Bókasafnið - 01.06.2015, Síða 19

19
Bókasafnið 39. árg. 2015
Einnig fylgdi bréfinu listi yfir allar 27 stofnanirnar með örstuttri
umsögn um forsögu þeirra.
4 niðurstöður – dæmi um gögnin
Allir þátttakendur í rannsókninni, bæði viðmælendur og svar-
endur spurningakönnunar voru einhuga um að meta land-
fræðilegu frumgögnin sem menningararf þjóðarinnar.
Orðræða sérfræðinganna þriggja á opinberu skjalasöfnun-
um bar með sér virðingu og umhyggju fyrir gögnunum en
andstæða þeirrar orðræðu birtist í ótta þeirra um öryggi
gagnanna og óvissu í tengslum við daglega notkun frum-
gagnanna. Á vinnustöðum tveggja þeirra gátu starfsmenn
gengið í gögnin án þeirra milligöngu og kom fram óánægja
með þá stöðu, að hluti skjalasafnsins væri undanskilinn dag-
legri skjalavörslu. Sérfræðingarnir vildu trúa því að starfsmenn
gengju vel um gögnin og gættu sín við notkun þeirra en þeir
lýstu óöryggi og ótta sínum yfir því að gögn gætu hafa
skemmst eða glatast og ekki ratað alltaf aftur á réttan stað. Einn
viðmælandi skar sig úr varðandi öryggi frumgagna á sínum
vinnustað, sagði að búið væri að skrá þau að mestu og gera
aðgengileg í rafrænum gagnagrunnum og þess vegna ekki
lengur þörf á að handleika sjálf frumgögnin.
Umræður snérust einnig um notkun gagnanna og þörfina
fyrir þau. Sérfræðingarnir voru allir sammála um mikla og
stöðuga þörf fyrir frumgögnin á þeirra vinnustöðum. Einn
þeirra sagði: „[...] þau skipta alltaf jafn miklu máli [...] ef eitthvað
gerist (hik) ég meina það þarf bara eitt gos og þá þarf að fara
í teikningarnar [...] grafa upp alls konar mælingar og hitt og
þetta.“ Hjá sérfræðingnum með rafræna aðgengið kom fram
að ekki væri mikil þörf fyrir að fara í frumgögnin en aftur á móti
væri farið reglulega í rafrænu gagnasöfnin. Stjórnendur ræddu
einnig notkun gagna á sínum vinnustöðum og nefndu dæmi
um stjórnsýslulegar ákvarðanir sem yllu því að þörf væri á að
halda lengur í gögnin en 30 ára reglan kveður á um. Samhliða
lýsingum á notkun gagnanna birtust í orðræðunni umsagnir
um fjölbreytt form gagnanna og að þau væru vandmeðfarin
og oft úr viðkvæmu efni.
Þegar rætt hafði verið um öryggi, sjálfbeina og þörfina fyrir
frumgögnin, vöknuðu upp spurningar um afritun gagnanna á
vinnustöðum sérfræðinganna. Um það sagði einn þeirra: „[...]
það væri gott að geta skráð þetta og skannað þetta inn og þá
gætum við kannski skilað einhverju af þessu.“ Þarna kom í ljós
að mörg gagnasöfn voru ekki skráð, þeim var raðað eftir núm-
erakerfum í skúffur og hirslur en engin skrá var til yfir þau,
einkum þau gagnasöfn sem ekki voru undir umsjón skjalasafn-
anna. Sérfræðingarnir voru allir sammála um þörfina fyrir afrit-
un gagnanna og þeirra framtíðarsýn snerist að mestu um það
verkefni ásamt skylduskilum. En það hefði kostnað í för með
sér og tími þeirra væri takmarkaður til slíkra verkefna. Orðræð-
an beindist inn á leiðir til lausnar eins og að nýta átaksverkefni
sem stofnað hefði verið til og reynst vel, að fá sumarstarfsmenn
til sérverkefna og jafnframt kom til tals vinnuframlag fyrrver-
andi starfsmanna. Sagt var frá þannig dæmi um starf við skrán-
ingar á eldri gögnum eins og ljósmyndum og teikningasöfn-
um, og nýttist það sem mikilvægt framlag til varðveislu sögu-
legra heimilda fyrir þann vinnustað. Við spurningu um öryggis-
afritun rafrænna kerfa á vinnustöðum voru svörin einróma hjá
öllum sérfræðingunum, öryggisafrit voru tekin reglulega og
lýstu allir ánægju sinni með þá þjónustu. Vart þarf að nefna að
það öryggi náði alls ekki til þess hluta skjalasafnsins, þar á
meðal landfræðilegra frumgagna, sem ekki var skráður í rafræn
kerfi. Hjá einum sérfræðinganna var unnið samkvæmt gæða-
vottun sem var í innleiðingu á vinnustaðnum.
Bæði sérfræðingar og stjórnendur ræddu aldur landfræði-
legu gagnanna á sínum vinnustöðum og í ljós kom að allir sex
höfðu eldri gögn en 30 ára. Einn viðmælandinn nefndi elstu
gögnin frá 1870 og virk gögn frá 1940, annar sagði elstu gögn-
in vera 120 ára gömul, þriðji nefndi gögn frá aldamótum 1900
og eldri, fjórði gögn frá 1920 og eldri, fimmti sagði gögnin vera
frá því snemma á síðustu öld [20. öld] og sjötti jánkaði því að
eldri gögn en 30 ára væru á vinnustaðnum. Aðeins einn við-
mælandinn sagðist hafa skilað landfræðilegum gagnasöfnum í
skylduskil til Þjóðskjalasafns.
Spurt var um aldur landfræðilegu frumgagnanna í spurn-
ingakönnun rannsóknarinnar: „Hve gömul eru (elstu) land-
fræðilegu gögnin á/eða frá þínum vinnustað?“ Allir átján þátt-
takendur svöruðu (100%) og var svörum raðað í fjögur tímabil,
sjá mynd 1.
Þeir sem sendu inn svör (18): Þeir sem svöruðu ekki (9):
Flugmálastjórn Siglingastofnun Íslands Framkvæmdasýsla ríkisins
Hafrannsóknastofnunin Skógrækt ríkisins Hagstofa Íslands
Háskóli Íslands Umferðarstofa Landbún.háskólinn á Hvanneyri
Landgræðsla ríkisins Umhverfisstofnun Landsvirkjun
Landhelgisgæslan Veðurstofa Íslands Mannvirkjastofnun
Landmælingar Íslands Vegagerðin Póst- og fjarskiptastofnun
Náttúrufræðistofnun Íslands Veiðimálastofnun Ríkislögreglustjóri
Orkustofnun Þjóðminjasafn Íslands Skipulagsstofnun
Rafmagnsveitur ríkisins Þjóðskrá Íslands Þjóðgarðurinn Þingvöllum
Tafla 2. Svarendur spurningakönnunar um landfræðileg frumgögn – og þeir sem svöruðu ekki.