Morgunblaðið - 11.05.1985, Síða 26

26
MORGUNBLAÐIÐ, LAUGARDAGUR 11. MAÍ 1985
TÖLVURÁ
TOPPNUM
í marz-hefti bandaríska tímaritsins Personal Computing birtist
grein sem heitir „Personal computing at the top“ eða „Notkun
einkatölva á toppnum“. Þessi grein er um margt merkileg og getur
gefið okkur íslendingum innsýn í hinn nýja heim tölvunotkunar sem
er að stækka eftir því sem fleiri og fleiri notendur sjá hagræði þess
að nota slíkar tölvur. Hér verður gerður úrdráttur úr þessari grein.
— Baldur Sveinsson hefur þýtt og endursagt.
Fram að þessu hafa flestir yfir-
menn stórfyrirtækja haldið því
fram að einkatölvur eða smátölv-
ur séu ekki heppileg tæki fyrir
menn í þeirra stöðum. Þær séu
heppilegar fyrir fjárhagsdeildir
fyrirtækjanna, bókhaldið vita-
skuld og ekki síður einkaritara og
aðra ritara sem fram til þessa
hafa fengist við ritvélar. Það sé
hinsvegar sóun á dýrmætum tíma
yfirmannanna að nota slík tæki og
ekki síst að eyða tíma í að læra á
þau. Þeir geti fengið allar þær
upplýsingar sem þeir þurfi með
því einu að fá rétta aðila til að
útvega þær.
Personal Computing gerði í des-
ember 1984 könnun hjá 500 sölu-
hæstu fyrirtækjum Bandaríkj-
anna á því hve margir af æðstu
yfirmönnum þeirra notuðu einka-
tölvur á skrifstofu sinni. í ljós
kom að 59 eða um 11% þeirra not-
uðu slík tæki á skrifstofum sínum
en fleiri þó á heimilum sínum. All-
margir þessara 11% notuðu smá-
tölvur bæði á skrifstofum og
heimilum.
Meðal þeirra sem slíkar tölvur
nota eru vitaskuld forstjórar
stærstu tölvufyrirtækjanna, IBM,
Hewlett Packard, Apple, Commo-
dore o.fl. En einnig má nefna
menn eins og Malcolm Stamper,
forstjóra Boeing Co., John Curcio,
forstjóra Mack Truck Inc., John L.
Nevin, forstjóra Firestone Tire &
Rubber og David S. Lewis, for-
stjóra General Dynamics.
John Curcio hjá Mack Truck
Inc. er mikill áhugamaður um
smátölvur þó hann hafi aðeins
notað slíka tölvu í tæpt ár. í
október 1984 átti fyrirtæki hans í
erfiðum samningaviðræðum um
kaup og kjör við Samband verka-
fólks í bílasmiðjum (UAW). Með-
an á þeim stóð var Curcio á
skrifstofu sinni i 60 tima sam-
fleytt. Þessar samningaviðræður
sem voru þær flóknustu sem fyrir-
tækið hafði staðið i, enduðu að
visu með viku verkfalli, en allan
þennan tíma var Curcio í stöðugu
sambandi við samninganefndina
og kom tölulegum upplýsingum
um kostnað, vinnutilhögun og
annað sem reiknanlegt var, i
reiknilíkan í IBM XT-tölvunni sem
hann hafði á skrifstofunni sinni.
Meðan hlé voru á samtölum og
viðræðum, kynntist Curcio-tölv-
unni sinni sem hann hafði fengið
aðeins mánuði áður. Að eigin sögn
aflaði hann sér tölvu til að læra að
fást við þá nýju tækni sem er
greinilega að breyta vinnutilhög-
un í nútíma fyrirtækjum. Hann
komst fljótt að raun um það sama
og flestir yfirmenn stórfyrirtækja
á undan honum, að tölvan verður
næstum strax ómissandi hjálpar-
tæki, og er notuð til margra hluta
sem ekki var gert ráð fyrir í upp-
hafi.
Hin hefðbundna leið við stjórn
stórfyrirtækja hefur verið að láta
undirmenn safna upplýsingum og
greina þær, þannig að yfirmenn
geti síðan notað niðurstöðurnar til
að taka ákvarðanir. En þetta er að
breytast. Own Butler, 61 árs gam-
all forstjóri Procter & Gamble er
einn af ákveðnustu formælendum
tölvunotkunar hjá yfirmönnum.
Hann segir að tölvan „víkki út
hugann", stækki sjóndeildarhring-
inn og hann spyr hverjir eigi frek-
ar að nota slík tæki en yfirmenn
fyrirtækjanna, sem líklega séu
dýrmætastir fyrirtækjunum,
a.m.k. sé tími þeirra dýrmætastur.
Butler gerir sjálfur reiknilíkön
af fjárhagsstöðu fyrirtækisins og
forritar einnig nokkuð. Hann segir
að sér finnist mun þægilegra að
hugsa um vandamálin og leysa
þau um leið á tölvuna. Á þann hátt
hefur lausnaraðferðin áhrif á
hugsanaganginn. „Stundum kem-
ur upp sú staða að maður vill
breyta líkaninu fyrirvaralítið. Ef
einhver annar væri að gera líkanið
yrði þetta mjög erfitt," segir Butl-
er.
Butler er dæmi um mann sem
byrjar á tölvunotkun án þess að
hafa lært gagnavinnslu i tölvum.
Hann byrjaði að vinna hjá Procter
& Gamble árið 1945, í söludeild.
Hann varð aðstoðarforstjóri sölu-
deildar 1968 og forstjóri fyrirtæk-
isins alls 1981. Hann varð sér úti
um Radio-Shack TRS-80-tölvu
fyrir fimm árum. Síðan fékk hann
IBM 5120-töIvu og að lokum IBM
PC-tölva. Hann lærði sjálfur aö
forrita til að greina afkomu fyrir-
tækisins og bera saman við al-
menna afkomu þjóðfélagsins.
Hann var nokkur ár að verða fær
forritari, og þann tíma varð tölvu-
notkunin að aðaláhugamáii hans.
Konan hans sagði að þessi notkun
hefði gleypt allan hans frítíma í
tvö ár. Hann segir einnig að ef
hann væri að byrja á tölvunotkun
nú, mundi hann ekki eyða slíkum
tíma í að læra forritun, vegna þess
að nú eru til forrit sem geta auð-
veldlega leyst þau vandamál sem
hann var þá að fást við aö leysa
með eigin forritun.
Eitt af þeim sviðum sem þessir
menn nota tölvur við er að semja
ræður og skýrslur. Til þessa er rit-
vinnsla þeim ómetanleg. Malcolm
Stamper forstjóri Boeing-flug-
vélaverksmiðjanna var í septem-
ber að undirbúa ræðu sem hann
átti að flytja á ráðstefnu geim-
ferðastofnunar Bandaríkjanna
(NASA) um framleiðni í flugvéla-
iðnaði. Hann er ætíð vanur að
skrifa sjálfur sínar ræður og því
situr hann stundum fram eftir á
skrifstofu sinni. Að þessu sinni
kom honum í hug þegar hann var
að möndla með stafina og orðin á
skjánum sínum, hve mikilvæg
tölvan væri orðin honum. „Ég er
vanur að setja hugmyndir mínar
þannig fram að ekki er möguleiki
að lesa þær inn á band, það gæti
enginn þolað. Ég var vanur að
handskrifa slík uppköst. Rit-
vinnslan gerir mér kleift að búa til
beinagrind af því sem ég vil segja,
skipuleggja hugsanir mínar, bæta
síðan við, fella niður og endur-
raða. Þetta hefur raunar aukið
mína eigin framleiðni verulega."
Stamper hefur verið hjá Boeing
síðan 1962. Fyrirtækið notar vita-
skuld tölvur i öllum sinum deild-
um eins og öll slík stórfyrirtæki.
Stamper sjálfur er rafmagnsverk-
fræðingur sem stjórnaði upphaf-
lega rafeindadeild fyrirtækisins.
Hann tók þó ekki smátölvur i sina
þjónustu fyrr en seint. Hann
geymir allar ræður sínar í tölvu-
skrám svo að hann geti athugað
þær síðar þegar nauðsyn krefur.
Þegar Stamper ræðir þá
ákvörðun sina að hefja notkun
einkatölvu, minnist hann atviks
sem gerðist fyrir nokkrum árum.
„Boeing 747-þota bilaði á flugvell-
inum i Nairobi og voru það væng-
börðin sem virkuðu ekki. Venju-
lega þurfti i slikum tilvikum að
senda verkfræðing á staðinn til að
finna orsök slfkrar bilunar og
stjórna viðgerð, og slíkt tekur
nokkra daga. Að þessu sinni
hringdi verkfræðingur í okkur frá
Nairobi og við fengum á tölvuskjá
yfirlitsmynd af rafkerfi væng-
barðanna. Við gerðum tölvulíkan
af biluninni. Tölvuforrit okkar
stakk upp á hugsanlegri viðgerð
og sú hugmynd var símuð til
Nairobi. Viðgerðin tók ekki nema
nokkrar klukkustundir. Segja má
að mig hafi rekið i rogastans yfir
þessu. Slíkir atburðir kveikja i
ímyndunarafli raanna,* sagði
Stamper.
Fleiri hugsa svipað og Stamper.
Mark Curcio sem áður var minnst
á, taldi sig þurfa að fylgjast með
tækninni og fannst að það yrði
fyrirtæki hans einnig að gera.
Hann setti þvf á fót nefnd til að
gera könnun á tölvuþörfum
Mack-fyrirtækisins. Ein afleiðing
þeirrar könnunar er að nú eru á
leiðinni tölvur á skrifborð allra
stjórnenda. Þegar hafa 50 slíkar
verið settar upp.
Þegar Curcio varð æðsti yfir-
maður Mack i desember 1983,
ákvað hann að verða sjálfur tðlvu-
notandi og það einn þeirra fyrstu í
fyrirtækinu (utan tölvudeildar-
innar). Hann fór á námskeiö sem
IBM hélt sérstaklega fyrir stjórn-
endur þeirra fyrirtækja sem eru í
hópi hinna 500 stærstu i Banda-
ríkjunum (Fortune 500). „Þetta
hefur ýmislegt áhugavert í för
með sér,“ sagði Curcio. „Eitt er að
búa á heimavist með 20—30 öðr-
um yfirmönnum stórfyrirtækja.
Það fyrsta sem maður kemst að er
að eigið fyrirtæki er ekki þaö eina
sem er á eftir tímanum f upp-
lýsingabyltingunni. Einnig að
maður er ekki eini yfirmaðurinn
sem er „tölvuólæs”, ef svo má að
orði komast. Þegar námskeiðinu
var lokið hafði ég fengið góða und-
irstöðuþekkingu og nokkra hæfni
við notkunina."
Curcio flytur nokkuð af ræðum
sem hann skrifar sjálfur. Á árinu
1984 hélt hann sjö framsöguræður
á ráðstefnum í Bandaríkjunum
auk fjölda ræða innan fyrirtækis-
ins. „Venjulega finnst mér best að
byrja á að lesa fyrir uppkast af
ræðum, vegna þess að þær eiga að
vera eins og þær séu talaðar. Sið-
an nota ég ritvinnsluforritið Easy-
writer til að breyta og lagfæra.
Áður fyrr krotaði ég á spássíurnar
og út um allt. Mér er f raun ill-
skiljanlegt hvernig nokkur gat
komið því saman aftur. Nú breyti
ég því sem þarf á tölvunni, skipti
um orð, breyti setningum, bæti
inn í miðjar málsgreinar. Þetta
þýðir að ræður mínar eru frjáls-
legri.“
Slíkar ræður eru niðurstaða
langrar keðju atburða í hverju
fyrirtæki. Gerðar eru kannanir,
ræddar lausnir, skrifaðir minn-
ismiðar og skýrslur og haldnir
ótal fundir. Til þess að slíkt gangi
fljótt og vel fyrir sig er nauðsyn-
legt að yfirmenn fyrirtækjanna
nái fljótt og vel sambandi við alla
þá sem máli skipta á hverju þrepi.
Þannig eru það samskiptin innan
fyrirtækisins, sem oft ráða því
hvernig til tekst. Finn Caspersen,
yfirmaður Benefical Corp. gerir
sér mjög góða grein fyrir þessu.
Hann segir að um 95% af tíma
sínum fari í samskipti við aðra.
Hann sendir og fær upplýsingar
30—40 sinnum á dag í gegnum
tölvu- og upplýsinganet, hannað af
Data General-tölvufyrirtækinu.
Hann segir það net eitt hið
stærsta í Bandarikjunum.
„Öll innanhússskilaboð, skjala-
skrásetning, fundaskipulagning og
skipulagning vinnutíma fer fram
með hjálp netsins og eru upplýs-
ingarnar geymdar með hjálp þess.
Með þessu móti er ekkert vanda-
mál að skipuleggja fundi t.d.
vegna þess að kerfinu fylgir forrit
sem 3ér um það fyrir okkur. Það
finnur t.d. hvenær allir 10 æðstu
yfirmenn eru lausir og boðar þá á
fund á þeim tima. Það sér um að
skrá fundartimann á dagskrá
hvers um sig en hún er geymd í
kerfinu. Skipulagning slíkra funda
gat tekið einn og hálfan tima áður.
Nú fæst svarið eftir 10 sekúndur."
Caspersen er farinn að treysta
svo á netið að það er meira að
segja tengt heim til hans. „Ef ég
er i skapi til, get ég sent upplýs-
ingar og fyrirskipanir til hvers
sem er hvort sem er kl. 5 að nóttu
eða kl. 10 að kvöldi. Þannig eru
skilaboðin á skjá viðkomandi þeg-
ar þeir koma til vinnu næst. Þetta
hefur lengt vinnudaginn minn úr
8—10 tímum á skrifstofunni i
15—18 tíma daglega, hvar sem ég
er staddur.“
Annar notandi sem notar tölv-
una bæði í fyrirtæki sínu og heima
er Robert Allen, forstjóri og æðsti
yfirmaður Carrier Corp., en það er
stærsta fyrirtæki i heimi, sem
framleiðir loftræsti- og hitakerfi.
Allen kom IBM AT-tölvu fyrir
heima hjá sér, en það er nýjasta
og fullkomnasta smátölvan frá
IBM. Hún er höfð i herbergi við
hliðina á svefnherbergi hans. Á
skrifstofunni notar hann venju-
lega IBM PC-tölvu. „Ég sef mun
betur á nóttunni eftir að ég fékk
tölvu heim,“ segir Allen. „Ég
vaknaði oft á nóttunni og einhver
vandamál héldu síðan fyrir mér
vöku. Þvi meir sem ég reyndi að
gleyma vandamálinu því ágengara
varð það. Ef þetta kemur fyrir nú,
fer ég að tölvunni og skrifa niður
minnisatriði eða ég sendi skilaboð
til einhvers annars sem þannig
getur haft áhyggjurnar og ég get
sofnað aftur.“
Hvort sem Allen er heima eða á
skrifstofunni sparar það honum
mikinn tíma að nota tölvupóstinn.
Hann þarf ekki að gera margar
tilraunir til að ná sambandi við
kollega sina, þeir fá póstinn þegar
þeir hafa aðstöðu til að skoða
hann. Hann veit líka að hann þarf
ekki að trufla einhvern við mikil-
væg störf nema nauðsynlegt sé.
Smátölvur gefa yfirmönnum
einnig tækifæri til að vinna og
senda skilaboð og gögn hvaðan
sem er og næstum hvert sem er.
Stamper forstjóri Boeing hefur
Hewlett Packard 110-ferðatölvu
með sér hvert sem hann fer. „Mér
líður eins og ég hafi skrifstofuna
og skjalasafnið með mér á við-
skiptaferðum, eftir að ég fór að
hafa tðlvuna með,“ segir Stamper.
Einnig gefa slík tölvunet mönn-
um kost á að hafa samband við
allar deildir fyrirtækjanna, hvar
sem deildirnar eru. T.d. segir
Caspersen: „Ef skrifstofustjórinn í
Seattle þarf að hafa beint sam-
band við mig án þess að fara í
gegnum 4 milliliði eins og hann
þurfti venjulega getur hann það í
gegnum netið. Enginn hefur enn
misnotað þessa aðstöðu." Þetta
mun raunverulega minnka bilið
milli yfirmanna og undirmanna
þegar timar líða.
Hin hliðin á tölvusamskiptun-
um er öflun upplýsinga. Eitt af því
fyrsta sem yfirmennirnir vilja
nota tölvurnar sínar til, er að
nálgast hagfræðilegar og fjár-
hagslegar upplýsingar um fyrir-
tækin. Þær voru áður sendar til
forstjóranna í þykkum möppum
og þöktu heila veggi.
Robert Reuss, yfirmaður Centel,
sem er símafyrirtæki með aðal-
stöðvar í Chicago, segir að „fjár-
málaupplýsingarnar sem ég fæ
með notkun tölvunnar, gera mér
kleift að reka fyrirtækið mun bet-
ur en áður. Þær eru fyllri og nýrri
og þar að auki finnst mér
skemmtilegra að nálgast þær á
þennan hátt en úr einhverju
skjalasafni."
Afskipti Reuss af tölvum hófust
fyrir fjórum árum þegar hann