Bókasafnið


Bókasafnið - 01.09.2009, Blaðsíða 31

Bókasafnið - 01.09.2009, Blaðsíða 31
31 bókasafnið Horft er á heildarmyndina við stýringu gagna og þá hefur komið víða í ljós þörf fyrir skipulagningu bóka og skýrslna, sem verða til og berast fyrirtækinu, með uppsetningu á bókasafni fyrir viðkomandi viðskiptavin. Skjalastjórnun er talsvert flókið ferli sem byggir á mörgum þáttum og er að mörgu að hyggja til að gera það sem skilvirkast og einfaldast fyrir hvern starfsmann. Mikil vinna felst til að mynda við gerð skjalaflokkunarkerfis og ekki er óalgengt að sú vinna taki bókasafns- og upplýsingafræðing ríflega eitt til tvö ár meðfram daglegum verkefnum skjalastjóra. Því er það mikill fengur að geta fengið ráðgjafa til að koma inn í slíka vinnu með reynslu og þekkingu sem getur unnið verkið á stuttum tíma. Þegar fyrirtæki/stofnanir hefja markvissa vinnu við skjala- stjórnun er ekki óalgengt að önnur verkefni skjóti upp kollinum, sérstaklega í tengslum við gæðastjórnun, t.d. við að greina og skrá rekstrarferla og móta stefnu í hinum ýmsu málaflokkum til að gera alla vinnu markvissari og ákvarðanir rekjanlegar. Enda eru skjalastjórnun og gæðastjórnun sitt hvor hliðin á sama teningnum og skjalastjórnunarstaðallinn ISO 15489 vinnur mjög vel með gæðastöðlunum ISO 9001 og ISO 27001 um stjórnun upplýsingaöryggis. Boðið er upp á þá nýjung að úthýsa skjalastjórnun alfarið til Gagnavörslunnar. Þá er sérfræðingur GV skilgreindur skjalastjóri þess fyrirtækis og samningur gerður um viðveru hans og umfang verkefnis. Þessi þjónusta er þekkt í tölvumálum. Margir viðskiptavinir hafa nýtt sér þessa þjónustu, sumir hafa til að mynda ekki þörf fyrir bókasafns- og upplýsingafræðing í fullt starf en vantar aðstoð og finnst þetta kærkomin nýjung. Einnig er kostur að skjalastjórinn vinnur í hópi annarra sérfræðinga GV þar sem mikill áhersla er lögð á endurmenntun og að fylgjast vel með á þessu sérsviði. Hugbúnaðar- og þróunarsvið Gagnavarslan hefur sett á markað fyrstu útgáfu af skjala- og upplýsingastjórnunarkerfinu Core2. Hér sem víðar hjá GV er mikil áhersla lögð á samvinnu ólíkra sviða við þróun kerfisins þannig að það er ekki unnið í einangruðu umhverfi forritara heldur með fjölbreyttum hópi sérfræðinga GV. Core2 byggir á „open source“ hugbúnaði eða opnum og frjálsum hugbúnaði sem er stefna stjórnvalda frá desember 2007. Core2 (ECM kerfi) tekur á skipulagningu gagna í hvaða formi sem er eins og skjala, mynda, teikninga, hljóðs, muna og minja. Markmiðið er að starfsmaður skrái sig inn í eitt kerfi og geti unnið innan þess; skrifað skjöl, fundið gögn og skoðað sama á hvaða formi þau eru. Core2 eitt og sér getur leyst af hólmi mörg upplýsingakerfi að fjárhagskerfum undanskildum og sameinað í eitt kerfi. Core2 keyrir alfarið á internetinu og því aðgengilegt hvar sem netaðgangur er, að uppfylltum ákveðnum öryggis- kröfum. Core2 styður t.d. rafræn skilríki sem dreifing er hafin á hér á landi og mun fljótlega verða ráðandi á sviði öruggs aðgengis og rafrænna undirskrifta. Nú þegar eru nokkrir viðskiptavinir komnir inn í kerfið en áfram er unnið að frekari þróun og eru núverandi viðskipta- vinir í sérstökum rýnihóp og geta þannig haft áhrif á þróun hugbúnaðarins. Vörsluhúsnæði Vörsluhúsnæðið er staðsett í höfuðstöðvum GV á Vallarheið- inni og uppfyllir ströngustu skilyrði til vistunar gagna og muna. Engir gluggar eru á húsnæðinu, raka- og hitastig er vaktað og ráðstafanir gerðar til að halda aðstæðum sem stöðugustum. Öll vörslurými eru þrifin reglulega til að halda ryki frá og vöktun á skordýrum og öðrum aðskotahlutum framkvæmd af fagaðilum. Öflugt loftræsti-, bruna-, vatns-, og öryggiskerfi er í vörsluhúsnæðinu. Rými vörsluhúsnæðis er hólfað niður og aðgangsstýrt og einungis skilgreindur hópur starfsmanna með aðgang að hverju rými. Mjög algengt er að stofnanir og fyrirtæki varðveiti gögn í ófullnægjandi húsnæði t.d. með allt of miklum raka, engin brunakerfi né þjófavörn af neinu tagi. Mörg dæmi eru um að gögn hafi hreinlega eyðilagst eða óviðkomandi aðilar komið höndum yfir þau. Einnig er mjög dýrt fyrir hvert fyrirtæki/ stofnun að koma sér upp viðunandi vörsluhúsnæði og því mikið hagræði að hafa aðgang að fullkomnu vörsluhúsnæði þar sem einungis er greitt fyrir hvern kassa sem geymdur er. Skjalavarsla Öll skjöl eru sett í sérhannaða geymslukassa frá GV og þeir strikamerktir og skráðir með innihaldslýsingu í samráði við hvern viðskiptavin fyrir sig. Kassarnir eru að öðru leyti ómerktir og því ekki hægt að sjá frá hverjum viðkomandi gögn eru. Aðgangur að gögnunum er þríþættur; í fyrsta lagi er hægt að koma á staðinn en þar er sérstök skrifstofa fyrir viðskiptamenn, í öðru lagi er hægt að biðja um afhendingu kassa og þeir þá sendir á sendibíl GV samdægurs eða daginn eftir, í þriðja lagi er svo hægt að fá gögnin skönnuð, þau eru þá dulkóðuð og send með tölvupósti. Frá heimsókn forseta Íslands til Gagnavörslunnar 5. mars 2009. Á myndinni eru frá vinstri: Gunnhildur Manfreðsdóttir, Andrea Rafnar, Jónas Sigurðsson, Brynja Guðmundsdóttir, forseti Íslands og Jóhann Pétur Herbertsson.

x

Bókasafnið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.