Bókasafnið - 01.07.2018, Blaðsíða 68

68 Bókasafnið
Greinin fj allar um rannsókn sem unnin var sem lokaverkefni í MIS námi í upplýs-ingafræði við Háskóla Íslands. Rann-
sakað var hvaða þættir hafa áhrif á vel heppnaða
innleiðingu upplýsingakerfi s og auk þess var
efnið skoðað út frá aðferðum breytingastjórn-
unar.
Innleiðing á upplýsingakerfi felur ekki einungis
í sér tæknilegar og rekstrarlegar breytingar heldur
einnig breytingar á starfsháttum og venjum starfsfólks og
þar af leiðandi vinnustaðamenningu skipulagsheildarinnar.
Því mætti segja að innleiðingarferli á upplýsingakerfum
snúist ekki síður um það að leiða starfsfólk í gegnum
breytingar (Hogarth, 2001; Magnea Davíðsdóttir, 2013;
Magnea Davíðsdóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Gylfi
Dalmann Aðalsteinsson, 2016; Yen, Wen, Lin og Chou,
1999). Breytingastjórnun snýst einmitt um að skapa og
viðhalda breytingum innan skipulagsheilda (Galpin, 1996).
Því er gagnlegt að notast við aðferðir breytingastjórnunar
til þess að innleiðingin heppnist sem skyldi (Magnea Dav-
íðsdóttir o.fl ., 2016; Moran og Brightman, 2001; Jóhanna
Gunnlaugsdóttir, 2007b). Þegar erfi ðleikar koma upp í inn-
leiðingarferli snúast þeir oftar en ekki að mannlegum þátt-
um, það er hvernig fólk bregst við breytingum á vinnuhátt-
um, fremur en tæknilegum örðugleikum. Ef ekki er hugað
vel að vinnustaðamenningunni í ferlinu, eykur það líkurnar
á því að ferlið mistakist (Hogarth, 2001; Yen o.fl .1999).
Í rannsókn þessari voru sex innleiðingarferli skoðuð, þó
ekki með það að markmiði að greina innleiðingarferlin sjálf,
heldur var tilgangurinn að öðlast innsýn inn í reynsluheim
viðmælendanna og draga fram hvaða þætti þeir töldu mikil-
væga í ferlinu. Hópur viðmælenda var fj ölbreyttur, með það
að markmiði hafa nálgunina þverfaglega og auka þar með
breidd á skilningi rannsóknarefnisins. Rætt var við ráðgjafa,
verkefnisstjóra, gæðastjóra, deildarstjóra og skjalastjóra.
Þar að auki var litið til mismunandi tegunda rekstrarforma.
Notaðar voru eigindlegar rannsóknaraðferðir en tekin voru
átta hálf-stöðluð djúpviðtöl. Tveir viðmælenda starfa hjá
hugbúnaðar- og ráðgjafafyrirtækjum og síðan voru tekin
viðtöl við þrjá viðskiptavini hvors þeirra. Í greininni verður
vísað til viðskiptavinanna sem verkkaupa.
Fjögur meginþemu komu í ljós. Þau voru upp-
hafi ð, samvinna, kennsla og þjálfun og stjórn-
unarhættir. Þessi þemu tengjast innbyrðis en í
innleiðingarferli haldast mörg atriði í hendur
og þurfa þau að vinna vel saman svo að ferlið
gangi sem best.
Allir viðmælendur voru einhuga um að
undirbúningsvinna væri mikilvæg forsenda
þess að innleiðingin gengi vel, því eins og annar
ráðgjafi nn tók fram: „Því betri sem undirbúningurinn
er, því betra er að ganga að verkefninu. Þá er bara minna
um vandamál.“ Annar ráðgjafanna nefndi að það væri
ekki nógu oft sem skipulagsheildir væru með starfandi
skjalastjóra. Goldschmidt, Joseph og Debowski (2012) og
Jóhanna Gunnlaugsdóttir (2007b) benda á mikilvægi þess
að skjalastjórar taki þátt í þarfagreiningu, vali á kerfi sem
og þróun og aðlögun þess að þörfum skipulagsheildarinnar.
Í fj órum innleiðingarferlum af þeim sex sem voru skoðuð,
voru starfandi skjalastjórar.
Gregory (2005) og Yen o.fl . (1999) nefna að gott sé að setja
saman teymi sem sér um innleiðinguna. Hjá öllum verk-
kaupum, að einum undanskildum, var sett saman þverfag-
legt teymi sem hélt utan um innleiðingarferlið og stýrði því.
Undantekningin var ríkisstofnun og sagðist verkefnastjór-
inn þar standa einn að innleiðingunni. Taldi hún það vera
ókost og tjáði sig um það oftar en einu sinni á meðan við-
talinu stóð að hún hefði gjarnan viljað hafa fl eiri sem ynnu
að verkefninu. Nefndi hún sérstaklega að helst myndi hún
vilja að það væri skjalastjóri.
Þegar rætt var um samvinnu voru allir viðmælendur sam-
mála um að hún væri ein af forsendum vel heppnaðs inn-
leiðingarferlis. Þá er átt við samvinnu bæði á milli ráðgjafa
og verkkaupa, sem og innanhúss þar sem innleiðingin átti
sér stað. Viðmælendum þótti mikilvægt að samvinnan væri
góð og töldu þeir góða samvinnu stuðla að vel heppnuðu
innleiðingarferli, jákvæðu viðmóti og fj árhagslegum ávinn-
ingi. Annar ráðgjafanna komst svo að orði: „Ef það næst
upp góð samvinna, trúnaður og traust á milli aðila að þá er
hægt að vinna sig út úr öllum vandamálum.“ Verkkaupar
nefndu mikilvægi þess að „fá starfsfólk í lið með sér“. Einn
„Fólk er svolítið eins og vatnið, það
fer alltaf auðveldustu leiðina.“
Innleiðingarferli upplýsingakerfa
Sigurrós Oddný Kjartansdóttir hefur lokið MIS í upplýsingafræði og starfar hjá upplýsingatæknideild
Reykjavíkurborgar.