Morgunblaðið - 26.04.1992, Blaðsíða 18

Morgunblaðið - 26.04.1992, Blaðsíða 18
'ík MORGUNBLADIO SKUÐUIM SUNNUDAGUR 26. APRIL 1992 FORTIÐARÞEKKING, SAM- TÍÐAR SKILNINGUR, FRAM- TÍÐARMÓTUN - SÖFNUN HEIMLDA eftír Björk Ihgimund- ardóttur og Stefán F. Hjartarson Grandvöllur þekkingar: skjalasöfn Það er unun að lesa bækur sem gera þrennt í serin; skemmta, fræða og sem koma á óvart við miðlun þekkingar. Á bak við vel heppnaða sögu, hvort heldur er skáldsaga eða fræðirit, liggur oft- ast gífurleg vinna sem dylst les- endum vegna þess hve auðveldlega atburðum og umhverfi eru gerð skil. Höfundar reyna að kynna sér tíðaranda þess tíma sem þeir setja sögupersónur í með því að glugga. í gamlar heimildir. Þeir nota oft- ast hefðbundnar heimildir en verða glaðir þegar óvænt rekur á fjörur þeirra nákvæmar upplýsingar um líf á tilteknu svæði, heimili eða vinnustað. Efniviður raunveruleik- ans reynist þá notadrjúgur skáld- um jafnt og fræðimönnum. Viðhorf fræðimanna til skjala Jón Helgason ritstjóri ritar árið 1958 um jómfrúrnar í Reykjavík á öndverðri 19. öld en þær voru ekki allar hneigðar til klausturlifn- aðar. Hann segir: „Miklar heimild- ir eru að sjálfsögðu um þetta fólk allt í embættisbókum og ýmiss konar skjölum. En eigi að draga upp mynd af einhverjum þætti Reykjavíkurlífsins á þessu skeiði, yrði frásögnin næsta þurr, ef ein- göngu væri við slík gögn stuðzt. Það eru líka til aðrar heimildir lit- ríkari, þótt þær séu ekki ætíð jafn- traustar. Það eru sendibréf frá þessum tíma. Þar flýtur að sjálf- sögðu margt, sem ekki er óyggj- andi sannindi. En þau eru berg- mál þess, sem talað var í bænum. Þá verður og að binda sig við þá þætti mannlífsins, sem þau snúast um, og það hefur löngum verið svo, að ástamálin hafa verið mörg- um næsta munntöm." (íslenskt mannlíf I, 1958, bls. 13-14.) Mannorðsdrep í árslok 1922 birtist athuga- semd í Tímanum eftir Jón Þorkels- son þjóðskjalavörð. Hann taldi al- veg ófært að safnið tæki við inn- sigluðum bögglum er ekki mætti opna fyrr en að ákveðnum tíma liðnum án þess að hann vissi um innihald þeirra. Því beri eigendum að vitja þeirra og láta svo vita um innihald þeirra ella verði bögglarn- ir brenndir. Jón sagði: „Þeir menn kunna að vera til, sem svo eru gerðir, að þeir noti slíka geymslu af ásetningi, ef hún er eftirlits- laus, til óhróðurs og mann- skemmda í eftirtíðinni einhverjum samtíðarmönnum sínum, sem þeim er illa við, og þar með stillt svo til, að láta mannorðsdrepið þá fyrst gjósa upp, — líkt og drepsótt- irnar gömlu, — þegar raktir eru sundur strangarnir, og allir þeir eru dauðir, er fyrir mannskemmd- unum verða, svo og allir aðrir, er til gátu munað og vitað rétt sannindi, og til nokkurra varna mátta vera". Orð Jóns hljóma framandi fyrir okkur nú á dögum en engu að síður kemur siðfræðin inn í mynd- ina þegar varðveislustefna og að- gangur gagna eru tekin fyrir. Okkur ber að* virða og vernda upplýsingar um einstaklinga og það gerum við meðal annars með því að setja skorður við ótímabær- um aðgangi, sé það vilji þess sem afhendir og safnið telur eðlilegt. Kynningardagur skjalasafna á íslandi sunnudaginn 26. apríl Á sunnudaginn 26. apríl nk. verða ellefu héraðsskjalasöfn, handritadeild Landsbókasafns ásamt Þjóðskjalasafni íslands opin milli kl. 14 og 18 þar sem starf- semi safna er kynnt og þakksam- lega tekið á móti upplýsingum um einkaskjalasöfn sem áhugi er á Vinsamlegast athugið að I. maí ber upp á föstudag að þessu sinni. Þvi þurfa allar aug/ýsingar í sunnudagsblaðið 3. maí að berast í síðasta lagi fyrir kl. 16 fimmtudaginn 30. apríl Sími auglýsingadeildar er 69 11 11 ,_^y. '¦ ¦ ^R- ft^ SfcH ¦ ;x.°ll :¦.¦' ^P1*) jSBpiíí-¦¦:¦"¦' fÍÍÍ&Xz"-'v~ ^Í&St&Í:*-^ i " Björk Ingimundardóttir Stefán F. Hjartarson „A sunnudaginn 26. apríl nk. verða ellefu héraðsskjalasöfn, handritadeild Landsbókasafns ásamt Þjóðskjalasafni íslands opin milli kl. 14 og 18 þar sem starfsemi safna er kynnt og þakksamlega tekið á móti upplýsingum um einkaskjalasöfn sem áhugi er á að afhenda til varðveislu." að afhenda til varðveislu. Hvað er það sem skjalasöfn gætu í núinu sinnt með einhverjum hætti sem ekki verður fyrir hendi síðar meir? Hvað stendur þá upp úr? Tvennt kemur til. Annars veg- ar möguleikínn á að nálgast þátt- takendur í pólitísku og félagslegu lífi þjóðfélagsins með viðtöium og hins vegar að tryggja varðveislu og aðgang að skjöium sem mynd- ast í daglegri starfsemi, hvort heldur er hjá opinberum aðilum eða í grasrótarhreyfingu. Hér mætti hafa samvinnu við þjóð- háttadeild Þjóðminjasafnsins og Árbæjarsafn. Er þá komið að mikilvægum þætti í hlutverki skjalasafna, sem er varðveisla heimilda um þjóðar- sögu og aðgangur að þeim. Opin- ber skjöl eru uppistaða þjóðarsögu en einkaskjöl mynda ívafið. Einka- skjölin bregða ljósi á hið daglega líf, sem sjaldnast kemur fram í opinberum skjölum nema að tak- mörkuðu leyti. Því er mikilvægt, að einstaklingar og forsvarsmenn félaga og fyrirtækja hugi að skjöl- um sínum og komi þeim á söfn til athugunar og varðveislu. Þorið að afhenda gögn í söfn Venjulega eru viðbrögð fólks, þegar leitað er eftir því, að skjöl, sem varða það sjálft eða það geymir eða hefur umsjón með, séu varðveitt og þeim komið á safn: „Þetta er svo ómerkilegt og einsk- is virði." Flestum fer svo, en stað- reyndin er sú, að í mörgum tilvik- um eru menn ekki dómbærir á samtímann eða sjá ekki hlutina í samhengi. Það eru oft þeir, sem vinna með skjöl, sem sjá gildi eink- askjala og möguleg not eða skynja að skjölin geti í framtíðinni haft eitthvert gildi eða þá ekki. Þótt skjölin séu lítils virði fyrir þann, sem skjölin skapar eða varðveitir, og arftaka hans, geta þau haft gildi fyrir eftirkomendurna. Því skyldu menn ekki hika við að fara með skjöl, sem þeir eiga, hafa umsjón með eða varðveita, til safnanna eða leita til þeirra um ráðstöfun. Semja um varðveislu þeirra, hugsanlega grisjun og af- not og aðgangsskilyrði. Hugmyndir þær, sem almenn- ingur gerir sér um opinber skjala- söfn eða safnastofnanír og rétt til aðgangs að skjölum, eru breytileg- ar. En flestum mun svo farið að þeir telja öll.skjöl, sem í söfnin berast, frjáls til afnota, hvort sem um er að ræða opinber skjöl eða ekki. Svo er þó ekki. Því verða sumir fyrir vonbrigðum og fyllast stundum gremju, þegar þeir kom- ast að raun um hið sanna. Aðrir þora ekki að afhenda skjöl í söfn af ótta við að þar með séu þau almenningseign, ef svo má segja. Því verður í grein þessari reynt að gera grein fyrir aðgangs- og. afnotareglum opinberra skjala- safna. Dæmi um aðgang að skjölum: Reglur Þjóðskjalasafns Islands Almenn regla um aðgang að skjölum, sem skilaskyld eru til Þjóðskjalasafns íslands, er að þau séu til afnota, þegar þeim er skilað samkvæmt lögum um safnið, þ.e. þau eru orðin 30 ára. Samkvæjnt reglum, sem Þjóð- skjalasafn íslands hefur unnið eft- ir, getur skilaskyldur aðili ákveðið að takmarka aðgang að skjölum um lengri tíma en 30 ár. Slíkt getur gerst, ef skjölin fjalla um: — Öryggi ríkisins og varnir þess. — Hagsmuni ríkisins í utan- ríkismálum, efnahagslega hagsmuni ríkisins, afstöðu til er- lendra ríkja og fjölþjóðastofnana. — Vernd vitna, hagsmuni þeirra sem grunaðir hafa verið um lögbrot. — Vernd efnahagslegra hags- muna ríkisins, þ'ar með talinn rekstur fyrirtækja í eigu hins opin- bera. — Vernd efnahagslegra hags- muna einstaklinga, einkafyrir- tækja, félaga. Upplýsingar um tæknibúnað fyrirtækja og þróun hans. Trúnaðarmál, sem tengjast rekstri fyrirtækja og viðskipta- stöðu. — Vernd hagsmuna einkaaðila og opinberra, þar sem ljóst er af eðli máls að það getur skaðað við- komandi að gera það opinbert án þess að tilgreina megi sérstakt til- efni. í vinnureglum safnsins er að- gangsmarkið miðað við 90 ár varð- andi eftirtalin skjöl: — Skjöl, sem liggja til grund- vallar um einkahagi einstaklinga, þar með talinn fjárhag þeirra. — Skjöl, sem liggja til grund- vallar málsmeðferð í sakamálum, gögn í viðkomandi máli og bréfa- skipti, sem fjalla um málið. — Gögn, sem liggja til grund- vallar opinberum hagskýrslum og hagtölum og mati á fasteignum. Undantekningar frá almennum reglum Þjóðskjalavörður getur með leyfí viðkomandi afhendingaraðila veitt aðgang að skjölum, sem ekki eru opin til almenningsnota, til vísindarannsókna. í notkunarleyfi er tekið fram, hversu mikið má birta úr skjölunum, vitna beint til eða endursegja. Þjóðskjalaverði skal gera grein fyrir notkun á skjölunum og fara ber eftir tillög- um hans og aðfinnslum. Við slíka skjalanotkun skal hafa hagsmuni þeirra aðila, sem áður voru nefndir, í heiðri í hvívetna. Fá þarf samþykki þjóðskjala- varðar og viðkomandi af- hendingaraðila fyrir notkun skjala, sem ekki eru orðin 30 ára en hafa verið afhent Þjóðskjalasafni. Reglur þessar eru sambærilegar við þær reglur, sem í gildi eru víða um heim. I frumvarpi danska menntamálaráðherrans að lögum um opinber skjalasöfn, sem lagt var fram 22. janúar síðastliðinn, eru reglurnar að mestu samhljóða nema þar er miðað við 80 ár í stað 90. Svo enn sé samanburður við Danmörku má geta þess, að þar hafa prestsþjónustubækur ekki verið opnar til almannanota fyrr en þær eru orðnar 100 ára gamlar. Nokkrar undantekningar frá þessum reglum gilda í Þjóðskjala- safni. Samkvæmt gamalli hefð eru prestsþjónustubækur ekki til af- nota fyrr en 35 árum eftir síðustu innfærslu. Sjúkraskrár verða ekki til afnota nema í vísindalegu rann- sóknarskyni og þá með leyfi þjóð- skjalavarðar, samanber reglugerð heilbrigðisráðuneytisins um sjúkraskrár frá 1991. Aðgangur að einkaskjölum Um aðgang að skjöium í Þjóð- skjalasafni íslands, sem ekki eru skilaskyld, gilda engar ákveðnar reglur. Skjöl varðandi einstakl- inga, sem afhent eru án nokkurra sérstakra skilyrða, eru yfírleitt til afnota 30 árum eftir að þeim hef- ur verið skilað til safnsins eða 30 árum eftir fráfall viðkomandi að- ila. Fer það eftir mati með tilliti til þeirra persónulegu upplýsinga, sem í skjöiunum eru, hvaða að- gangsfrestur er settur á þau, sam- anber reglur um aðgang að opin- berum gögnum. Sama gildir um skjöl félaga og fyrirtækja. Hins vegar er það í raun sam- komulagsatriði milli afhendanda og Þjóðskjalasafns, hvenær skjöl, sem ekki eru skilaskyld, verða til afnota, hvort sem þau afnot eru skilyrt eða ekki. í mörgum tilvik- um er það ákjósanlegt, að að- gangsfrestur eða afnotaskilyrði séu engin eða sem minnst. Á það einkum við um gögn félaga og fyrirtækja. Með kynningardegi skjalasafna vilja söfnin vekja athygli á þeirri þjónustu sem þar er veitt og gefa svolitla innsýn í starfsemi þeirra, sérstaklega hvað varðar einka- skjalasöfn. Höfundar eru skjalaverðir í Þjóðskjaiasafni Islands.

x

Morgunblaðið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Morgunblaðið
https://timarit.is/publication/58

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.