Freyr - 15.07.1998, Blaðsíða 19

milli fyrirtækja. Hópvinnukerfi er
jafn heillandi samskiptamáti og það
er vegna þess að það veitir fyrirtækj-
um og einstaklingum tækifæri til að
miðla upplýsingum og þekkingu í
gegnum tímabelti, landsvæði og
netkerfi. Það dregur saman sameig-
inlega þekkingu sem finnst í ómót-
uðum upplýsingabrunnum eins og
ritvinnsluskjölum, tölvupósti og
faxi. Fyrirtæki sem nota hópvinnu-
kerfi sjá að þær hindranir sem áður
voru á góðri hópvinnu falla um
sjálfar sig“. (Úr notendahandbók
GoPro frá Hugviti).
Lotus Notes nýtist vel sem hóp-
vinnukerfi, m.a. vegna öflugrar
tækni við að spegla gagnasöfn á
tveimur fjartengdum stöðum. Þetta
gerir mögulegt að koma upp dreifð-
um gagnasöfnum á mörgum stöð-
um, sem eru spegluð reglulega í
gegnum símakerfið. Þegar speglun
er lokið er til nákvæmt afrit af
gagnasafninu á tveimur stöðum.
Meðan unnið er í Notes þarf ekki að
vera beintenging fyrir hendi. Kerfið
heldur utan um allar breytingar í
gagnasafninu og sendir þær síðan
yfir þegar gagnasöfnin eru spegluð.
Þetta hefur þann stóra kost að
enginn tími fer í hjá notendum að
dreifa efni til annarra heldur sér
kerfið um það sjálfkrafa.
Brunnar Bændasamtaka
íslands
Gagnasöfn í Lotus Notes, sem hér er
lýst að framan, hafa fengið nafnið
brunnar á íslensku. Brunnar í Notes
geta verið fjölmargir, allt eftir ósk-
um hvers fyrirtækis. Nokkur fyrir-
tæki hér á landi hafa sérhæft sig í
gerð og aðlögun á brunnum í Notes
fyrir íslensk fyrirtæki og skal þar
helst nefna fyrirtækin Hugvit hf. og
Nýheija hf. Ekki þarf mjög mikla
tölvukunnáttu til að hanna eigin
brunna til að meðhöndla skilaboð og
skjöl. Þeir uppl^singarbrunnar sem
Bændasamtök Islands hafa tekið í
notkun eru eftirfarandi:
• Mála- og samskiptabrunnur (Go-
Pro)
• Umfjöllunarbrunnur
• Handbók landbúnaðarins
Hér á eftir verður sagt frá þeim í
stuttu máli og síðar verður farið í
gegnum þá í tölvu.
Mála- og samskipta-
brunnur (GoPro)
Fyrirtækið Hugvit hf. hefur samið
sérstakan brunn, GoPro, fyrir skjala-
og verkefnastýringu og skjalavörslu.
Kerfið hlaut verðlaunin „Lotus Bea-
con Award 1996 í Evrópu“ fyrir
„The greatest impact on a customer
business in Europe“. Einnig voru
Hugviti hf. veitt verðlaun Nýsköp-
unarsjóðs nýlega.
Bændasamtökin nota GoPro til
að halda utan um skjalastjómun, út-
hlutun mála (erinda), stöðu mála og
til að gefa yfirsýn yfir öll mál og
samskipti sem Bændasamtökin, eiga
við aðra og innan samtakanna. Go
Pro kerfið var aðlagað þörfum
Bændasamtakanna m.a. til að rúma
félagatal þeirra. Með víðtækri notk-
un starfsfólks Bændasamtakanna og
búnaðarsambanda á kerfinu fæst
m.a. mjög góð yfirsýn yfir öll sam-
skipti við bændur landsins. Það er
mikilvægt við mótun gæðastefnu og
við útfærslu á henni. Auk heldur er
brýnt að hafa gott yfirlit yfir öll
vinnuferli við vinnslu mála með
samræmdum hætti og á einum stað.
GoPro kerfið er ómissandi hjálpar-
tæki við að renna styrkum stoðum
undir gæðastjómun þar sem kerfið
auðveldar m.a. sjálfstæða liðsvinna,
sjálfvirka skjalavörslu og safnar
saman skjölum í síbreytilegan þekk-
ingarbrunn.
Umfjöllunarbrunnur
Umfjöllunarbrunnur safnar saman
og heldur utan um umræðu sem not-
endur Lotus Notes kerfisins geta all-
ir tekið þátt í. Hver notandi getur
bryddað upp á umræðuefni sem aðr-
ir geta síðan tekið þátt í óháð tíma
og stað. Lýðræðisleg og opin um-
ræða á sér stað og þekking um um-
ræðuefnið safnast saman sem öllum
nýtist við lausn vandamála.
Handbók landbúnaðarins
Með brunninum Handbók landbún-
aðarins var ætlunin að búa til upp-
lýsingabrunn um fagleg og hagnýt
efni fyrir starfsfólk Bændasamtak-
anna, búnaðarsambanda o.fl. Marga
hefur dreymt um að safna saman
öllu efni úr Handbók bænda, Ráðu-
nautaritum, Búvísindum, Bænda-
blaðinu, Frey o.fl. á einn stað og
með samræmdum hætti. í stað þess
að þurfa að fletta upp í mörgum
bókum eða tölublöðum væri hægt
að nálgast efnið á einum stað.
Brunnurinn Handbók landbúnað-
arins er einmitt þannig hugsaður og
nú þegar er geysimikið efni komið
inn í hann. Jafnframt faglegu efni
eru í brunninum margs konar eyðu-
blöð og töflur sem nýtast ráðunaut-
um í daglegun verkefnum þeirra.
Unnt er að hafa mismunandi sjónar-
hom á greinar svo sem eftir efnis-
flokkum, höfundum og efnisorðum.
Starfsfólk getur síðan fest á viðbæt-
ur við greinar með athugasemdum
hvar sem þeir em staddir. Með
Handbók landbúnaðarins er stigið
stórt skref í að bæta aðgengi ráðu-
nauta að faglegum fróðleik um land-
búnað. Það efni sem brunnurinn
geymir er síðan auðvelt og fljótlegt
að halda við þannig að þar finnist
ætíð nýjustu upplýsingar á hverjum
tíma. Abyrgðarmenn verða settir
yfir ákveðna efnisflokka og með
sjálfstæðri liðsvinnu á þessi endur-
nýjun efnis að eiga sér stað án mik-
illar fyrirhafnar eða kostnaðar.
Lokaorð
f þessu erindi hef ég reynt að gera
grein fyrir hópvinnu- og skjala-
vörslukerfinu Lotus Notes og með
hvaða hætti nýta má það við gæða-
stjómun í leiðbeiningaþjónustu
landbúnaðarins. Til þess að unnt sé
að hrinda gæðastefnu í framkvæmd
verður hún þó að vera fyrir hendi.
Brýnt er að vinna að gerð hennar
næstu misserum og búa til skýra
framtíðarsýn fyrir leiðbeiningaþjón-
ustuna alla.
Framhald ú bls. 39
Freyr 3/98 - 19