Bókasafnið - 01.01.2003, Page 25

Ásgerður Kjartansdóttir og Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir
Þekkingarstj órnun
í opinberum rekstri
Inngangur
Á undanförnum árum hefur verið mikið rætt og ritað
um þekkingarstjórnun í stjórnunarfræðum. í þessari
grein verður farið yfir ýmsa þætti varðandi þekking-
arstjórnun í opinberum stofnunum og lýst tveim
verkefnum sem er verið að vinna að í Stjórnarráði
íslands. Auk þess er gerð grein fyrir nýlegri könnun á
vegum OECD um þekkingarstjórnun í stjórnsýslu
aðildarlandanna.
Mikilvægi upplýsinga- og þekkingarstjórnunar
innan stofnana hins opinbera, sem byggja megin-
starfsemi sína á þekkingu starfsfólks og upplýsinga-
eign, fer vaxandi. Aðgengi að upplýsingum, flokkun
þeirra og verndun ásamt því að auka þekkingu starfs-
fólks og tryggja að sú þekking viðhaldist innan stofn-
unarinnar eru meginviðfangsefni upplýsinga- og
þekkingarstjórnunar. Kröfur um aukinn árangur,
nauðsyn þess að upplýsingar séu handhægar og sú
hætta að mikil starfsmannavelta innan fyrirtækja og
stofnana leiði til þess að þekking fari forgörðum gefur
enn frekari ástæður til þess að innleiða virka upplýs-
inga- og þekkingarstjórnun í starfsemi fyrirtækja og
stofnana.
Upplýsinga- og þekkingarstjórnun er samheiti yfir
tilraunir til að ná betur utan um og hafa stjórn á upp-
lýsingum og þekkingu sem til er innan skipulags-
heildar og jafnframt þá viðleitni að nýta betur þekk-
ingu og kraft sem býr í mannauði sömu heildar. Hún
snýst um að skapa umhverfi sem örvar miðlun upp-
lýsinga þannig að úr verði ný þekking.
Telja má að stjórnun eða meðhöndlun upplýsinga
og þekkingar sé ein forsenda þess að fyrirtæki og
stofnanir þróist og sýni framfarir. Það er jafnvel talað
um að þekkingarstjórnun sé í sumum tilvikum lykill-
inn að varanlegu samkeppnisforskoti í fyrirtækja-
rekstri. Mikilvægt er þó að hafa í huga að upplýsinga-
og þekkingarstjórnun er tæki sem gerir skipulags-
heildum kleift að ná ákveðnum skilgreindum mark-
miðum en getur ekki staðið ein og sér sem stjórn-
tæki. Upplýsinga- og þekkingarstjórnun þarf að
tengjast stefnu fyrirtækis eða stofnunar í víðara sam-
hengi. Líkt og í öðrum stjórnunaraðferðum er mikil-
vægt að fyrirtæki og stofnanir setji sér, á grundvelli
hlutverks og stefnu, skýra framtíðarsýn og markmið í
tengslum við þá þætti sem upplýsinga- og þekkingar-
stjórnun er ætlað að taka til.1
Þekkingarstjórnun í opinberum rekstri
og einkarekstri
Stjórnun upplýsinga og þekkingar snýr að mörgum
ólíkum atriðum í starfsemi fyrirtækja og stofnana.
Mismunandi aðferðir eiga við eftir því um hvers kon-
ar starfsemi er að ræða, hversu margir starfsmenn
eru, hvort um eina eða fleiri starfsstöðvar sé að ræða
og fjölda viðskiptavina/samstarfsaðila. Nokkur mun-
ur er á ávinningi markvissrar upplýsinga- og þekk-
ingarstjórnunar hjá einkafyrirtækjum annars vegar
og opinberum stofnunum hins vegar og mismunandi
hvatar sem liggja að baki framþróunar og nýsköpun-
ar. Hjá hinu opinbera er stefnan ekki sett á að há-
marka afköst eða ágóða heldur að framfylgja stefnu
stjórnvalda og auka skilvirkni. Ágóði borgaranna felst
í hæfni stjórnsýslunnar til þess að veita góða þjón-
ustu með sem minnstum tilkostnaði. Stjórnun upp-
lýsinga og þekkingar er þar stór þáttur.
Það hefur sýnt sig að upplýsinga- og þekkingar-
stjórnun hefur skilað hvað bestum árangri í einka-
geiranum þegar um er að ræða fyrirtæki í samkeppn-
isumhverfi, sem leggja áherslu á tengsl við viðskipta-
vini og sem nota mikið af upplýsingum við starfsem-
ina. Yfirleitt er um að ræða stór og fjölmenn fyrirtæki
sem fjárfesta í menntun og þjálfun starfsmanna.2
Þessir þættir eiga einnig við þegar fjallað er um
ríkisstofnanir en áherslurnar eru nokkuð aðrar. Þrátt
fyrir að opinberar stofnanir hér á landi séu almennt
ekki í samkeppni með sama hætti og einkafyrirtæki
getur ávinningur góðrar stjórnsýslu, þar á meðal
stjórnun upplýsinga og þekkingar, hjá opinberum
stofnunum falist t.d. í samkeppnisforskoti í saman-
burði við önnur ríki. Landamæri verða sífellt minni
hindrun fyrir fyrirtæki, fólk og fjármagn. Ef fyrirtæki
ákveða að flytja sig um set eða stofna nýjar starfs-
stöðvar er stjórnsýsla einn þeirra þátta sem litið er til
við val á staðsetningu, t.d. aðgengi að opinberum
upplýsingum og gagnsæi kerfisins. Þá er stjórnsýslan
einnig í samkeppni við einkageirann um hæft starfs-
BÓKASAFNIÐ 27. ÁRG. 2003
23