Bókasafnið - 01.09.2009, Side 31

31
bókasafnið
Horft er á heildarmyndina við stýringu gagna og þá hefur
komið víða í ljós þörf fyrir skipulagningu bóka og skýrslna,
sem verða til og berast fyrirtækinu, með uppsetningu á
bókasafni fyrir viðkomandi viðskiptavin.
Skjalastjórnun er talsvert flókið ferli sem byggir á mörgum
þáttum og er að mörgu að hyggja til að gera það sem skilvirkast
og einfaldast fyrir hvern starfsmann. Mikil vinna felst til að
mynda við gerð skjalaflokkunarkerfis og ekki er óalgengt að
sú vinna taki bókasafns- og upplýsingafræðing ríflega eitt til
tvö ár meðfram daglegum verkefnum skjalastjóra. Því er það
mikill fengur að geta fengið ráðgjafa til að koma inn í slíka
vinnu með reynslu og þekkingu sem getur unnið verkið á
stuttum tíma.
Þegar fyrirtæki/stofnanir hefja markvissa vinnu við skjala-
stjórnun er ekki óalgengt að önnur verkefni skjóti upp
kollinum, sérstaklega í tengslum við gæðastjórnun, t.d. við
að greina og skrá rekstrarferla og móta stefnu í hinum ýmsu
málaflokkum til að gera alla vinnu markvissari og ákvarðanir
rekjanlegar. Enda eru skjalastjórnun og gæðastjórnun sitt
hvor hliðin á sama teningnum og skjalastjórnunarstaðallinn
ISO 15489 vinnur mjög vel með gæðastöðlunum ISO 9001 og
ISO 27001 um stjórnun upplýsingaöryggis.
Boðið er upp á þá nýjung að úthýsa skjalastjórnun alfarið
til Gagnavörslunnar. Þá er sérfræðingur GV skilgreindur
skjalastjóri þess fyrirtækis og samningur gerður um
viðveru hans og umfang verkefnis. Þessi þjónusta er þekkt
í tölvumálum. Margir viðskiptavinir hafa nýtt sér þessa
þjónustu, sumir hafa til að mynda ekki þörf fyrir bókasafns-
og upplýsingafræðing í fullt starf en vantar aðstoð og finnst
þetta kærkomin nýjung. Einnig er kostur að skjalastjórinn
vinnur í hópi annarra sérfræðinga GV þar sem mikill áhersla
er lögð á endurmenntun og að fylgjast vel með á þessu
sérsviði.
Hugbúnaðar- og þróunarsvið
Gagnavarslan hefur sett á markað fyrstu útgáfu af skjala- og
upplýsingastjórnunarkerfinu Core2. Hér sem víðar hjá GV er
mikil áhersla lögð á samvinnu ólíkra sviða við þróun kerfisins
þannig að það er ekki unnið í einangruðu umhverfi forritara
heldur með fjölbreyttum hópi sérfræðinga GV. Core2 byggir á
„open source“ hugbúnaði eða opnum og frjálsum hugbúnaði
sem er stefna stjórnvalda frá desember 2007. Core2 (ECM
kerfi) tekur á skipulagningu gagna í hvaða formi sem er
eins og skjala, mynda, teikninga, hljóðs, muna og minja.
Markmiðið er að starfsmaður skrái sig inn í eitt kerfi og geti
unnið innan þess; skrifað skjöl, fundið gögn og skoðað sama
á hvaða formi þau eru. Core2 eitt og sér getur leyst af hólmi
mörg upplýsingakerfi að fjárhagskerfum undanskildum og
sameinað í eitt kerfi.
Core2 keyrir alfarið á internetinu og því aðgengilegt hvar
sem netaðgangur er, að uppfylltum ákveðnum öryggis-
kröfum. Core2 styður t.d. rafræn skilríki sem dreifing er hafin
á hér á landi og mun fljótlega verða ráðandi á sviði öruggs
aðgengis og rafrænna undirskrifta.
Nú þegar eru nokkrir viðskiptavinir komnir inn í kerfið en
áfram er unnið að frekari þróun og eru núverandi viðskipta-
vinir í sérstökum rýnihóp og geta þannig haft áhrif á þróun
hugbúnaðarins.
Vörsluhúsnæði
Vörsluhúsnæðið er staðsett í höfuðstöðvum GV á Vallarheið-
inni og uppfyllir ströngustu skilyrði til vistunar gagna og
muna. Engir gluggar eru á húsnæðinu, raka- og hitastig er
vaktað og ráðstafanir gerðar til að halda aðstæðum sem
stöðugustum. Öll vörslurými eru þrifin reglulega til að halda
ryki frá og vöktun á skordýrum og öðrum aðskotahlutum
framkvæmd af fagaðilum. Öflugt loftræsti-, bruna-, vatns-, og
öryggiskerfi er í vörsluhúsnæðinu. Rými vörsluhúsnæðis er
hólfað niður og aðgangsstýrt og einungis skilgreindur hópur
starfsmanna með aðgang að hverju rými.
Mjög algengt er að stofnanir og fyrirtæki varðveiti gögn
í ófullnægjandi húsnæði t.d. með allt of miklum raka, engin
brunakerfi né þjófavörn af neinu tagi. Mörg dæmi eru um að
gögn hafi hreinlega eyðilagst eða óviðkomandi aðilar komið
höndum yfir þau. Einnig er mjög dýrt fyrir hvert fyrirtæki/
stofnun að koma sér upp viðunandi vörsluhúsnæði og því
mikið hagræði að hafa aðgang að fullkomnu vörsluhúsnæði
þar sem einungis er greitt fyrir hvern kassa sem geymdur er.
Skjalavarsla
Öll skjöl eru sett í sérhannaða geymslukassa frá GV og þeir
strikamerktir og skráðir með innihaldslýsingu í samráði við
hvern viðskiptavin fyrir sig. Kassarnir eru að öðru leyti ómerktir
og því ekki hægt að sjá frá hverjum viðkomandi gögn eru.
Aðgangur að gögnunum er þríþættur; í fyrsta lagi er
hægt að koma á staðinn en þar er sérstök skrifstofa fyrir
viðskiptamenn, í öðru lagi er hægt að biðja um afhendingu
kassa og þeir þá sendir á sendibíl GV samdægurs eða daginn
eftir, í þriðja lagi er svo hægt að fá gögnin skönnuð, þau eru
þá dulkóðuð og send með tölvupósti.
Frá heimsókn forseta Íslands til Gagnavörslunnar 5. mars 2009.
Á myndinni eru frá vinstri: Gunnhildur Manfreðsdóttir, Andrea Rafnar,
Jónas Sigurðsson, Brynja Guðmundsdóttir, forseti Íslands og Jóhann
Pétur Herbertsson.