Bókasafnið - 01.06.2015, Síða 17

17
Bókasafnið 39. árg. 2015
Lög um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985 með áorðnum
breytingum hafa gilt fram yfir upphaf 21. aldar. Hlutverk Þjóð-
skjalasafns í lögunum fjallar um söfnun og varðveislu heim-
ilda þjóðarsögunnar fyrir stjórnvöld, stofnanir og einstaklinga
og til notkunar við vísindalegar rannsóknir og fræðiiðkanir.
Því er einnig lýst í lögunum hvernig safnið skuli gegna hlut-
verki sínu, til dæmis með því að innheimta skjöl afhendingar-
skyldra aðila, líta eftir skjalasöfnum þeirra, veita ráðgjöf, setja
reglur um myndun, frágang og afhendingu skjala og gangast
fyrir fræðslu um skjalavörslu. Einnig er í lögunum ákvæði um
skilaskyldu skjala 30 ára og eldri og um forstöðumenn er sagt
að þeir beri ábyrgð á skjalavörslu stofnananna og skulu hlíta
fyrirmælum safnsins um skráningu, flokkun og frágang skjala.
2.2 Skjalfræðilegur bakgrunnur gagnanna
Mörg skjalfræðileg orð og hugtök rekja uppruna sinn til
stjórn sýslu hverrar þjóðar og til orðanotkunar í skjalasöfnum.
Dæmi um skjalfræðileg orð er skjal, skjalasafn, upprunaregla
og skjalasafnsmyndari (Sveinbjörn Rafnsson, 1980). Í heimild-
inni segir einnig að fræðilegar skilgreiningar staðsetji skjöl
eftir mismunandi merkingu og vægi þeirra, til dæmis teljast
skjöl sem orðið hafa til fyrir tilstilli ákvarðana stjórnvalds lög-
gildar heimildir.
Með útgáfu Þjóðskjalasafns á handbókum um opinbera
skjalavörslu var bætt úr mikilli þörf fyrir leiðbeiningar og sam-
ræmingu vinnubragða í íslenskum skjalasöfnum. Í formála
handbókar um skjalavörslu stofnana er sagt að markmiðið
með skjalavörslunni sé að tryggja stjórnendum og starfsfólki
aðgang að heimildum um vinnustaðinn. Þær heimildir verða
síðan hluti af menningararfinum (Kristjana Kristinsdóttir,
1995). Í handbókinni eru gefnar leiðbeiningar um meðferð
skjalaflokka, þeirra á meðal er skjalaflokkur ætlaður land-
fræðilegum gögnum. Í leiðbeiningum fyrir þann skjalaflokk er
áréttað að kort, teikningar og uppdætti þurfi oft að geyma í
sérstökum hirslum vegna forms þeirra.
Þjóðskjalasafn setur reglur sem skjalamyndurum er skylt að
fara eftir. Hvert opinbert skjalasafn skal viðhafa mótuð vinnu-
brögð samkvæmt virkri skjalavistunaráætlun. Grisjun skjala
má aðeins framkvæma að fengnu leyfi, skrá skal óvirk skjöl í
geymsluskrá og nota viðurkenndar umbúðir utan um þau
(Kristjana Kristinsdóttir, 1995).
Í reglum um skjalavistunaráætlun segir að hún skuli inni-
halda upplýsingar um heiti og auðkenni skjalaflokka, um form
skjala og ákvarðanir um grisjun, varðveislu og aðgang að
skjölum (Kristjana Kristinsdóttir, Pétur G. Kristjánsson og
Njörður Sigurðsson, 2010). Skjalavistunaráætlunin er stjórn-
tæki sem gefur yfirlit yfir allar ákvarðanir sem teknar hafa
verið um skjalaflokka heimasafnsins og um alla meðferð og
frágang skjala. Áætlunin skal gilda í eitt skjalavörslutímabil
eða að jafnaði í fimm ár og síðan skal við upphaf nýs tímabils
bera endurskoðaða áætlun undir Þjóðskjalasafn. Slík niður-
stöðuáætlun styðst við staðlaðar alþjóðlegar reglur eins og
þær sem birtast í skjalastjórnarstaðlinum ÍST ISO 15489.
Í handbók um opinbera skjalavörslu er einnig fjallað um
geymsluskrána. Hún á að ná yfir allt skjalasafn skjalamyndar-
ans sem komið er í geymslu. Auk þess er rætt um uppruna-
regluna en hún er grundvallaratriði allrar skjalavörslu og felur
í sér að halda hverju skjalasafni aðgreindu frá öðru safni og
halda skjalaröðun hvers safns óbreyttri (Kristjana Kristins-
dóttir, 1995). Í opinberri skjalavörslu stuðlar upprunareglan
að sögulegu samhengi og tryggir að ekki verði gloppur eða
eyður í sögunni.
3 Aðferðafræði
Eins og áður greinir byggist rannsóknin á eigindlegum og
megindlegum aðferðum. Rökin fyrir því að nota blandaða
aðferð eru þau að úrtak eigindlega hluta rannsóknarinnar
þótti of lítið og gat ekki gefið þá heildarsýn sem sóst var eftir
samkvæmt markmiðum og tilgangi rannsóknarinnar. Margir
fræðimenn eru á þeirri skoðun að nota þurfi báðar aðferðirnar
til þess að byggja upp heildstæða þekkingu innan félagsvís-
inda og að ekki sé lengur um skörp skil á milli þeirra að ræða
(Taylor og Bogdan, 1998; Sigurlína Davíðsdóttir, 2003; Jón
Gunnar Bernburg, 2005). Ná má til mun fleiri þátttakenda
með spurningkönnun en hægt er með viðtölum (Þorlákur
Karlsson, 2003). Þessi rök og mörg fleiri voru yfirfærð á land-
fræðilegu gögnin sem einkennast bæði af hinu sértæka sem
stakar heimildir og hinu almenna sem mengi eða söfn sam-
stæðra heimilda sem eru mælanleg með tölfræðilegum að-
ferðum.
3.1 Rannsóknarspurningar, gagnaöflun og þátttakendur
Mótaðar voru tvær rannsóknarspurningar á undirbúnings-
tíma rannsóknarinnar sem endurspegla markmið og tilgang
og fela einnig í sér mikilvægi hennar:
Hver er staða landfræðilegra frumgagna í íslenskum ríkis-
stofnunum og hvernig kemur hún fram í orðræðunni?
Hvernig stendur íslensk stjórnsýsla að því að uppfylla skyldur
sínar gagnvart landfræðilegum frumgögnum og hvernig
birtist það í orðræðunni?
Gagnaöflun fór fram með tvennum hætti. Fyrir eigindlega
hluta rannsóknarinnar var aflað gagna með átta viðtölum
sem öll voru hljóðrituð á starfsvettvangi þátttakenda frá
hausti 2010 og á árinu 2011. Þátttakendur voru valdir með
markvissu úrtaki út frá ramma rannsóknarinnar (Esterberg,
2002). Mótaðir voru spurningalistar sem hafðir voru til við-
miðunar fyrir opin viðtöl (Bogdan og Biklen, 2007; Kvale og
Brinkman, 2009). Viðmælendur voru fjórir stjórnendur og/eða
millistjórnendur stofnana og fjórir sérfræðingar á opinberum
skjalasöfnum, að meðtöldum tveimur innan hvors hóps á
Þjóðskjalasafni.
Fyrir megindlega hluta rannsóknarinnar var gagna aflað
með spurningakönnun sem send var út í nóvember 2011. Úr-
takið var fundið með leit að ríkisstofnunum sem flokkuðust
sem skjalamyndarar landfræðilegra gagna. Skoðuð var for-
saga allra undirstofnana ráðuneytanna tíu sem þá voru við
lýði. Í töflu 1 má sjá 27 stofnanir og ríkisfyrirtæki sem valin
voru í úrtakið. Mikilvægt var að hafa langt tímaskeið í huga