Morgunblaðið - 09.02.2008, Blaðsíða 31

MORGUNBLAÐIÐ LAUGARDAGUR 9. FEBRÚAR 2008 31
NÝLEGA birti Jakob Nielsen
grein um tíu innri vefi sem valdir
voru bestir árið 2008 í vikulega vef-
tímaritinu sínu Alertbox, en und-
anfarin ár hefur hann framvæmt ít-
arlega úttekt og samanburð á innri
vefjum fyrirtækja. Þrjú fjármálafyr-
irtæki eru á listanum en þau verja
óhemju fjármagni til þess að vinnulag
og samskipti séu sem skilvirkust og
hagkvæmust. Flest fyrirtækin á list-
anum eru mjög stór, með að meðaltali
50.000 starfsmenn. Á listanum er þó
er ein lítil stofnun, samgöngu-
ráðuneyti Nýja-Sjálands, með 200
starfsmenn. Þetta eru áhugaverðar
fréttir fyrir Ísland og sýnir að smærri
fyrirtæki og opinberar stofnanir ættu
að sjá tækifæri í góðum innri vefjum.
Í samantekt Jakobs Nielsen koma
fram atriði sem bestu innri vefirnir
eiga sameiginleg. Flestir innri vefir á
listanum notuðu mesta plássið á for-
síðunni fyrir fréttir. Innri vefir eru
kjörin leið til þess að koma á fram-
færi ýmsum upplýsingum, fréttum og
skilaboðum til starfsmanna. Þá eru
myndskeið einnig að verða vinsælli á
innri vefjum til þess að koma upplýs-
ingum á framfæri, þau eru skemmti-
leg viðbót við upplýsingar á texta-
formi og hægt er að koma miklu efni
til skila með stuttu myndskeiði.
Vinsælasta virknin á innri vefjum
er í stöðugri þróun og allt miðar að
því að gera þá stöðugt öflugri og not-
endavænni. Þessi virkni er ýmiss
konar og þar má t.d. nefna starfs-
mannaleitina, en hún er örugglega
mest notaða tólið á innri vefjum í dag.
Þá er ein innskráning þvert á öll kerfi
(single sign on) á innri vefjum einnig
að verða vinsælli og sífellt betri.
Margir bestu innri vefirnir eiga
það sameiginlegt að vera með sam-
ræmda uppsetningu fyrir allan vefinn
sem þýðir að þegar notendur hafa
lært á einn hluta vefjarins eiga þeir
auðvelt með að læra á annan. Þeir
sem hafa umsjón með vefnum eiga
auðvelt með að halda forminu sam-
ræmdu með síðusniðmátum sem flest
vefumsjónarkerfi bjóða upp á.
Stöðugt meiri áhersla er lögð á að
notendur geti klárað verkefni á innri
vefnum í stað þess að þurfa að
hringja í aðra innan fyrirtæksins,
eins og t.d. þegar panta þarf fund-
arherbergi, veitingar, o.s.frv. Þá
þurfa form og eyðublöð að verða not-
endavænni. En áherslan er einnig á
að starfsmenn eigi auðvelt með að
finna ákveðna kunnáttu innan fyr-
irtækisins sem liggur hjá ákveðnum
starfsmanni. Einn af sigurveg-
urunum í ár stóð sig mjög vel með
glæsilega sérfræðingaleit með fjölda
virknieininga sem hjálpa starfs-
mönnum að finna sérfræðikunnáttu
innan fyrirtæksins.
Í samantekt Jakobs Nielsen kemur
fram að innri markaðssetning á innri
vef er gríðarlega mikilvæg. Allt sem
er nýtt þarf að innleiða og kynna sér-
staklega fyrir starfsmönnum. Þú af-
hendir ekki starfsmönnum verkfæri
án leiðbeininga.
Innri vefur er mjög gagnlegt
vinnutæki sem í tímans rás er alltaf
að verða betri og afkastameiri. Hins
vegar hafa ekki mörg fyrirtæki lagt
út í það að mæla ávöxtun á fjárfest-
ingu þess að endurhanna innri vefinn
sinn. Það er þó mikilvægt að geta séð
tölurnar á bak við endurhönnun og
setja sér mælanleg markmið.
Ávinningur þess að bæta innri vefi
er mikill. Fram kemur í niðurstöðum
rannsókna NNGroup, en Jakob Niel-
sen er í forsvari þess hóps, að fram-
leiðsla eykst að meðaltali um 72%
þegar farið er út í miklar lagfæringar
á nytsemi innri vefja. Til þess að lag-
færa innri vefi með nytsemi í huga
þarf að þarfagreina þá og prófa á not-
endum. Síðan eru þeir bættir í sam-
ræmi við niðurstöður.
Nokkur fyrirtæki á topp tíu listan-
um mældu ávinning endurhönnunar.
Hjá Bank of America var sá tími sem
það tók starfsmenn að klára ellefu
mismunandi verkefni á innri vefnum
mældur. Eftir endurhönnun styttist
meðaltími þess sem það tók starfs-
menn að klára verkefni um helming,
frá 43.6 sekúndum í 21.7 sekúndur.
Eftir endurhönnun á innri vef Camp-
bell jukust heimsóknir á innri vef um
727% daglega, en hins vegar fækkaði
síðum sem notandi skoðaði í hvert
skipti sem hann fór inn á innri vefinn
frá rúmlega 9 í tæplega 1,5 að með-
altali. Á heildina litið jókst fjöldi skoð-
aðra síðna á innri vef Campbell ein-
ungis um 30% og ef fólk rýnir ekki vel
í tölfræðina mætti halda að end-
urhönnunin hefði ekki skilað miklu.
En þvert á móti heppnaðist hún mjög
vel þar sem starfsmenn notuðu innri
vefinn talsvert meira eins og 727%
aukning á heimsóknum sýnir og voru
auk þess miklu fljótari að komast að
því efni sem þeir leituðu að í hvert
skipti sem þeir notuðu innri vefinn.
Eins og staðan er í dag er engin
töfralausn eða töfrauppsetning á
innri vefjum sem virkar fyrir öll fyr-
irtæki. Það sem virkar er að byggja
upp innri vefinn með því að setja nið-
ur markmið hans og skoða vel þarfir
fyrirtækisins og starfsmanna og þá
hvernig hægt er að nota innri vefinn
til þess að hjálpa þeim að klára vinnu-
ferli á skilvirkari og hagkvæmari
máta. Að lokum má nefna mikilvægi
þess að prófa innri vefinn með raun-
verulegum notendum. Ef fram kemur
í prófunum að eitthvað virkar ekki
fyrir notendur er nauðsynlegt að
bæta það. Þeir innri vefir sem standa
sig best eru þeir sem eru nytsamleg-
astir starfsmönnum.
www.useit.com
www.sja.is
Bestu innri vefirnir árið 2008
Hólmfríður Vilhjálmsdóttir
fjallar um innri vefi fyrirtækja » Innri vefir geta gefið
af sér mikla hag-
ræðingu í vinnuferli
starfsmanna. Á und-
anförnum árum hefur
átt sér stað mikil þróun í
gerð og notkun þeirra.
Hólmfríður
Vilhjálmsdóttir
Höfundur er Ráðgjafi hjá Sjá ehf.
Drauma eldhu´s
...á drauma verði
Innrettingar
Dalvegi 10-14 • 200 Kópavogur
Sími 577 1170 • Fax 533 1127 • www.innx.is
376.138,-
m/vsk.
Innifalið: Höldur, álsökklar, hillusam-
stæða 90 x 217cm, hillur og plata undir efri
skápum, hnífaparabakki, mjúklokun á
skúffum og skápum.
Ekki innifalið: Borðplötur, uppsetning,
blöndunartæki, vaskur, eldhúsborð,
rafmagnstæki, ljós og stólar.
Mia innrétting
I´talskt gaeðaeldhu´s
XEINN IX 08 01 007
Allar innréttingar hjá Inn X eru smíðaðar úr fyrsta flokks hráefni.
Lamir eru með mjúklokun í öllum uppsettum skápum
og skúffur og skúffuskápar með fullum útdrætti og mjúklokun.
Hafðu samband og fáðu okkur í heimsókn til þín gegn vægu gjaldi
og við hönnum með þér draumaeldhúsið þitt, eða komdu í heimsókn
í sýningarsal okkar að Dalvegi 10-14 og skoðaðu úrvalið.
Við tökum vel á móti þér – barnahornið er á sínum stað.
Opnunartími er 9-18 virka daga og 11-16 laugardaga.