Bókasafnið - 01.01.2003, Blaðsíða 20

1. áfangi - Afmörkun verkefnisins
Uppgötvanir Útskýringar Áætlanir
-> Upplýsingaöflun -> Markmiðssetning -> Verkefnastjórnun
-> Markhópagreining -> Verkefnayfirlit -> Verkefnaáætlun
-> Viðskiptaumhverfi -> Hlutverkaskipan
-> Aðrar aðferðir -> Notendaprófanir
-> Upphafsfundur
statt í leið sinni að vefvæðingu? Ætlar það alfarið að
færa starfsemi sína á vefmn eða aðeins að hluta til?
Mikilvægt er að skoða heildarmyndina áður en
ráðist er í framkvæmdir. Verkferli og vinnubrögð
starfsmanna, tæknilausnir, vefviðmót og framtíðar-
áform þarf að skoða sem eina heild. Þá fyrst er hægt
að ákveða hvaða skref á að taka í átt að rafrænum
viðskiptum eða gagnvirkri vefsíðu. í þessari grein er
gengið út frá því að fyrirtæki ráði utanaðakomandi
aðila eða verktaka til að aðstoða sig við verkið. Fyrir-
tækið sem er að endurskoða vefinn sinn er oft kallað
verkkaupi.
Fyrsta skrefið í grunnferlinu er að skilgreina verk-
efnið. Þessum áfanga er skipt niður í þrjá kafla; upp-
götvanir, útskýringar og áætlanir. Eftir að upplýs-
ingaöflun hefur átt sér stað eigum við að geta m.a.
skilgreint markmið, markhópa og viðskiptaumhverfi
fyrirtækisins. Skilgreiningar og áætlanir fjalla síðan
um skjölun á því því efni sem kom fram við upplýs-
ingaöflun.
Uppgötvanir
Áður en markmiðssetningar og framkvæmdaáætlan-
ir eru gerðar varðandi vefsvæði eða vefvæðingu,
verða fyrirtæki að fara í gegnum „naflaskoðun". Það
þarf að afla upplýsinga, greina markhópa og skoða
viðskiptaumhverfi. Öll fýrirtæki hafa sína sérstöðu
og því er ekki hægt að setja fram aðferðafræði sem
hentar öllum. Það er samt óþarfi að finna sífellt upp
hjólið og flest fyrirtæki geta nýtt sér grunnferlið við
vefsíðuhönnun. Hér á eftir verða nefndar nokkrar
aðrar aðferðir sem reynst hafa vel við greiningar-
vinnu fyrir hugbúnaðar- og vefsíðugerð.
-> Upplýsingaöflun
Markmiðið með upplýsingaöflun er að afmarka um-
fang verkefnisins og finna upplýsingar sem nýtast.
Þessi hluti getur tekið allt frá einni viku upp í mánuð
eða lengur eftir aðstæðum.
Hvað sem líður stærð og umfangi verkefnisins þá
byrjar það alltaf með könnun sem send er til lykil-
starfsmanna fýrirtækisins. Spurningar varðandi nú-
verandi vefsíðu, ástæðu endurhönnunar, tæknimál,
markaðsmál og margt fleira. Með því að spyrja réttu
spurninganna færðu starfsmenn og stjórnendur til
að skoða vefmálin í nýju ljósi og samræma þau mark-
miðum fyrirtækisins. Eftir greiningu ættum við því að
vera búin að fá yfirsýn yfir nokkur atriði:
-> Markmið og undirmarkmið
Markmiðin geta t.d. verið að auka sölu, minnka álag á
þjónustuborð eða gera notendavænni vefsíðu.
• Notendur
Hverjir eru notendur vefsins? Á hvaða aldri eru
þeir og hverjar eru vefvenjur þeirra?
• Vefútgáfa
Hvert er markmiðið með þessari útgáfu af vefn-
um? Hver er munurinn á þessari útgáfu og þeirri
fyrri?
• Væntingar
Hverjar eru væntingar og viðhorf starfsmanna
til vefsins? Vilja þeir fágaðan og margbrotinn vef
eða á hann að vera „ýkt cool“?
• Umfang
Hver eru mörk verkefnisins eins og tækniþarfir,
tímaáætlun og kostnaður?
• Viðhald
Hvernig er framtíðarsýn fyrirtækisins varðandi
vefinn?
Hverjir bera ábyrgð á uppfærslum og viðhaldi?
Þessum spurningum er best svarað með því að
senda út stutta könnun sem tekur á þessum
málum.
• Vinnuhópar
Hverjir eiga að koma að verkefninu? Hvaða hóp-
ar þurfa að vera tiltækir? Hvaða tengiliðir eru
nauðsynlegir?
í þessum áfanga er gott að nota könnun á tæknistigi
fyrirtæksins. Könnunin svarar spurningum um gagna-
grunna og aðra bakvinnslu fyrirtækisins. Niðurstöð-
ur úr henni auðvelda alla ákvarðanatöku varðandi
það hvort æskilegt sé að setja af stað sérstakt ferli
sem endurskoðar bakvinnslukerfi fyrirtækisins.
Einnig er möguleiki að endurskoða þurfi vinnulag og
verkferla í fyrirtækinu ef mikil gagnvirkni er á
vefsíðunni.
18
BÓKASAFNIÐ 27. ÁRG. 2003