Bókasafnið - 01.05.2013, Síða 42

42

Útdráttur
Greinin er byggð á rannsókn sem gerð var sem lokaverkefni til
MLIS-gráðu í bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Ís-
lands. Markmið rannsóknarinnar var annars vegar að komast
að því hvort innleiðingarferli á rafrænu skjalastjórnarkerfi eða
aðrar breytur hefðu áhrif á viðhorf starfsfólks gagnvart þeim.
Hins vegar að komast að því hvaða þarfir starfsfólk ríkisstofn-
ana hefur við flokkun skjala og hvort munur væri á markmið-
um starfsfólks við utanumhald skjala og markmiðum með
hinni opinberu skjalastjórn stofnunarinnar. Notaðar voru
bæði megindlegar og eigindlegar rannsóknaraðferðir. Megin-
dlega rannsóknin fólst í að leggja spurningalista fyrir starfs-
fólk þriggja ríkisstofnana sem allar nota sama skjalastjórnar-
kerfið. Eigindlega rannsóknin fólst í tilviksathugun. Opin við-
töl voru tekin við átta starfsmenn einnar af stofnunum þrem-
ur, ein þátttökuathugun fór fram auk greiningar fyrirliggjandi
gagna varðandi innra og ytra umhverfi skjalamála stofnunar-
innar. Niðurstöðurnar benda til þess að innleiðing hafi áhrif á
viðhorf starfsmanna gagnvart rafrænum skjalastjórnarkerf-
um. Aðrir þættir sem virðast hafa áhrif eru þátttaka starfs-
manna í áframhaldandi þróun skjalamála, fræðsla starfs-
manna varðandi skjalamál og starfshættir stjórnenda. Ekki
virtist grundvallarmunur á markmiðum starfsfólks við flokkun
og utanumhald skjala og markmiðum með hinni opinberu
skjalastjórn stofnunarinnar þó svo að starfsfólk kysi sér oft
aðrar leiðir en verklagsreglur mæltu með.
Inngangur
Skjalastjórn hefur lengi verið við lýði og má segja að þar sem
viðskipti hafa verið stunduð hefur skjalastjórn í einhverjum
mæli verið nauðsynleg (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2006a). En
eftir því sem upplýsinga- og þekkingarsamfélaginu hefur
vaxið fiskur um hrygg hefur mikilvægi skjalastjórnar aukist.
Til þess að einfalda utanumhald upplýsinga hafa víða verið
innleidd rafræn skjalastjórnarkerfi (skammstafað RSSK). Þetta
eru gjarnan hópvinnukerfi en í verkahring skjalastjóra er að
skipuleggja skjölin innan kerfanna.
Við skipulagningu skjala innan RSSK er nauðsynlegt að út-
búa skjalaflokkunarkerfi sem raðar öllum skjölum skipulags-
heildarinnar á rökrænan hátt. Skjöl sem fjalla um svipað efni
þurfa að geymast saman og eiga notendur að geta sótt upp-
lýsingar í skjölin þegar á þarf að halda og án erfiðleika (Robek
o.fl., 1995).
Öll kerfi standa og falla með fólkinu sem á að nota þau. Inn-
leiðing er stór hluti af velgengni RSSK innan skipulagsheildar
en oft misheppnast hún (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2007).
Þegar innleiðingarferlið er skoðað virðast þrír þættir vera
mikilvægastir, eigi innleiðing RSSK að heppnast. Í fyrsta lagi
þurfa stjórnendur að sýna verkefninu stuðning með því að
nota kerfið sjálfir ásamt því að hvetja starfsfólkið áfram og
umbuna því. Í öðru lagi er þátttaka notenda hvað varðar
kröfugreiningu, val á kerfi og þróun á því mikilvæg. Í þriðja
lagi skiptir leiðsögn og þjálfun máli, bæði varðandi skjala-
stjórn skipulagsheildarinnar í víðu samhengi og það RSSK
Jónella Sigurjónsdóttir útskrifaðist með MLIS-gráðu í bókasafns- og upplýsingafræði frá Háskóla
Íslands í júní 2010. Hún starfar sem skjalastjóri hjá Umferðarstofu.
Skjalastjórn frá sjónarhóli almennra starfsmanna
Ritrýnd grein