Bókasafnið - 01.06.2015, Síða 22

22
Bókasafnið 39. árg. 2015
skilum. Stjórnendur svöruðu spurningu um skylduskil; einn
sagðist ekki hafa afhent neitt, annar sagðist halda að það
hefði alveg áreiðanlega verið gert, eins og hann orðaði það og
þriðji stjórnandinn gaf skýringu á stöðunni: „Já, það eru eldri
gögn en 30 ára sennilega vegna þess að Þjóðskjalasafn hefur
ekki lagt áherslu á að fá þau inn og þar af leiðandi eru gögnin
ennþá hér.“
Orðræða viðmælendanna tveggja í Þjóðskjalasafni fjallaði
einnig um skylduskil og eldri landfræðileg gögn í stofnunum.
Sérfræðingur safnsins sagði mjög lítið vera af landfræðilegum
gögnum í Þjóðskjalasafni og bætti við, „ég veit ekki hvort það
er mikið til af þeim yfirleitt hjá ríkisstofnunum“ og nefndi dæmi
um gamalt kortasafn frá Stjórnarráði Íslands. Sérfræðingurinn
taldi að flestir eða allir væru búnir að skila og að eldri skjöl
væru ekki lengur úti í stofnunum, „það er þá einhver undan-
tekning“. Stjórnandinn í safninu ræddi 30 ára regluna og lýsti
sinni afstöðu til skylduskila þannig: „Það er engin ósk frá okkur
um að þau séu þarna lengur, það eru þá stofnanirnar sjálfar
sem vilja það“, og bætti við að vanskilin væru annað hvort
vegna framkvæmdaleysis skjalamyndara eða af því að þörf
væri fyrir gögnin í stofnununum.
Húsnæðissaga Þjóðskjalasafns birtist í orðræðunni með
breytilegum hætti innan safnsins. Sérfræðingur safnsins var
spurður um innköllun skjala: „Við höfum ekki gert það, við
höfum verið í vandræðum með húsnæði oft á tíðum sko til að
taka við“. Stjórnandinn tjáði sig um innköllun og skylduskilin
óbeint út frá plássleysi: „[...] bæði rukkum við og svo segja
menn að nú þarf ég að skila og við semjum svolítið um það
[...].“ Hann bætti við síðar að Þjóðskjalasafn hefði þokkalegt
yfirlit yfir stöðuna og um innkallanir á skjölum kom fram að
þær stofnanir sem hefðu sín mál í lagi og ættu húsnæði undir
gögnin fengju að vera „svolítið í friði“. Stjórnandinn sagði einn-
ig frá því hvernig byggingaráform nýs Þjóðskjalasafns á undir-
búningsstigi hefðu runnið út í sandinn vegna bankahrunsins.
Reglur um meðferð landfræðilegra gagna komu til umræðu
í Þjóðskjalasafninu og lýsti sérfræðingur safnsins því yfir að
litið væri á gögnin eins og hver önnur skjöl en að þau þyrftu
sérhæfðar umbúðir og sérstaka meðferð við frágang og varð-
veislu. Út frá umræðum um þessa sérstöðu gagnanna kom
fram að ef til vill ætti safnið eftir að taka þessi gögn sérstak-
lega fyrir í framtíðinni og gera þeim betri skil. Stjórnandinn í
safninu ræddi einnig um vandmeðfarin gagnasöfn og að safn-
ið hefði ekki getað tekið við einu slíku sérhæfðu gagnasafni
sem hann tiltók sérstaklega, þegar skjalamyndarinn vildi skila
því til framtíðarvarðveislu, „við vorum kannski ekki tilbúnir að
gera það sko [taka við] á þessum tíma“.
Fræðsluhlutverk Þjóðskjalasafns kom einnig til tals í safn-
inu og þegar stjórnandinn var inntur eftir fræðslu fyrir stjór-
nendur stofnana sagði hann þá ekki biðja um fræðsluna,
hún væri frekar neydd upp á þá af hálfu safnsins, eins og
hann tók til orða. Báðir viðmælendur í Þjóðskjalasafni nefndu
regluleg námskeið og útgáfu handbóka en einnig manneklu
og fjárskort sem hamlaði því að hægt væri að gera nógu vel.
Sérfræðingurinn nefndi dæmi um hve hægt hefði gengið að
koma á virku verklagi í opinberum skjalasöfnum, „bara það að
fá menn til þess að skila með geymsluskrá tilbúna, það tók
mig sjálfsagt tíu ár“. Umræður beindust einnig að væntan-
legum nýjum lögum um opinber skjalasöfn (Lög um opinber
skjalasöfn nr. 77/2014), þar sem helsta nýjungin er refsiákvæði
fyrir óheimila grisjun skjala og með því fær ábyrgð stjórnenda
meira vægi en áður.
Í spurningakönnun rannsóknarinnar var spurt um þörf á
sérstökum reglum Þjóðskjalasafns fyrir landfræðilegu gögnin.
Svörun var 88,9%, já sögðu 75%, nei sögðu 25%. Þá var spurt
hvort landfræðilegum gögnum hefði verið skilað í skylduskil
til Þjóðskjalasafns. Svörun var 100%. Já sögðu 33,3% en nei
sögðu 66,7%. Að lokum var spurt hvort Þjóðskjalasafn hefði
sent áminningu um að skila inn gögnum sem komin væru á
skilaskyldu. Svörun var 88,9%, öll svör voru neitandi.
Beinar spurningar um skylduskil stofnana, áminningar
eða innkallanir komu ekki fram í könnun um skjalavörslu
ríkisins frá 2012 (Þjóðskjalasafn Íslands, 2013), aftur á móti
var spurt hvort starfsmenn stofnana hefðu sótt námskeið
(Þjóðskjalasafn Íslands, 2013, spurning 4.13.4). Því svöruðu
173, já sögðu 83 eða 48%, nei sögðu 90 eða 52%. Í næstu
spurningu á undan (4.13.3) var spurt um ástæður fyrir því
hvers vegna starfsmenn stofnana hefðu ekki nýtt sér leið-
beiningarrit Þjóðskjalasafns. Gefnir voru þrír svarmöguleikar;
svörin 69 sem bárust skiptust þannig að 27 (eða 39%) vissu
ekki af þeim, 38 (eða 55%) merktu við Annað og fjórir gáfu
engin svör. Enginn merkti við svarmöguleikann að leiðbein-
ingar væru ekki nógu skýrar. Beinn samanburður á milli kann-
ana um þetta efni á ekki við en hins vegar koma fram vísbend-
ingar um skort á þekkingu í stofnunum og hlutleysi gagnvart
reglum Þjóðskjalasafns (61% merktu við Annað eða svöruðu
ekki). Skoða má svörin sem vísbendingu um skort á þekkingu
og tengslum á milli stofnana og Þjóðskjalasafns.
Í næsta og jafnframt síðasta dæminu um niðurstöður
úr rannsókn á landfræðilegu gögnunum má sjá greinilegt
hlutleysi í svörum við matsspurningu um frammistöðu
Þjóðskjalasafns. Spurt var um mat svarenda á frammistöðu
Þjóðskjalasafns gagnvart landfræðilegu gögnunum: „Hvernig
telur þú að ÞÍ gegni hlutverki sínu varðandi landfræðileg
gögn?“ Svörun var 100%, sjá mynd 3.
Á mynd 3 (á bls. 23) má sjá dreifingu svara við spurningu um
frammistöðu Þjóðskjalasafns gagnvart gögnunum. Flest svör
(12) voru hlutlaus eða 66,7%, en 22,2% svara voru neikvæð og
11,1% svara voru jákvæð (Frekar vel). Enginn svaraði Mjög vel.
7 Dæmi um tillögur til úrbóta
Tillögur til úrbóta vegna stjórnunarvanda, skráningar, afrit-
unar og varðveislu: Hér að framan hafa verið nefndar nokkrar
tillögur til úrbóta frá þátttakendum rannsóknarinnar. Benda
má á tillögu frá einum sérfræðingnum (sjá 5. kafla) þar sem
hann ræddi stjórnunarlegt vandamál og vildi sjá stofnanir
standa sig betur í þjónustu við fræðimenn og gögnin þeirra.
Í sama kafla var einnig bent á úrræði varðandi skráningu, af-
ritun og varðveislu gagnasafna stofnana með því að koma á
átaksverkefnum og fá námsmenn og fyrrverandi starfsmenn
til slíkra verkefna.