Bókasafnið - 01.09.2009, Page 32

32
bókasafnið
Gagnavarslan býður upp á að ná í gögn til viðskiptavina
og hefur til umráða eigin sendibíl, náð er í gögnin og sami
starfsmaður fylgir þeim alla leið í vörslu. Þar eru þau hreinsuð,
þ.e. tekin úr möppum og allt plast og bréfaklemmur fjarlægðar
og þeim pakkað niður í skjalaöskjur. Einnig má strikamerkja
gögnin niður í skjalaöskju eða jafnvel á folder ef óskað er.
Margir viðskiptavinir eru nú þegar með fjarsöfnin sín
alfarið hjá GV. Enn aðrir vilja pappírslausan vinnustað og láta
öll gögn til vörslu hjá GV.
GV hefur þróað sérstakar umbúðir auk þess að vera í
samvinnu við innlenda og erlenda aðila. Gæði umbúða er
mikilvægur þáttur í langtíma varðveislu. Mikilvægt er að þær
séu sýrufríar ef varðveita á skjöl til lengri tíma.
Listaverk og menningarminjar
Byggðasafn Reykjanesbæjar er til húsa hjá Gagnavörslunni.
Þarfir og kröfur við vörslu muna og minja eru aðrar en til
skjala. Sem dæmi þurfa listaverk allt önnur skilyrði en textil
og filmur enn önnur skilyrði. Gagnavarslan mun bjóða upp
á sérstaka ráðgjöf til safna á þessu sviði og aðstöðu til vörslu
við rétt skilyrði.
Skönnun og skráning
Sérstök deild innan GV er alfarið í skönnun og skráningu
gagna. Hér vinna teymin saman og leggja bókasafns- og
upplýsingafræðingar á ráðin um hvernig skrá eigi hin
ýmsu gögn og hvernig merkingu þeirra skuli háttað. Mikil
þróunarvinna hefur átt sér stað um hvernig skuli merkja og
meðhöndla gögn og tengja þannig saman rafræna skjalið
og pappírseintakið. Einnig varðandi skönnunina sjálfa sem er
sérfræðigrein út af fyrir sig og að mörgu að hyggja til að ná
fram sem bestu gæðum.
Sértækir skannar eru fyrir teikningar, skjöl og fisjur og
unnið er að því að fjárfesta í skanna fyrir fundargerðabækur.
Teymið hefur mikla reynslu í hvernig eigi að meðhöndla
gögnin og ná fram sem bestum gæðum við skönnunina.
Nokkur fyrirtæki hafa látið GV skanna gögn fyrir sig, skrá
þau og pakka niður í kassa sem eru strikamerktir og settir í
vörsluhúsnæðið.
Innri starfsemi
Gæðamál
Í jafn viðkvæmum rekstri og Gagnavarslan er í þarf að
huga vel að öryggis- og gæðamálum. Því var frá upphafi
ákveðið að starfa samkvæmt gæðastjórnunarstöðlunum
ISO 9001 og 27001. Gæða- og öryggisstjóri var einn af fyrstu
starfsmönnum sem var ráðinn til fyrirtækisins. Stefnt er
að vottun starfseminnar í árslok 2009. Búið er að skjalfesta
alla vinnuferla varðandi starfsemina í vörsluhúsinu þar sem
umpökkun gagna fer fram ásamt allri vinnu varðandi umsýslu
við gögnin eftir að þau eru komin í hillur vörsluhúsnæðis. Nú
er unnið hörðum höndum að öðrum þáttum starfseminnar.
Mannauður
Hjá Gagnavörslunni starfa 30 starfsmenn á mjög fjöl breyttu
sviði, m.a. bókasafns- og upplýsingafræðingar, viðskipta-
fræð ingar, kerfis- og tölvunarfræðingar, verk fræð ingur,
verk efnastjórar, safnafræðingur, tungumála sérfræðingar og
stjórnmálafræðingur.
Allir starfsmenn eru trúnaðarstarfsmenn, sem felur
meðal annars í sér: hreint sakavottorð, undirritaðar trún-
aðar yfirlýsingar, leyfi til að kanna vímuefnanotkun, fjármála-
upplýsingar og staðfestar prófgráður.
Stefnumótun – framtíðarsýn
Fyrirtækinu hefur verið mjög vel tekið á markaðnum og
viðskiptahópurinn orðinn fjölbreyttur hópur einkafyrirtækja
og opinberra stofnana.
Á áætlun er að stofna útibú í öllum landsfjórðungum
með vörsluhúsnæði og þjónustu við skönnun, skráningu,
umpökkun og aðra umsýslu með gögnin og munina auk
ráðgjafa um réttar umbúðir og sölu. Þessi þjónusta mun
verða kærkomin nýjung fyrir öll söfnin á landsbyggðinni.
Styrkur Gagnavörslunnar er að þar starfar fjölbreyttur
hópur sérfræðinga saman af miklum áhuga. Mikil áhersla er
lögð á fagleg vinnubrögð og samvinnu við tengdar stofnanir
á þessum starfsvettvangi eins og Þjóðskjalasafn Íslands,
Landsbókasafn - Háskólabókasafn, Menntamálaráðuneytið
og Þjóðminjasafn Íslands.
Brynju Guðmundsdóttur í vörsluhúsnæði
Gagnavörslunnar á Suðurnesjum.
Starfsmenn Gagnavörslunnar við vinnu.