Bókasafnið - 01.07.2018, Blaðsíða 50

50 Bókasafnið
Þroskastig og fræðsla
Niðurstöðurnar úr þessum könnunum hafa verið birtar
í skýrslum sem aðgengilegar eru á vef safnsins. Þá hefur
Þjóðskjalasafn einnig unnið að árangursmati í formi þroska-
stiga, en með þeim er hægt að meta stöðu afhendingar-
skyldra aðila og sjá hvort ráðgjöf og eftirlit skjalavarða Þjóð-
skjalasafns hafi borið árangur. Þroskastig hverrar stofnunar
er fundið með því að setja svör hennar inn í stigatöflu sem
gefur heildarstigafjölda hverrar stofnunar. Þar sem að Þjóð-
skjalasafn hefur nú framkvæmt tvær heildarkannanir, 2012
og 2016, er hægt að bera saman niðurstöðurnar úr þeim og
þróunina á skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra
aðila. Það var mjög ánægjulegt að sjá breytingu á þroska-
stigunum til hins betra eftir seinni könnunina og gaf það
til kynna að starf okkar á Þjóðskjalasafni væri að skila sér í
bættari reglufylgni okkar afhendingarskyldra aðila.
Þjóðskjalasafn hefur á undanförnum árum aðallega ein-
beitt sér að fræðslu til skjalastjóra og þeirra sem starfa við
skjalastjórn hjá hinu opinbera. Meðal annars hafa verið
haldin nokkur námskeið ár hvert undanfarin ár og heldur
Þjóðskjalasafn úti Youtube rás með fræðsluefni ásamt því að
senda út regluleg fréttabréf með nýjustu fréttum og upplýs-
ingum til skjalastjóra. Að auki starfa nokkrir ráðgjafar sér-
staklega við það að veita afhendingarskyldum aðilum upp-
lýsingar og ráðgjöf um þeirra skjalavörslu og skjalastjórn.
Eftirlitsheimsóknir
Til að styrkja þennan góða árangur enn frekar stendur
nú fyrir dyrum að móta og fara af stað með skipulagt eft-
irlit af hálfu Þjóðskjalasafns. Undirbúningsvinna er hafin
og felst hún meðal annars í því að fastmóta framkvæmd
eftirlitsheimsókna og ferli þeirra ásamt því að skilgreina
áhættuþætti í skjalavörslu og skjalastjórn. Út frá því verð-
ur útbúið áhættumat miðað við stöðu stofnana í síðustu
eftirlitskönnun. Með skilgreiningu áhættuþátta er átt við
til dæmis hvort hætta er á því að skjöl glatist við óbreytt
ástand. Gert er ráð fyrir því að mótuð verði stefna um
eftirlit fyrir þrjú til fjögur ár í senn byggt á niðurstöðum
kannana, hvar helst er þörf á aðhaldi og eftirliti. Þannig
verði hægt að leggja áherslur á til dæmis rafræn kerfi eða
skjalageymslur fyrst um sinn en svo breyta áherslunum í
samræmi við niðurstöður eftirlitskannana á fjögurra ára
fresti.
Þjóðskjalasafn Íslands verður, eins og aðrar stofnanir, að
forgangsraða verkefnum sínum og þrátt fyrir góðan vilja
er ekki möguleiki að framkvæma eins margar skipulagðar
eftirlitsheimsóknir og þyrfti. Í síðustu stefnumótunaráætlun,
sem gildir 2014-2018, er gert ráð fyrir 10-15 eftirlitsheim-
sóknum á ári og verður það markmiðið áfram. Stefnt er að
því að þær stofnanir sem metnar eru með skjalasöfn sem
eru í mikilli hættu ef ekkert er að gert, eða með öðrum
orðum eru í mikilli þörf fyrir eftirlit og ráðgjöf, munu vera
í forgangi við skipulag eftirlitsheimsókna. Þjóðskjalasafn
mun ekki vera með óundirbúið eftirlit heldur tilkynna það
eftirlitsþeganum með góðum fyrirvara ásamt því að óska
eftir upplýsingum sem nauðsynlegar eru fyrir undirbúning
heimsóknarinnar. Eftirlitsheimsóknirnar sjálfar munu vera
nokkuð formlegar og stuðst verður að miklu leyti við fyrir-
fram ákveðinn spurningalista. Það getur þó verið misjafnt
hvaða þættir eru skoðaðir sérstaklega eða nánar eftir því
hvaða áherslur eru í verkefninu hverju sinni en þær stofn-
anir sem sæta eftirliti verða upplýstar um það með góðum
fyrirvara. Eftir heimsóknina útbýr starfsmaður skýrslu frá
heimsókninni sem stofnunin fær til yfirlestrar og getur hún
gert athugasemdir ef þurfa þykir. Skýrslan verður opinbert
skjal og verða þar athugasemdir útlistaðar sem og tillögur að
úrbótum eins og við á. Þetta skjal geta starfsmenn eftirlits-
þegans þá notað til að rökstyðja þær úrbætur sem gera þarf.
Þjóðskjalasafn hefur nú þegar tekið einn þátt til sérstakrar
skoðunar í eftirliti sínu en árið 2014 voru skjalageymslur
Stjórnarráðs Íslands teknar út og kom skýrsla safnsins um
þessa úttekt út árið 2016. Eftirlitið fór þannig fram að
skjalavörður Þjóðskjalasafns boðaði heimsókn og skoð-
aði allar geymslur ráðuneytanna og tók þær út með tilliti
til alþjóðlegs staðals um skjalageymslur og leiðbeininga
Þjóðskjalasafns um sama efni. Úttektin tók aðallega til
öryggis skjalanna út frá aðgengi, hita- og rakastigi, tjón-
hættu vegna vatns eða bruna og aðbúnaðar í geymslunum.
Niðurstaða úttektarinnar var sú að öll ráðuneytin þurftu að
fara í einhverjar endurbætur hjá sér til að fá samþykki Þjóð-
skjalasafns fyrir þeim og margar uppfylltu ekki lágmarks-
kröfur um skjalageymslur.
Að lokum
Markmið skipulags eftirlits er ekki að íþyngja afhendingar-
skyldum aðilum eða reyna til hins ítrasta að finna þætti sem
megi gagnrýna heldur að aðstoða skjalastjóra og þá er vinna
við skjalavörslu og skjalastjórn að fá yfirlit yfir þá þætti sem
betur megi fara í starfseminni og veita ráðgjöf og aðstoð.
Langtímamarkmið þessa verkefnis er að ná fram aukinni
reglufylgni afhendingarskyldra aðila og þannig tryggja betri
skjalavörslu og skjalastjórn til framtíðar enda er það hagur
stjórnsýslunnar og almennra borgara sem eiga í samskiptum
við hið opinbera.