Tímarit lögfræðinga - 01.11.1980, Blaðsíða 44

hugasemdum. Einnig getur hann að eigin frumkvæði framkvæmt at-
hugun á því, sem hann telur miður fara í stofnuninni.
Rekstur allra mála fer að langmestu leyti fram með bréfaskiptum.
Skjalaverðir taka á móti öllum pósti og öðrum sendingum, sem til
umboðsmanns berast, en það getur verið um að ræða kærur, svör
stjórnvalda við fyrirspurnum og önnur gögn vegna mála, sem unnið
er að. Þegar kæra berst, setja skjalaverðirnir hana í möppu.3 Á for-
síðu möppunnar eru prentaðir reitir, sem í eru færðar ýmsar upp-
lýsingar allan þann tíma sem málið er til meðferðar, svo og úrslit þess
að lokum. Nægir því oft að líta einungis á möppur þeirra mála, sem
ástæða þykir til að fylgjast með. í upphafi rita skjalaverðirnir á möpp-
una nafn og heimili kæranda, ár og númer málsins.4 Auk þess að rita
á möppuna útbúa skjalaverðirnir spjaldskrárspjald fyrir málið.5 Að
lokum er nafn kærandans fært í sérstaka nafnaskrá yfir kærendur.6
Þegar ný gögn berast varðandi mál, sem er til meðferðar, eru upp-
lýsingar um efni þeirra, sendanda o.fl. í stuttu máli færðar inn á
spjaldskrárspjald málsins. Sé málið í geymslu, er það tekið fram og
fengið í hendur fulltrúa vegna hinna nýju upplýsinga. Sé málið þegar
í höndum fulltrúa, eru hin nýju gögn merkt með númeri málsins og
fangamarki fulltrúans, svo að þau berist réttum fulltrúa.
Að allri undirbúningsvinnu skjalavarðanna lokinni, lítur umboðs-
maður yfir allt það sem borist hefur, en síðan sjá hinir þrír yfirmenn
um dreifingu til fulltrúanna. Að lokum skipta fulltrúarnir innan hvers
hóps málum á milli sín. Hver hópur fulltrúa verður með þessum hætti
nokkuð sérhæfður.
Þegar nýtt mál kemur í hendur fulltrúa (sagsbehandler), flokkar
hann það eftir efni þess og gefur því undirnúmer samkvæmt því.7
Fulltrúinn skrifar í einni setningu efni kærunnar á möppu máls-
ins, en auk þess fangamark sitt, allt í þar til gerða reiti.
Sé um að ræða mál sem tekið er til athu'gunar að eigin frumkvæði
umboðsmanns (þ.e. málið berst ekki utanfrá), skrifar fulltrúinn þessi
atriði á laust blað, en skjalaverðir færa þau síðan inn á möppu og
3 5 litir af möppum eru notaðir á víxl, eitt ár hver litur.
4 Hlaupandi númer, sem byrja á 1 hvert ár.
5 A spjaldið eru ritaðar sömu upplýsingar og á möppurnar, en auk þess eru öll
síðari bréfaskipti jafnóðum rituð á spjaldið.
6 Nafnaskráin er yfir alla kærendur frá upphafi. Ef kærandi hefur áður kært til
umboðsmanns, er númer gamla málsins (gömlu málanna) fært inn á möppu þess
nýja í sérstakan reit, og stundum er allt gamla málið sett í möppu þess nýja.
7 Málið hefur þá fengið þrískipt númer: ártal, hlaupandi númer og flokk.
166