. Hér cr kynnt betri aðferð.
En áður en við byrjum, verð-
ur gerð ein tilraun til að end-
urbæta málfarið á þessu sviði.
Algengt er að þannig sé tekið
til orða: „Viltu setja þetta í
fælinn“. „Leitaðu í fælnum“.
Og jafnvel „Viltu fæla þetta“.
Skrifstofufólk er sem sagt að
verða misjafnlega fælið og
skjölin fæld, og þá ekki loku
fvrir það skotið að hjá ein-
hverju fyrirtækinu sé t.d. kona
með starfsheitið „skjalafæla"?
í stað þessa orðs verður hér
notað orðið skjalaraði, — eða
þar til annað betra rekur á
fjörur.
Byggist þetta á eftirfarandi
þýðingu:
to file — raða
a file — raði (skjalaraði)
Og þá getum við byrjað.
Einkaritari eins af forstjórum
bandaríska flugfélagsins TWA
kemst vel af með einn skjala-
raða með þremur skúffum. f
þessum skúffum eru öll þau
skjöl sem forstjórinn og einka-
ritari hans nota reglulega, en
engin önnur skjöl.
Raðinn er grisjaður skipu-
lega með vissu millibili. Skjöl
sem ekki hafa verið notuð t.d.
i sex mánuði eru flutt í sér-
staka skjalageymslu fyrirtæk-
isins. Þessi aðferð við skjala-
röðun er mjög virk. Hún bygg-
ist fyrst og fremst á upplýs-
ingagildi skjala út frá því sjón-
armiði að ákveðin skjöl séu
„vinnuskjöl“ en önnur heim-
ildarskjöl. Vinnuskjöl eru not-
uð a.m.k. einu sinni á 6 mán-
aða fresti, en þau sem ekki eru
notuð svo oft eru heimildar-
skjöl, sem eru geymd, ef ekki
má henda þeim. Útkoman er sú
að ef ekki er hægt að finna í
raðanum ákveðið bréf, skýrslu
eða símanúmer þá er heldur
ekki nauðsynlegt að nota það.
TJpplýsingagildi skjala er því
meira sem auðveldara er að
finna þau og það liggur í hlut-
arins eðli að auðveldara er að
finna skjölin því færri sem
þau eru saman komin
Það eru einkum þrjár spurn-
ingar sem auðvelda skipulag
á borð við þetta:
• Hef ég gert einhverja til-
raun til þess að varna því
að skjöl, sem hafa takmark-
aða þýðingu, lendi á skrif-
borði mínu til þess eins að
stela frá mér tíma?
• Þegar ég ákveð hvort nauð-
synlegt sé að raða skjölum,
fylgi ég þeirri reglu að
gera það ekki ef upplýs-
ingagildi þeirra orkar tví-
mælis?
9 Reyni ég að útkljá málefni
í gegnum síma eða með við-
tali ef þess er nokkur kost-
ur en grípa til bréfaskrifta
eingöngu þegar annað er
ekki hægt?
Síðasta spurningin þarfnast
nákvæmari skýringa. Eðlilega
eru sum málefni þannig vax-
in að pappírsvinna er nauðsyn-
leg í sambandi við þau. Hins-
vegar eru mörg málefni þann-
ig að hægt er að ganga frá þeirn
með símtölum eða á fundum.
Auk spurninganna þriggja
byggist virkni skjalaröðunar á
eftirfarandi atriðum:
SKIPULÖGÐ AÐSTAÐA
Á skrifborðinu ættu að vera
allir þeir hlutir sem notaðir
eru að staðaldri, og helst innan
seilingar. Skrifborði, skápum
og bókahillum ætti að koma
þannig fyrir að þau mynduðu
samstæðu sem ekki þyrfti að
fara út fyrir þegar unnið er. Ef
ekki er öruggt að notast sé t.d.
vikulega við bók, tímarit,
skjalaraða eða skýrslu á það
ekki heima í samstæðunni. Með
þessu skipulagi vinnst strax
töluverður tími með því einu
hve auðvelt er að finna hlutina.
SKJÖL í ÞÁGU
MARKMIÐA
Þekkt regla, kennd við Vil-
fredo Pareto, segir: 80% af
raunverulegum afköstum eru
framkvæmd á 20% af vinnu-
tímanum. Þessi 80% eru hjá
flestum forstjórum og öðrum
stjórnendum fá en mjög mikil-
væg málefni. Sé eingöngu raðað
skjölum sem snerta þessi 80%,
er tvíþættum árangri náð um
leið: í fyrsta lagi er eingöngu
raðað skjölum sem eru nauð-
synleg í þágu ákveðinna höfuð-
markmiða. f öðru lagi flokkast
skjölin á mun einfaldari hátt
og koma því að mun meiri not-
um auk þess sem fljótlegra er
að finna þau.
FV 6 1977
57