Bókasafnið - 01.07.2018, Blaðsíða 46

46 Bókasafnið
Fyrsti alþjóðlegi staðallinn um skjalastjórn, ISO 15489, tók gildi 2001. Hann var þýddur og gefi nn út sem íslenskur staðall 2005. Ný og endurskoðuð útgáfa
tók gildi 2016 og í ársbyrjun 2018 skilaði tækninefnd
hjá Staðlaráði Íslands af sér íslenskri þýðingu. Hinn 15.
maí 2018 var staðallinn gefi nn út sem fullgildur íslenskur
staðall ( Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2018; Staðlaráð Íslands,
2018). Ástæður þess að talið var nauðsynlegt að endurskoða
staðalinn eru meðal annars að skjalastjórn er nú mun sam-
tvinnaðri og heildstæðari hluti af stjórnun skipulagsheilda
en áður var um leið og magn skjala í rafrænu formi fer
sífellt vaxandi ( Jeff rey-Cook, 2017). Í upphafi greinarinnar
er fj allað um staðalinn í sögulegu samhengi og síðan gerð
grein fyrir endurskoðaðri útgáfu og þýðingarvinnunni hér-
lendis. Þá er stuttlega gerð grein fyrir tengslum ISO 15489
við ISO 30300 staðlaröðina og loks reifuð fáein atriði um
breytingar og innihald endurskoðuðu útgáfunnar.
Sögulegt samhengi og aðdragandinn hérlendis
Staðallinn var kynntur til sögunnar á ársþingi ARMA
International sem haldið var í Montreal í október 2001.
Útgáfa hans markaði tímamót fyrir skjalastjórn og hefur
notkun hans og innleiðing reynst skipulagsheildum vel
hvað varðar skilvirkt og áreiðanlegt skjalahald og stöðluð og
vönduð vinnubrögð. Hugmyndina að útgáfu staðalsins má
rekja til ársins 1996 þegar Ástralir gáfu út fyrsta staðalinn
um skjalastjórn; AS 4390.1 til AS 4390.6 (Standards Associ-
ation of Australia, 1996; Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 1997).
Ástralski staðallinn er landsstaðall en hann hlaut strax
alþjóðlega athygli. Í upphafi kom til athugunar að gera
ástralska staðalinn að alþjóðlegum staðli og vorið 1997 bar
tækninefnd 46, sú nefnd innan ISO (International Org-
anization for Standardization – Alþjóðastaðlaráðið) sem
vinnur að þessum málum, undir atkvæði aðildarþjóða hvort
taka ætti ástralska staðalinn upp óbreyttan. Sú varð ekki
niðurstaðan heldur var ákveðið að semja nýjan staðal sem
ætti að grundvallast á þeim ástralska ( Jóhanna Gunnlaugs-
dóttir, 2002b).
Í vinnu tækninefndarinnar kom fl jótlega í ljós að gerð
staðals um grundvallaratriði og -markmið skjalastjórnar
með leiðbeiningum um hvernig þeim markmiðum mætti ná
var fl ókið verk sem ekki allir voru sammála um hvað skyldi
innihalda. Því var, á fundi tækninefndarinnar í maí 1999,
ákveðið að skipta vinnunni í tvo þætti, annars vegar gerð
grundvallarstaðals og hins vegar leiðbeininga. Eftir mikla
vinnu og yfi rferð kom staðallinn út og bar hann heitið
ISO 15489:2001: Information and documentation – records
management. Part 1 General og Part 2 Guidelines (ISO,
2001a; ISO 2001b; Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2002a).
Hér á landi komu menn fl jótlega auga á mikilvægi þessa
staðals og snemma sýndu hagsmunaaðilar, félög, fyrirtæki
og stofnanir – og þá einkum Félag um skjalastjórn, áhuga
á því að staðallinn yrði þýddur á íslensku. Tækninefnd
um þýðingu og útgáfu ISO 15489 var þess vegna skipuð
af stjórn Staðlaráðs Íslands í nóvember 2003, um tveimur
árum eftir útgáfu staðalsins ( Jóhanna Gunnlaugsdóttir,
2003). Í henni sátu aðilar frá Félagi um skjalastjórn, Þjóð-
skjalasafni Íslands, Háskóla Íslands og víðar að úr atvinnu-
lífi nu.
Það var svo á árinu 2004 að gefi nn var út íslenskur forstaðall
af 15489, frÍST ISO 15489 í tveimur hlutum. Fullgildur
íslenskur staðall, ÍST ISO 15489 var síðan staðfestur af
Staðlaráði með gildistöku 1. maí 2005. Hann fékk íslenska
heitið Upplýsingar og skjalfesting – skjalastjórn – 1. hluti:
Almenn atriði og 2. hluti: Leiðbeiningar (Staðlaráð Íslands
2005a; Staðalaráð Íslands, 2005b).
Endurútgáfa og íslenska þýðingarvinnan
Á árinu 2011 náðist samkomulag hjá ISO um að þörf væri
á að endurskoða staðalinn og 2012 var endurskoðunarhópur
stofnaður ( Jeff rey-Cook, 2017). Önnur útgáfa ISO 15489
Information and documentation – records management – Part
1: Concepts and principls (ISO, 2016) tók gildi hjá ISO á
fyrri hluta árs 2016 en önnur útgáfa síðari hluta staðalins
ISO 15489 – Upplýsingar, skjalfesting og
skjalastjórn – 2. útgáfa
Ragna Kemp Haraldsdóttir hefur lokið Cand.IT (MS) prófi í upp-
lýsingastjórnun. Hún vinnur að doktorsrannsókn um stjórnun þekk-
ingar í skipulagsheildum og starfar sem aðjúnkt í upplýsingafræði
við námsbraut í upplýsingafræði í Háskóla Íslands auk þess að sinna
verkefnum á sviði mannauðsmála og upplýsingatækni.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir hefur lokið BA í upplýsingafræði og sagnfræði, MSc (Econ)
í stjórnun og rekstri og PhD í rafrænum skjalastjórnarkerfum. Hún starfar sem prófessor
við námsbraut í upplýsingafræði við Háskóla Íslands.