Freyr - 15.07.1998, Blaðsíða 18

Gœðastiórnun
í leiðbeiningaþjónustu
með Lotus IMotes kerfinu
Inngangur
Leiðbeiningaþjónusta í landbúnaði
á sér langa og merkilega sögu.
Bændur voru það forsjálir að koma
sér upp öflugri leiðbeiningaþjónustu
með aðstoð og fyrir atbeina ríkisins,
sem veitt hefur bændum ráðgjöf og
hjálp í áranna rás. Starfsfólk leið-
beiningaþjónustunar verður að leita
allra leiða á komandi árum við að
vinna betur saman og að finna nýjar
leiðir til að ná betur til bænda. Á
tímum harðnandi samkeppni og
lækkandi verðs á búvörum hafa
störf ráðunauta sjaldan skipt bændur
meira máli en nú.
Síðustu ár hafa leiðbeiningaþjón-
ustan og bændur verið að taka í
þjónustu sína tölvutæknina. Sumir
kunna að segja að of hægt hafi geng-
ið í tölvuvæðingunni og getur undir-
ritaður tekið undir það að nokkru
leyti. Þó hefur kappsamlega verið
unnið undanfarin ár. Á sama tíma
hefur tölvutækninni fleygt fram á
öllum sviðum þjóðfélagsins.
Gædastjórnun
Samhliða framgangi tölvutækninnar
hefur gæðastjómun haldið innreið
sína í fyrirtæki og stofnanir. Þessi
dagspartur er ætlaður umræðum um
hana og er full ástæða er til að fagna
því framtaki skipuleggjenda að taka
þetta áhugaverða efni fyrir og ræða
gildi gæðastjómunar í leiðbeininga-
þjónustunni.
Skilgreining á gæðastjómun er
að marka gæðastefnu og framfylgja
henni. Gæðastefna felst í þeim við-
eftir
Jón B.
Lorange
Bændasam-
tökum islands
Rádunautafundur 1998
___________________________
miðunarreglum sem stuðst er við
varðandi allar ákvarðanir er snerta
gæði í rekstrinum eða þjónustunni.
Meginstoðir gæðastjómunar em
skýr framtíðarsýn, meðvitað starfs-
fólk og sjálfstæð liðsvinna. Með
einföldum hætti má segja að gæða-
stjómun sé fyrst og fremst skipuleg
og öguð vinnubrögð til að ná árangri
og tryggja gæði.
Með upplýsingatækni er unnt með
góðu móti að koma á gæðastefnu og
tryggja framkvæmd hennar. Upplýs-
ingatæknin er ein af undirstöðum ár-
ngursríkrar gæðastjómunar. Skil-
greina þarf m.a. ákveðin ferli, svo
sem verkferli og skjalaferli. Sjálfvirk
skjalavarsla með beitingu upplýs-
ingatækninnar er mikilvægur þáttur.
Hópvinnukerfið Lotus
lUotes
Bændasamtök íslands hafa unnið að
því undanfarin tvö ár að koma upp
hópvinnu- og skjalavörslukerfinu
Lotus Notes. Þegar notkun þess er
orðin almenn innan leiðbeininga-
þjónustunnar er orðið að veruleika
svonefnt innra net samtakanna. Lot-
us Notes hentar vel sem upplýsinga-
kerfi og til þess að aðstoða stjóm-
endur og starfsfólk leiðbeininga-
þjónustunnar við að hrinda gæða-
stjómunarkerfi í framkvæmd.
Óhætt er að fullyrða að Lotus
Notes kerfið hefur farið sigurför um
heiminn á þessum áratug. Rétt notk-
un kerfisins hefur gert fyrirtækjum
af öllum stærðum og gerðum mögu-
legt að koma upp stöðluðu hóp-
vinnu- og skjalavörslukerfi. Það
hefur auðveldað starfsfólki störfin,
m.a. með liðsvinnu og jafnframt
veitt nauðsynlega yfirsýn yfir starf-
semina. Dæmi um fyrirtæki og
stofnanir hér á landi sem nota Notes
eru Flugleiðir hf„ Eimskipafélagið
hf„ Iðntæknistofnun, Ríkisskatt-
stjóraembættið og ráðuneytin.
I fáum orðum má skilgreina Lot-
us Notes sem verkfæri til að safna,
skipuleggja og miðla þekkingu og
upplýsingum. Það er einmitt þetta
notagildi Notes sem gerir það að því
hjálpartæki sem það er. Það heldur
ekki aðeins utan um upplýsingar
heldur þekkingu, sem verður til inn-
an fyrirtækja. Með skipulögðum og
öguðum vinnubrögð starfsfólks fer
afraksturinn (skjöl) inn í mótaðan
farveg, sem unnt er að virkja. Með
þessu verður til þekking. Þessi þekk-
ing er aðgengileg öllu starfsfólki með
lítilli fyrirhöfn í daglegum störfum
þess. Eitt af því sem gerir þessa stöðl-
uðu og víðtæku upplýsingasöfnun
mögulega er hópvinnukerfi. Skil-
greining á hópvinnukerfí er:
„Hópvinnukerfi er samtvinnað
pósti og skilaboðum á rafrænan hátt
á milli hópa innan fyrirtækja og
18- Freyr 3/98