Frjáls verslun - 01.06.1977, Síða 59

ATRIÐ ASKRÁNIN G
Það er staðreynd að flestir
einstaklingar sem hafa „mikið
að gera“ nota tiltölulega fá
upplýsingaatriði, en nota þau
hinsvegar mjög oft. Þessar
upplýsingar þurfa að vera mjög
aðgengilegar. Sölumaður notar
gjarnan þá aðferð að skrá á
spjöld upplýsingar um við-
skiptaaðila. Litur spjaldanna,
eða sérstök litmerki, gæfu þá
til kynna hvort viðkomandi
væri kaupandi eða væntanleg-
ur kaupandi.
Mjög fljótlegt er að endur-
skoða þá skrá og breyta til sam-
ræmis við árangur sölumanns-
ins, annaðhvort með því að
skipta um lit eða taka úr um-
ferð. -
Þessa sömu tækni gæti stjórn-
andi notað. Það tekur dálítinn
tíma að koma spjaldskránni
upp, en mjög lítinn tíma að
halda henni við. Aðferðin leiðir
af sér rökrétt mat á því hvaða
upplýsingar séu nauðsynlegar
að staðaldri og hverjar séu það
ekki. Spjaldskráin kemst í flgst-
um tilvikum fyrir í einum litl-
um kassa eða hólfi í skrifborðs-
skúffu.
DAGSKRÁ MEÐ
TILHEYRANDI GÖGNUM
Flestir sem fást við stjórnun-
arstörf hafa það fyrir venju að
skipuleggja sinn vinnudag
a.m.k. með eins dags fyrirvara.
Um leið og það er gert ætti
að taka til þau skjöl sem nauð-
synleg eru og raða þeim i
möpDU. f þeirri möppu eiga
eingöngu að vera skjöl í þágu
þeirra markmiða sem ætlunin
er að vinna að þann daginn.
Með því að takmarka skjöl-
in við eina þunna möppu er
tryggt að þar séu ekki önnur en
nauðsynleg skjöl. Reglan er sú
að séu ákveðin skjöl ekki í
möppunni þá eru þau ákveðnu
skjöl heldur ekki nauðsynleg,
og engin ástæða til að eyða
tíma í að eltast við þau. Þessi
regla kennir starfsmönnum á
sjálfvirkan hátt að komast af
með færri orð í sínum skrifum,
sem leiðir að sjálfsögðu til þess
að pappírsflóðið réni.
ÖLLU HENT SEM
HÆGT ER
Skjöl sem hlaðast upp á
skrifstofum eru eingöngu skjöl
sem ekki eru nauðsynleg vegna
daglegra starfa. Slík skjöl eiga
að vera í geymslum eða á
sorphaugum, ef ekki er lögboð-
ið að þau beri að varðveita á-
kveðinn tírna.
I5að er hagræðing ef þeirri
reglu er fylgt að einhver grisj-
un skuli framkvæmd hvern ein-
asta dag. Þegar skjöl, viðvíkj-
andi málefni á dagskrá, eru
handfjölluð ætti um leið að
ganga úr skugga um að ekki
séu þar innan um einhver sem
betur ættu heima í ruslakörf-
unni eða kjallaranum.
LESIÐ SKIPULEGA
Skrifstofur, skrifborð, bóka-
hillur og skj alatöskur þeirra
,,uppteknu“ eru oft þakin
tímaritum, bæklingum og bók-
um. í flestu er að finna ein-
hverjar hagnýtar upplýsingar
sem að gagni geta komið.
Til þess að losna við þessa
uppstöflun er ein auðveld og
einföld aðferð. f hvert skipti
sem nýtt tímarit berst, er lesið
yfir efnisyfirlitið, þær greinar
eða annað, sem áhuga vekur
athugað. Sé það talið einhvers
virði er það geymt.
NÝTT INN — GAMALT ÚT
í hvert skipti sem keypt er
bók, tímarit eða blað, skal það
því aðeins gert að einhverju
ámóta magni af pappír sé hægt
að fleygja. Á þann hátt má slá
tvær flugur í einu höggi: Veru-
legur sparnaður verður af því
að kaupa ekkert nema það sé
nauðsynlegt og plássþörfin helst
jöfn.
Þessi grein fjallar um vanda-
mál sem allt of fáir viðurkenna
að sé eitt af þeirra eigin. Sumir
viðurkenna þetta aldrei, enda
drukkna þeir ósjaldan í papp-
ír. Gott dæmi um hve mismun-
andi plássþörf fólks er, og
stundum óumflýjanleg, er eft-
irfarandi setning úr þýzku og
íslenzk þýðing: Freischneiden
der Rúckengraten: Flökun.
SJÁVARFRÉTTIR
koma nú út í hverjum
mánuði.
Upplag
SJÁVARFRÉTTA
er nú á sjöunda
þúsund eintök.
Fjórfalt stærra blað en
nokkuð annað
á sviði
sj ávarútvegsins.
SJÁVARFRÉTTIR
er lesið af þeim, sem
starfa við
sjávarútveginn og
taka ákvarðanir
um innkaup vöru og
þjónustu fyrir
útgerð, fiskiðnað, skipa-
smíðastöðvar, vél-
smiðjur og aðra aðila á
sviði sjávarútvegs
og þjónustu-
greina hans.
Eflið viðskiptin við
sjávarútveginn
og kyiinið vörur
og þjónustu í
SJÁVARFRÉTTUM.
SJÁVARFRÉTTIR
Ármúla 18.
SÍMAR 82300 OG 82302.
FV 6 1977
59