Bókasafnið - 01.06.2015, Page 41

41
Bókasafnið 39. árg. 2015
ustu. Megintilgangur samningsins er að efla notendaþjón-
ustu við aðildarsöfn Sarps, bæta gæði skráningar í Sarp og
auka aðgengi almennings að Sarpi í gegnum leitir.is. Fagstjóri
Sarps er starfsmaður Rekstrarfélagsins og heldur utan um
daglegan rekstur Sarps auk þess sem hann sinnir þjónustu við
viðskiptavini. Framkvæmdastjóri Landskerfisins er jafnframt
framkvæmdastjóri Rekstrarfélagsins, aðrir starfsmenn Lands-
kerfisins koma einnig að vinnu fyrir Rekstrarfélagið og nemur
vinnuframlag Landskerfisins alls 0,6 stöðugildum á ársgrunni.
Rekstrarfélagið greiðir Landskerfinu mánaðarlegt þjónustu-
gjald fyrir aðkeypta þjónustu og aðstöðu og stendur það
gjald undir útlögðum kostnaði Landskerfisins vegna sam-
starfsins. Um er að ræða tvö sjálfstæð félög með aðskilinn fjár-
hag.
Tilgangur félaganna
Landskerfi bókasafna hf. er hlutafélag í eigu ríkis og sveitar-
félaga sem var stofnað árið 2001 um rekstur sameiginlegs
bókasafnakerfis, Gegnis. Síðan hafa önnur kerfi bæst við svo
sem safnagáttin leitir.is og krækjukerfið SFX. Aðildarsöfn eru í
dag í kringum 300 talsins. Á árinu 2011 var samþykktum
Landskerfisins breytt til að gera félaginu kleift að þjónusta
fleiri söfn en bókasöfn. Á þessum tímapunkti hafði safnagátt-
in leitir.is litið dagsins ljós og var áhugi á að birta þar safnkost
fleiri íslenskra safna en bókasafna. Endurskoðaðar samþykktir
gerðu Landskerfinu kleift að ganga til samstarfs við Rekstrar-
félagið er eftir því var leitað tveimur árum síðar.
Tilgangur Rekstrarfélags Sarps er að annast rekstur og þró-
un skráningarkerfisins Sarps, hafa eftirlit með skráningu og
sinna kennslu og ráðgjöf um notkun kerfisins. Rekstrarfélagið
var stofnað árið 2002 sem sameignarfélag en er nú almennt
félag í eigu helstu aðildarsafna Sarps en aðild að Sarpi er
tvenns konar, annars vegar eignaraðild og hins vegar sam-
starfsaðild. Söfn sem geta verið aðilar að Rekstrarfélaginu og
notað Sarp eru höfuðsöfn og viðurkennd söfn eins og þau eru
skilgreind í safnalögum nr. 141/2011 ásamt söfnum og stofn-
unum sem varðveita heimildasöfn. Einkum er um að ræða
söfn í eigu ríkis og sveitarfélaga en einnig söfn sem eru í eigu
stofnana eða einkaaðila. Aðildarsöfnin eru alls 53 talsins þeg-
ar þessar línur eru ritaðar en stöðugt bætist í hópinn. Á meðal
aðildarsafna eru Þjóðminjasafn Íslands, Listasafn Íslands,
byggðasöfn um allt land, ýmis sérsöfn og listasöfn líkt og
Listasafn ASÍ og Hafnarborg. Sarpur er stærsta einstaka sam-
starfsverkefni íslenskra menningarminjasafna.
Sá er helstur munur á Sarpi og Gegni að Sarp má kalla
„heimasmíðað“ kerfi á meðan Gegnir er aðkeypt hugbúnað-
arlausn sem hefur verið aðlöguð íslenskum þörfum. Sarpur er
nú í útgáfu þrjú . Kerfið var smíðað af íslensku hugbúnaðar-
fyrirtæki, Þekkingu hf., í samstarfi við Rekstrarfélagið sem
sinnir jafnframt áframhaldandi þróun kerfisins og viðhaldi
þess. Rekstur Sarps felur þannig í sér beina aðkomu að hug-
búnaðarþróun sem er nýmæli í starfsemi Landskerfis bóka-
safna.
Hvað er Sarpur?
Sarpur er heiti á skráningarkerfi sem aðildarsöfn Rekstrar-
félagsins nota til að skrá og halda utan um safneign sína á
sama hátt og bókasöfnin skrá sinn safnkost í Gegni. Skrán-
ingar í Sarpi eru kölluð aðföng vegna þess að vinnulag menn-
ingarminjasafna hefur verið á þá leið að allt sem þeim er falið
að varðveita er skráð í aðfangabækur. Söfnin skrá aðföngin í
einn samnefndan miðlægan gagnagrunn. Sama fyrirkomulag
er við lýði varðandi Sarp og er í Gegni hvað eignarhald gagna
varðar en öll gögn sem skráð eru í miðlægan gagnagrunn
Sarps og birt eru á ytri vef eru í eigu og á ábyrgð safnanna
sjálfra.
Skráning aðfanga er að einhverju leyti skemmra á veg kom-
in hjá menningarsögulegum söfnum en hjá bókasöfnunum
sem búa við ríka hefð í þessum efnum. Þó er almennt viður-
kennt að skráning er grunnforsenda söfnunar, vel skipulagður
gagnagrunnur hjálpar til við mótun safnkosts og söfnunar-
stefnu. Án vitneskju um það hvað er að fylla geymslurnar er
mjög erfitt að gera sér í hugarlund hvað vantar. Með Sarpi
sem er sameiginlegur gagnagrunnur aðildarsafnanna og
með samræmdri skráningu verður til samvinnugrundvöllur
sem ýtir undir millisafnalán, samræmdar söfnunarstefnur og
samstarf og söfnin fara að ganga í takt. Enn er nokkuð í land
með að samræmi og gæði skráningar í Sarp hafi verið tryggð
en ein megináhersla í starfseminni nú er vinna að umbótum í
þessum efnum. Hér horfir Rekstrarfélagið meðal annars til
fyrirkomulags gæðamála hjá Landskerfinu, einkum með tilliti
til skjölunar og skráningarráðs Gegnis.
Sarpur og sarpur.is
Sarpur skiptist í tvo tengda vefi, innri og ytri. Í grunninn er
innri vefurinn vinnutæki aðildarsafnanna, það stjórntæki sem
söfnin nota til þess að skrá sínar safneignir til að öðlast yfirsýn
yfir hvað þau varðveita. Þar er mögulegt að skrá hvert aðfang
ítarlega með upplýsingum um til dæmis heiti, sögu, stærð,
gerð og varðveislustaði og allt þar á milli. Það eru í raun upp-
lýsingarnar sem fylgja hverju aðfangi sem gera það verðmætt.
Ytri vefurinn er síðan sá hluti Sarps sem er aðgengilegur al-
menningi á slóðinni sarpur.is og sá vettvangur sem aðildar-
söfnin nota til að miðla upplýsingum um skráð aðföng, í heild
eða að hluta. Almenningi gefst einnig kostur á því í gegnum
hinn svokallaða „veistu meira“ hnapp að hafa áhrif á skrán-
inguna og miðla upplýsingum til safnanna. Betur sjá augu en
auga og með þessu móti verður gagnasafnið enn verðmæt-
ara eftir því sem frekari upplýsingum er bætt inn og eldri
skráningar yfirfarnar. Með þessu opnast tækifæri fyrir söfnin
til að tengjast sínu nærsamfélagi enn frekar. Aðildarsöfnin eru
komin mislangt á veg með sínar skráningar í Sarp en nú eru
skráð aðföng rúmlega 1.4 milljónir talsins og er meirihluti
þeirra aðgengilegur öllum á sarpur.is.
Tegundir aðfanga
Gögnin í Sarpi eru afar fjölbreytt en kerfið heldur utan um tólf
ólíkar aðfangategundir auk forvörsluskrár sem getur tengst